حسابدار حرفه ای برای دفتر نویسی به چه نکاتی توجه می کند

 

تحریر دفاتر قانونی یکی از مهمترین وظایف حسابداران است. در نوشتن دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه و کل باید دقت فراوانی انجام گیرد زیرا این دفاتر فقط یکبار برای هر سال مالی نوشته می شوند و امکان تکرار و تعویض نخواهند داشت. دفاتر قانونی حسابداری مبنای حل و فصل مسائل و اختلافات احتمالی فی مابین مدیران و صاحبان شرکتها از یک طرف و بانکها، بستانکاران و مقامات مالیاتی و دولت و غیره از طرف دیگر هستند و به همین دلیل ثبت و ضبط آنها بر اساس مقررات و اسلوب صحیح دفترداری دارای الزام قانونی و اهمیت خاص است.چنانچه موارد قانونی به طور کامل و دقیق رعایت نشده باشد مشکلات متعددی از جمله رد دفاتر از سوی دارایی پیش خواهد آمد.

در این مقاله بعضی نکات بسیار مهم در نوشتن دفاتر قانونی حسابداری (دفتر نویسی)  را مورد بررسی قرار می دهیم.

  حتما مقاله دفاتر قانونی در نرم افزار حسابداری کدام است و چه مشخصاتی دارد؟ مطالعه کنید.

اصول مهم دفتر نویسی

نکات مهم در نحوه ثبت دفتر روزنامه

دفتر نویسی

  • هنگام ثبت آرتیکل، ابتدا حساب یا حسابهای بدهکار و سپس حساب یا حسابهای بستانکار و هر حساب در یک سطر دفتر روزنامه ثبت می شود. مبالغ مربوط به حسابهای بدهکار و مقابل نام حساب و مبالغ مربوط به حسابهای بستانکار در ستون بستانکار و مقابل نام حساب ثبت خواهد شد.
  • سفید گذاشتن سطری از سطرهای دفتر روزنامه ، درج نام حسابها بین سطور، کشیدن خط تفکیک کننده آرتیکلها بین خطوط جایز نیست.
  • تراشیدن، لاک گرفتن و هرگونه مخدوش کردن عنوان حساب یا اقلام ثبت شده به منظور انجام اصلاحات یا هر اقدام دیگر ممنوع است. در صورت بروز اشتباه در ثبت، خط روشن و باریکی ترجیحا به رنگ قرمز روی ثبت اشتباه کشیده شده و رقم درست بالای آن درج می شود.
  • جمع پایان هر صفحه باید به ابتدای صفحه بعد انتقال داده شود. بنابراین در انتهای صفحات جمع ستونهای بدهکار و بستانکار باید مساوی باشد.
  • شماره سریال اسناد حسابداری در هر سال از شماره یک شروع و به طور مسلسل تا پایان سال ادامه خواهد یافت.

نکات مهم در نحوه ثبت دفتر کل

دفتر نویسی

  • در ابتدای سال تعداد صفحات مورد نیاز برای هر حساب با توجه به پیش بینی گردش و حجم آن مشخص و به حساب موردنظر اختصاص می یابد.
  • اقلام ثبت شده در دفتر روزنامه به ترتیب از سند شماره یک به بعد به دفتر کل منتقل می شوند تا از جا افتادن اقلامی که موجب ثبت آن در اقلام و تاریخ واقعی خود می شودجلوگیری به عمل آید.
  • برای محاسبه مانده هر حساب از دو روش توامان استفاده می شود:

اول: محاسبه جمع اقلام ثبت شده در ستون بدهکار و محاسبه جمع اقلام ثبت شده در ستون بستانکار و محاسبه تفاوت این دو جمع.

دوم: بعد از ثبت اولین رقم، حساب دارای مانده ای می شود، اگر این مانده بدهکار باشد اقلام ثبت شده بعدی برحسب این که اقلام بدهکار یا بستانکار باشند به آن اضافه یا کسر می شوند. حاصل این افزایش و کاهش اگر مثبت باشد حساب دارای مانده بدهکار و اگر منفی باشد حساب دارای مانده بستانکار خواهد بود. هم چنین بعد از ثبت اولین رقم حساب، اگر حساب دارای مانده بستانکار شود اقلام ثبت شده بعدی برحسب این که اقلام بستانکار یا بدهکار باشند به آن اضافه یا کسر می شوند. حاصل این افزایش و کاهش اگر مثبت باشد حساب دارای مانده بستانکار و اگر منفی باشد حساب دارای مانده بدهکار خواهد بود.

نتیجه کار از هر دو روش باید یکسان باشد تا به این ترتیب از صحت عملیات مانده گیری اطمینان حاصل شود.

  • دفتر کل نیز مانند دفتر روزنامه از زمره دفاتر قانونی است که امکان تغییر و تکرار و تعویض در آن وجود ندارد و بنابراین باید نهایت دقت را در نوشتن آن به کار برد.

