دفاتر قانونی در نرم افزار حسابداری کدام است و چه مشخصاتی دارد؟

یکی از کارهای مستمر و البته مهم هر حسابدار ثبت اطلاعات اسناد حسابداری در دفاتر قانونی است. طبق قانون تجارت،حسابدار باید کلیه رویدادهای مالی را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تایید آنها توسط مقام مسئول، به دفاتر حسابداری منتقل کند.

دفتر کل

 

دفاتر حسابداری دو دسته هستند:

۱- دفاتر رسمی و قانونی که شامل دفتر روزنامه و دفتر کل است.
۲- دفاتر غیررسمی یا کمکی که مهمترین آنها دفتر معین است.

درادامه، ویژگی های هر یک از دفاتر رسمی حسابداری را بررسی میکنیم.

دفتر روزنامه چیست

دفتر روزنامه

دفتر روزنامه ، دفتری است که کلیه عملیات و معاملات مالی موسسه به ترتیب تاریخ وقوع باید در آن ثبت شود.
دفتر روزنامه دارای ستون هایی برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی است.در ستون شرح، نام حسابی که بدهکار یا بستانکار شده به همراه شرح مختصری از رویداد مالی درج می شود.کلیه اسناد حسابداری، به ترتیت تاریخ در دفتر روزنامه  وارد می شوند.

  حتما مقاله چطور نرم افزار حسابداری مناسب انتخاب کنیم؟ مطالعه کنید.

دفتر روزنامه خود بر دو نوع است:

  • دفتر روزنامه عمومی که کلیه معاملات و رویدادهای مالی در آن ثبت میشود.
  • دفتر روزنامه اختصاصی که فقط یک نوع خاص از معاملات در آن ثبت میشود. مثل دفتر روزنامه خرید، دفتر روزنامه فروش، دفتر روزنامه پرداخت های نقدی و دفتر روزنامه دریافت های نقدی.

دفتر کل چیست ؟

دفتر کل

دفتر روزنامه با توجه به ماهیتش و شکل ثبت اطلاعات درآن، امکان تهیه صورت های مالی را فراهم نمی کند. مثلا نمی توان از روی آن، مانده یک حساب را در یک مقطع بدست آورد. به همین دلیل در حسابداری، دفتر دیگری به نام دفتر کل تهیه می شود.
تمامی اطلاعات دفتر روزنامه، باید در دفتر کل ثبت شود. در دفتر کل، برای هر حساب، یک صفحه جداگانه در نظر گرفته می شود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب در صفحه مربوط به خودش نوشته می شود. بنابراین دفتر کل، دفتری است که حساب های یک موسسه به تفکیک در آن نگهداری می شود.
کلیه معاملات ثبت شده در دفتر روزنامه باید در هرماه و یا نهایتا تا پانزدهم ماه بعدی به دفتر کل منتقل شود.
دفتر کل شامل ستون های شماره سند، تاریخ، شرح، بدهکار، بستانکار و مانده است.

 

مانده گیری در دفتر کل

برای مانده گیری هر حساب کافی است که جمع اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب را از یکدیگر کسر نمایید. به عبارت دیگر مانده حساب در دفتر کل در هر زمان عبارت است از مابه التفاوت جمع اقلام بدهکار و بستانکار ثبت شده در آن حساب تا آن مقطع.
اگر مانده بدهکار بیشتر باشد، ماهیت مانده بدهکار و در غیر اینصورت مانده بستانکار خواهد بود. معمولا در دفتر کل ستونی به نام تشخیص هم وجود دارد که ماهیت مانده حساب به صورت بد (بدهکار ) یا بس (بستانکار) در آن ثبت میشود.

