چرا به اصلاح حسابها در حسابداری نیاز داریم؟

حسابداران به خوبی می دانند که هدف از تهیه اطلاعات مالی کمک به استفاده کنندگان مختلف برای تصمیم گیری مالی است. این هدف زمانی تحقق می یابد که اطلاعات مالی تهیه شده اطلاعاتی واقعی و درست باشد. پس ضروری است که تمامی درآمدها و هزینه های یک دوره مالی ثبت و گزارش شود و در ترازنامه نیز تمامی دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سرمایه به درستی آورده شود.

برای آنکه صورت های مالی یک واحد اقتصادی وضعیت مالی و نتایج عملیات آن را به درستی نشان دهد باید حاوی کلیه داراییها، بدهی ها، درآمدها و هزینه ها باشد. اما مسئله ای که حسابداران غالبا در عمل با آن روبرو می شوند این است که برخی از رویدادهای مالی بر نتایج عملیات بیش از یک دوره مالی اثر می گذارند. اثر این نوع رویدادهای مالی بر دوره های مالی مختلف باید به دقت شناسایی و اندازه گیری شود. جهت تحقق این امر در پایان هر دورۀ مالی باید اصلاحات لازم در حساب ها انجام شود.

انواع حسابها

انواع حساب های دفتر کل را از نظر انتقال دادن یا ندادن ماندۀ آنها به سال مالی بعد می توان به دسته های زیر تقسیم کرد:

 حساب های دائمی

حسا بهای دائمی حساب هایی هستند که مانده آنها به دوره مالی بعد منتقل می شود. حساب های دائمی شامل داراییها، بدهی ها و سرمایه می باشد. این حساب ها را حساب های ترازنامه ای نیز می گویند.

حساب های موقت

حساب های موقت حساب هایی هستند که در پایان دورۀ مالی بسته می شوند. حساب های موقت شامل حسابهای درآمد و هزینه و برداشت می باشد. به استثنای حساب برداشت، این حساب ها را حسابهای سود و زیانی نیز می گویند.

حساب های مختلط

برخی از حساب ها هستند که بخشی از آن دائمی و بخش دیگری از آن موقت می باشد. برای مثال، حساب پیش پرداخت اجاره.

اصلاح حساب ها در طول دورۀ مالی

به منظور اجرای اصل ” تطابق هزینه های هر دورۀ مالی از درآمدهای همان دوره “حسابداران باید اطمینان یابند در زمان تهیه صورت سود و زیان، کلیه درآمدها و هزینه های دوره مالی در حساب ها ثبت شده باشند. اگر برخی از درآمدها یا هزینه های دوره در حساب ها ثبت نشده باشد، ابتدا آنها را شناسایی می کنند و سپس از طریق ثبتهای مناسب در دفتر روزنامه و انتقال به دفتر کل، حساب ها اصلاح می شوند که اصطلاحا به آنها “ثبتهای اصلاحی” گفته می شود.

ثبت های اصلاحی معمولا در پایان دوره مالی و قبل از تهیه صورتهای مالی انجام می شوند. اما ممکن است لازم باشد که مانده برخی از حساب ها در طی دورۀ مالی نیز اصلاح شود.

  حتما مقاله بهترین نرم افزار حسابداری چه ویژگیهایی دارد؟ مطالعه کنید.

اصلاح حساب ها در پایان دورۀ مالی

اصلاح و تعدیل حسابهای دفتر کل در پایان دورۀ مالی و به منظور اصلاح، تعدیل و به روز رسانی اسناد حسابداری، صورت می گیرد.

بعد از این که کلیه معاملات و رویدادهای مالی در دفاتر شرکت ثبت شد، ممکن است بعضی از حسابهای دفتر کل مانده های صحیح را برای تهیۀ صورت های مالی ارائه ندهند. حتی اگر تمام معاملات و عملیات مالی به درستی در دفاتر ثبت شده باشند، حسابداری تعهدی  ایجاب میکند که برای تطبیق حساب های ترازنامه و صورت سود زیان با فرض دورۀ مالی و اصل تطابق، مانده برخی از حسابهای دفتر کل در پایان دوره مالی اصلاح شود.

ثبت های اصلاحی معمولا در پایان دورۀ مالی ثبت می شوند و شامل موارد زیرند:

• اصلاح حساب داراییهایی که مبلغی از آنها در دورۀ مالی هزینه شده  شامل ملزومات، پیش پرداختها و موجودی ها.
• اصلاح هزینه های تحقق نیافته.
• اصلاح بدهی های جاری و پیش دریافتها.
• اصلاح هزینه های تحقق یافته پرداخت نشده شامل عوارض، حق بیمه و حقوق.

انجام اصلاحات فوق منوط به اصلاح حسابهای زیر است:

• اصلاح پیش دریافت های درآمد
• اصلاح پیش پرداخت های هزینه
• ثبت درآمدهای تحقق یافته ثبت نشده تا پایان دورۀ مالی
• ثبت هزینه های تحمیل شده (به وقوع پیوسته و ثبت نشده تا پایان دورۀ مالی)
• ثبت هزینۀ استهلاک دارایی های استهلاک پذیر
• اصلاح حساب موجودی ملزومات

تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده

پس از انجام کلیۀ ثبت های اصلاحی و انتقال آنها از دفتر روزنامه به دفتر کل، مانده حساب های دفتر کل تعیین و تراز آزمایشی دیگری تهیه می شود. این تراز آزمایشی را که پس از انجام ثبت های اصلاحی تهیه می کنند، تراز آزمایشی اصلاح شده می گویند. تراز آزمایشی اصلاح شده مبنای تهیۀ صورت های مالی قرار می گیرد.