اگر در ثبت دفتر کل اشتباهی رخ داد باید روی مطلب خط نازکی کشیده و رقم درست را بالای آن وارد کرد و از مخدوش کردن، پاره کردن صفحات، لاک گرفتن، تراشیدن و هر کاری که مطلب را ناخوانا کند جدا خودداری شود.

نرم افزار حسابداری

53 پاسخ ها
  1. شيوا
    شيوا می گوید:

    سلام اگر در دفتر کل یک عدد جا مانده باشد و اعداد بعدی تا سطر ده خط نوشته شده باشد چکار میشود کرد؟ باتشکر

    پاسخ
  2. yalda
    yalda می گوید:

    سلام در دفتر کل ایا جمع صفحه ها مثلا حساب صندوق به حساب بعد ی که سرمایه باشه اضافه یا کسر میشود ؟

    پاسخ
  3. محمدرضا اکبرزاده
    محمدرضا اکبرزاده می گوید:

    سلام
    سوال اول – بانک با انتقال داخلی مبلغی را بابت تحویل دستگاه توکن از حساب شرکت کسر کرد و بعد که ما خواستیم با چک هزینه دستگاه را بپردازیم اون نبلغ را به حساب شرکت برگرداند و سپس با کشیدن چک مبلغ از حساب شرکت برداشته شد ، برای برداشت و واریز مجدد توسط بانک چه حسابی باید در نظر گرفت؟
    سوال دوم- شرکت هنوز فعالیتی را شروع نکرده مانده بدهکار و بستانکار را با توجه به صورت حسابی که از بانک پرینت گرفتیم در چه بخشی از اظهارنامه مالیاتی درج کنیم؟

    پاسخ
    • آرش سرداری
      آرش سرداری می گوید:

      سوال اول- سند اصلاحیه را دقیقا برعکس سند ثبت هزینه ثبت بفرمایید.
      سوال دوم- نحوه ثبت اسناد را باید با بررسی مدارک شما راهنمایی کنیم.

      پاسخ
  4. توران
    توران می گوید:

    باسلام و خسته نباشید
    در نوشتن دفاتر اگر جمع مانده آخرصفحه که منتقل میشود به صفحه بعد تعداد۱۴یا ۱۵رقمی باشد چگونه باید بنویسیم

    ممنون از راهنماییتون

    پاسخ
  5. آپند
    آپند می گوید:

    برای ثبت دفتر قانونی روزنامه که ماهانه می باشد ماه تیر را تکراری نوشته و هنوز مرداد به بعد را ننوشته ام راه حل چیست

    پاسخ
  6. فتانه
    فتانه می گوید:

    سلام خسته نباشید من فراموش کردم در دفتر کل سود و زیان سنواتی رو که تاریخش برای ۱۵/۱/۹۶ بوده رو و بستانکار هم بوده ثبت کنم. حالا چکار باید کنم. دفتر کل هنوز به دارائی ارائه نشده. ممنون میشم راهنماییم کنید.

    پاسخ
  7. رسولی
    رسولی می گوید:

    سلام. اگر در یک روز مشخص چند رویداد داشته باشیم و برای هر کدام سند جداگانه بزنیم و بخواهیم به همون ترتیب در دفتر روزنامه بنویسیم آیا مشکلی پیش میاد؟

    پاسخ
  8. قربانی
    قربانی می گوید:

    با سلام و خسته نباشید .
    اگردر دفتر روزنامه بین طرف بدهکار و بستانکار یک سطر جا انداخته باشیم تکلیف چیست ؟ باید چه اقدامی انجام بدم ؟

    پاسخ
  9. اکبر
    اکبر می گوید:

    سلام ، بنده یک شرکت سهامی خاص ثبت کردم و مبلغ سرمایه رو یک میلیون تومان زدم که گفتن ۳۵درصد آن باید در یکی از بانک ها باید مسدود بماند و این مبلغ رو واریز کردم با توجه به اینکه شرکت تا اطلاع ثانوی دارای عدم فعالیت هست می خواستم بدونم دفاتری پلمپی که بهم دادن چطور باید این رویداد مالی رو ثبت کنم و چه زمانی باید تحویل بدم؟

    پاسخ
    • آرش سرداری
      آرش سرداری می گوید:

      کلیه ریداد های مالی شامل هزینه های ثبت شرکت، واریزها به بانک، هزینه دریافت دفاتر و … باید در دفتر ثبت شود هر دفتر مربوط به یک سال مالی می باشد به طور معمول پایان اسفند ماه سال شمسی که دفتر اول شما کل رویدادهای سال مالی جاری را شامل می شود. پیش از پایان سال مالی شما باید دفتر جدید را دریافت کنید که مربوط به سال مالی بعد می باشد.
      از ابتدای نیر ماه تا پایان تیر ماه سال بعد مهلت دارید اظهارنامه مالیاتی را بر اساس اسناد ثبت شده در دفاتر تهیه و ارائه دهید و ممیز مالیات جهت بررسی دفاتر با شما تماس خواهد گرفت.