 

تهیه دفاتر قانونی توسط نرم افزار حسابداری

امروز, اکثر شرکت ها و موسسات، ثبت اطلاعات و رویدادهای مالی خود را به صورت کامپیوتری و در نرم افزار حسابداری انجام میدهند. در این روش، روزانه هر اتفاق مالی، در نرم افزار به عنوان یک سند حسابداری ثبت می شود.
همه نرم افزارهای حسابداری، دارای بخش گزارش گیری هستند. در این بخش، بر اساس اطلاعات وارده که همان اسناد حسابداری هستند، انواع مختلفی از گزارش های خروجی تولید میشود. طبیعی است که بخش مهمی از این گزارش ها، گزارش های استاندارد حسابداری و مورد نیاز سازمان هایی مثل داراییاست. دفاتر روزنامه و کل که دفاتر رسمی و قانونی محسوب میشوند، به همان شکل که در اصول حسابداری آمده است و با ستون هایی که در بالا گفته شد، در این نرم افزارها طراحی شده است.

کاربر در هرزمان که لازم باشد، میتواند به راحتی و با زدن یک کلید، دفتر روزنامه یا دفتر کل را تهیه کند و بر اساس آن اطلاعات را در دفاتر قانونی خود ثبت نماید.
علاوه بر آن، نرم افزارهای مورد تایید دارایی، گزارشی به نام سند خلاصه تولید میکنند که در آن خلاصه اسناد یک ماه ارائه می شود. حسابدار میتواند به جای نوشتن روزانه اسناد در دفتر روزنامه از این گزارش استفاده کند و خلاصه اسناد را در دفتر وارد نماید.

می توان نتیجه گرفت، که برای افزایش سرعت و دقت در تهیه دفاتر قانونی حسابداری و سایر گزارش های مورد نیاز برای دارایی و سایر سازمان های مسئول، استفاده از یک نرم افزار حسابداری مناسب ، کارآمد و منطبق با قوانین و مقررات حسابداری و مالیاتی بسیار ضروری و مفید خواهد بود.

 

5 پاسخ ها
  1. kia1404
    kia1404 می گوید:

    با سلام خدمت شما ببخشید اگه مزاحم وقتتون شدم یک سوال داشتم در صورتی که وقت کردید سپاسگذار میشم جواب بدید من پارسال دفاتر خودم رو برای سال۹۴بردم به اداره ثبت شرکت ها در منطقه آزاد انزلی (چون من در منطقه آزاد انزلی کار میکنم) ور دآنجا فقط از من ۵۰هزارتومان گرفتند و دفاتر رو هم پلمپ و هم مهر زدند و چیزه دیگه ای به من نگفتند که باید بری دفتر خدمات پستی و غیره و حتی نامه نمایندگی هم از من نخواستند با این شرایط آیا دفاتر من رو دارایی قبول میکند یا نه با سپاس؟واگر راحلی میدانید به من بگوییدممنون دوباره

    پاسخ
    • آرش سرداری
      آرش سرداری می گوید:

      سلام پلمپ دفاتر توسط اداره ثبت شرکتها صورت می گیرد. کار شما کاملا درست است و مشکلی ندارد.
      اداره پست جهت تسهیل این امر و جلوگیری از مراجعه به اداره ثبت شرکتها این خدمت را نیز ارائه می دهد.به این شکل که مدارک را برای ثبت شرکتها ارسال می کند و دفاتر پلمپ شده را درب شرکت شما تحویل میدهد.

      پاسخ
  2. محسن
    محسن می گوید:

    سلام یک سوال راجب ثبت های دارایی داشتم این ثبت ها باید تعهدی انجام بشود یا نقدی یا نیمه تعهدی یا اصلا فرقی نمیکند؟

    پاسخ
  3. 12
    12 می گوید:

    با سلام. لطف می کنید منو راهنمایی کنید که هنگام صدور حواله انبار مواد اولیه چه ثبتی باید در سیستم حسابداری زده شود؟ آیا باید توی گروه دارایی های جاری و کل موجودی کالا و معین موجودی در جریان ثبت شود؟

    پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

آیا می خواهید به بحث بپیوندید؟
در صورت تمایل از راهنمایی رایگان ما استفاده کنید!!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

یک × پنج =