      پاسخ
  10. محسن
    محسن می گوید:

    سلام من حساب نقد و تو دفتر کل در برخی نقاط بستانکار ثبت کردم به نظر شما دفاترم رد میشه چون چاره ای نداشتم تاریخ ها را هم جور در نمیومد

    پاسخ
  11. kh
    kh می گوید:

    بنده در تحریر دفاتر کل از روی سیستم یه ثبت را جا انداختم و در حالیکه من هنوز ستون باقیمانده را پر نکردم می توانم دربین سطر واردش کنم یا خیر؟ لطفا راهنماییم کنین. باتشکر

    پاسخ
  12. امین
    امین می گوید:

    سلام
    خسته نباشید
    متاسفانه تو ثبت سند افتتاحیه در دفتر روزنامه من ۳ تا از ارقامی که در ستون بستانکار باید میزدم رو تو بدهکار زدم چه کنم؟

    پاسخ
  13. سمیه پیریائی
    سمیه پیریائی می گوید:

    سلام
    در پایان سال برای اصلاح اسفند ماه احتیاج به ثبت برای دریافتنی و هزینه – فروش و سرمایه داریم …
    در صورتیکه حساب سرمایه مابه التفاوت بدهکار کاهش داشته باشد به چه صورت باید ثبت شود ؟

    پاسخ
  14. شقایق
    شقایق می گوید:

    سلام خسته نباشید…
    من موقع نوشتن دفتر کل برای یک حساب یه تاریخ را ننوشتم آیا این موجب رد دفاتر شرکت می شود؟

    پاسخ
  15. hashem
    hashem می گوید:

    باسلام بنده تازه کار حسابداری را شروع کردم لطفا راهنمایی بفرمایید که در صورتی که من اسناد دریافتنی به سر رسید اینده دریافت کرده باشم و در موعد سررسید وصول نشود وبه جاش چک دیگری به سررسید اینده بدهد چگونه باید ثبت سند حسابداری را بزنم..

    پاسخ
  16. دنیا
    دنیا می گوید:

    با سلام و خسته نباشید. برای یک فاکتور خرید که سررسید چک آن سه ماه بعد از تاریخ خرید است در روز خرید یک سند در دفتر روزنامه ثبت و چک را به عنوان اسناد پرداختنی ثبت کرده ام.
    آیا در روز سررسید هم باید مجدد ثبتی انجام شود؟
    و اگر مشتری چک را در روز دیگری به جز سررسید به بانک برده و چک را پاس کند چطور؟

    پاسخ
  17. ماندانا
    ماندانا می گوید:

    سلام.خسته نباشید.
    در تحریر دفاترروزنامه، ثبت بابت انتقال به حساب موجودی پایان دوره ، حساب موجودی ابتدای دوره که باید بستکار میشد رو ننوشتم. و ثبت های بعدی رو انجام دادم.دفاترروزنامه تمام نوشتم.در اخر متوجه شدم
    لطفا راهنمایی میفرمایید چیکار کنم؟

    پاسخ
  18. حاتمی
    حاتمی می گوید:

    باسلام ……در صورتی که اسناد تجمیعی و به صورت ماهیانه در دفاتر ثبت گردد برای اصلاح ۲سندکلی دردفترروزنامه که مربوط به دوماه اردیبهشت وخرداد هستن چکاربایدکرد؟؟؟؟؟؟؟
    آیا سندهای اشتباه رامیتوان با سنداصلاحیه وبرگشت سندهای فوق وصدور سندجدیددردفترروزنامه اصلاح کرد؟؟؟؟؟؟؟؟؟ باتشکر

    پاسخ
  19. aaa
    aaa می گوید:

    سلام اگر در دفاتر کل تراز افتتاحیه و اختتامیه در یک صفحه به اشتباه ثبت شده باشد چه باید کرد؟؟

    پاسخ
  20. سیده مهناز
    سیده مهناز می گوید:

    سلام
    در سند آخر دفتر روزنامه یه سطر جا انداختم ۴خط بعدش کلا هست و دفتر تمام میشود چیکار میتونم بکنم؟؟

    پاسخ
  21. ابتسام
    ابتسام می گوید:

    با سلام و خسته نباشی من ۷۰ تا سند حسابداری دارم که باید در دفتر کل ثبت منم
    حالا سوال من اینه که ایا سند ۷۰ که مربوط به بستن حسابهای مالی هست رو هم باید در دفتر کل ثبت کنم؟
    تو حساب صندوق ۲ رقم اول بستانکار هست رقم سوم بدهکار حالا چجوری باید باقی ماندشو بدست بیارم؟ یعنی باید اول دورقم بستانکار رو ازهم کم کنم بعد با بدهکار جمع کنم؟
    لطفا راهنماییم کنید

    پاسخ
  22. علیرضا
    علیرضا می گوید:

    سلام . مانده بستانکار در دفتر کل چگونه تحریر کنم ؟
    (۱٫۰۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰)
    -۱٫۰۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰
    بس ۱٫۰۰۰٫۰۰۰٫۰۰۰

    اگه امکانش براتون مقدوره یک نمونه از دفتر کل صحیح تحریر شده و یکنمونه از دفتر روزنامه صحیح تحریر شده آپلود کنید .

    سپاس

    پاسخ
  23. neda
    neda می گوید:

    سلام. در درفتر روزنامه در قسمت شرح .در ستون بستانکار بودم کبه صفحه بعد منتقل شد و در صفحه بعد شرح بستانکار راه از اول صفحه شروع کردم اما اعداد را درست در جای بستانکار یعنی جای خودش قرار دادم .مشکلی هست؟

    پاسخ
  24. میثم
    میثم می گوید:

    سلام . توی ثبت های سیستم کامپیوتری سند دستی زدم براش برای همین چون اتوماتیک نشده بود شماره سند افتتاحیه ام ۲ شد . و هنگام ثبت در دفاتر رسمی برای اینکه همخوانی داشته باشند سند اول رو در دفتر روزنامه ۲ زدم یعمی سند افتتاحیه رو
    این مشکلی بوجود میاره ؟ لطفا راهنمایی کنین

    پاسخ
  25. احمدی
    احمدی می گوید:

    سلام.برای شروع هر حساب در دفتر کل باید صفحه شماره فرد را اختصاص دهیم یا از صفحه زوج نیز می توان استفاده نمود؟مثلا صفحه شماره یک دفتر کل “حساب بانک” را اختصاص می دهیم(با فرض اینکه یک صفحه دفتر کل برای حساب بانک کافی است).برای “حسابهای دریافتنی” باید صفحه شماره ۳ دفتر کل را اختصاص دهیم یا صفحه شماره ۲ دفتر کل را نیز می توانیم به حساب بانک اختصاص دهیم.همینطور حسابهای بعدی
    سوال دیگر اینکه تراز افتتاحیه را در دفتر کل در صفحه یک نیز می توانیم بنویسیم یا طبق شماره بندی گروه حسابها در صفحه مربوطه که پس از حساب هزینه ها می باشد بنویسیم؟
    با سپاس

    پاسخ
  26. الی
    الی می گوید:

    شرکت پودر ماهی هستم که یه درصدی از بیمه ما همیشه تخفیف خورده میشه میخواستم بدونم ایا حقوق قابل پرداخت که بعد از کسر ۷درصد حق بیمه کارگر بدست می اید تغییری میکند ایا باید این مبلغ تخیف رو از حقوق کسر کرد و ثبت تامین اجتماعی و حقوق و دستمزد این مورد به چه شکله

    پاسخ
  27. زینب
    زینب می گوید:

    سلام وقت بخیر من در دفتر کل مبلغی زو بجای بستانکار در بدهکار نوشتم
    روش،خط قرمز بکشم در سمت بستانکار بنویسم درسته؟؟؟؟؟

    پاسخ
  28. سمانه
    سمانه می گوید:

    با سلام و خسته نباشید
    به اشتباه ماه فروردین تا خرداد سال ۹۸ رو در دفاتر اشتباه ثبت شده یعنی به جای دفتر روزنامه در دفتر کل یادداشت شده ایا ایرادی داره از صفحه بعد شروع به درست نوشتن کرد

    پاسخ
  29. مریم
    مریم می گوید:

    با سلام و خسته نباشید میخواستم بدونم جهت دفتر نویسی ابتدا باید کدوم دفتر نوشته شود ؟ کل یا روزنامه ؟ یا فرقی نمیکند؟
    و بعد از نوشتن کجا باید تحویلش بدیم ؟ ما کارگزاری بیمه هستیم.

    پاسخ
    • آرش سرداری
      آرش سرداری می گوید:

      معمولا دفتر روزنامه ابتدا نوشته می شود.
      هنگام رسیدگی ممیز مالیاتی دفاتر شما را بررسی می کند و به ممیز باید ارائه دهید

      پاسخ
  30. منصوره
    منصوره می گوید:

    با سلام و عرض خسته نباشید
    اگر در هنگام نوشتن دفاتر روزنامه و کل تعداد صفحات کم آمد باید چه کار کنم؟

    پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

آیا می خواهید به بحث بپیوندید؟
در صورت تمایل از راهنمایی رایگان ما استفاده کنید!!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نوزده − 13 =