۵ گزارش کنترلی در حسابداری که به عنوان رهبر یک کسب و کار باید مرتبا آنالیز کنید

نقش شما به عنوان مدیرعامل یا بنیانگذار یک شرکت کوچک یا استارت آپ رو به رشد خیلی حساس است، شما باید روی محصول، مشتریان و استراتژی تمرکز کنید. آخرین کاری که دوست دارید انجام دهید مراقبت از حسابدارتان است!

با این حال من می توانم ده ها داستان ترسناک به یاد بیاورم  که به خاطر نبود نظارت بر حسابدار شرکت در مراحل اولیه رشد کسب وکار اتفاق افتاده است.

چه چیزی را باید پیگیری کنید؟

خب من ۵ مورد کلیدی را که باید از حسابدارتان بخواهید و نحوه بررسی آنها را به شما می گویم.

گرفتن این گزارش ها از دو جهت خوب است: اول این که حسابدار یا واحد مالی شما می فهمد شما به کارشان دقت و توجه دارید و دوم این که به شما فرصت کشف سریع و به موقع مشکلات و به حداقل رساندن عواقب آنها را می دهد.

تجربه به من ثابت کرده این کار بیش از یک ساعت در ماه وقت شما را نمی گیرد.

۱- صورتحساب بانک

به عنوان مدیرعامل یا بنیانگذار، هر ماه گزارش صورت حساب بانک را دریافت کنید و یک نسخه برای خودتان نگه داری کنید.

چیزی که باید دنبالش باشید، خط به خط، هر نوع تراکنش غیرمعمول  یا عجیب است. مثلا طرف حسابی که شما اصلا نمی شناسید! ممکن است شما از همه اتفاقات مالی به ریز خبر نداشته باشید اما باید بدانید مقدار مانده ابتدای ماه ، گردش حساب  و مانده انتهای ماه چقدر بوده است و پول ها کجا رفته اند. بعد از چند ماه شما کاملا معقول بودن یا نبودن گزارش را با یک نگاه حس می کنید. برای هر مورد غیر معمول از حسابدارتان پاسخ بخواهید.

۲- گزارش مغایرت بانکی

من این گزارش را به عنوان  یک کنترل قوی برای کسب و کارمی شناسم.

حسابدار شما باید هر ماه  دفاتر (در نرم افزار حسابداری) را با صورتحساب بانک تطبیق دهد، که این خودش نشان می دهد آیا به لحظه همه اطلاعات ثبت شده است یا نه.

حالا شما می توانید مغایرت بین گزارش بانک و گزارشی که از نرم افزار حسابداری می گیرید را پیدا کنید. برای حسابداران وجود مغایرت عادی و برای شما دانستن دلیلش مهم است.

تمام مواردی که در صورتحساب بانک هست ولی در نرم افزار حسابداری ثبت نشده و بر عکس را مرور کنید. مغایرت را رفع کنید تا دید درستی نسبت به میزان موجودی نقد خود داشته باشید.

۳- گزارش حقوق و دستمزد

وقتی که پنج یا شش کارمند دارید، به نظر من وقتش رسیده که حقوق و دستمزد را با دقت پیگیری کنید. بررسی این گزارش دو تا پنج دقیقه زمان می گیرد حتی اگر ۵۰ کارمند داشته باشید.

هر ماه ازحسابدار یا مسئول محاسبه حقوق و دستمزد این گزارش را بخواهید.

این اطلاعات یک دید واقعی از هزینه های حقوق و دستمزد به شما می دهد. اضافه کاری ها  و پاداش ها را به دقت چک کنید. نباید تغییرات غیرمنتظره در گزارش ها نسبت به ماه های قبل  وجود داشته باشد. گاهی پرداخت پاداش بدون تایید مدیران را دیده ام!

۴- ارزیابی حساب های اصلی ترازنامه

سرفصل های اصلی حساب در سیستم حسابداری، معمولا بسته به نوع کسب و کار شما می توانند حسابی شلوغ باشند و این چالش شماست که بدانید چه اتفاقی دارد در آنها می افتد!

حساب های ترازنامه ای مهم که دارای مبالغ معنی داری هستند انتخاب کنید. مثلا اگر موجودی کالای انبار شما بزرگ است، برنامه منظمی برای چک کردن آن داشته باشید. چنانچه افزایش موجودی انبار با میزان فروش تناسب ندارد باید هرچه زودتر برای افزایش فروش راهکاری پیدا کرد.

به طور کلی باید حساب های اصلی ترازنامه را با ماه ها و سال های قبل مقایسه و هر تغییر عمده و غیر معمول را بررسی کنید.

۵- گزارش درآمد و هزینه

گزارش درآمدها  به شما می گوید که آیا به اهداف درآمدی خود نزدیک هستید یا نه و آیا نیاز به بازنگری در استراتژی ارایه کالا یا خدماتتان وجود دارد؟

در صورتحساب سود و زیان استاندارد ، هزینه های عملیاتی خود را می بینید.  مانند هزینه های بازاریابی، اجاره و هزینه های عمومی. این گزارش خیلی خوب است چون نشان می دهد چه میزان پول از شرکت بیرون رفته و به چه کسی پرداخت شده. . همچنین برای شناسایی معاملات غیر معمول مفید است. (“چرا ما این را خریداری  کردیم؟”)

هر ماه این گزارش را بگیرید و با ماه های قبل مقایسه کنید. اگر یک ماه هزینه های فروش بدون آنکه فروش افزایش داشته باشد بالا رفته هشداری است برای کاهش هزینه ها.داشتن گزارش ماهانه از هزینه ها، همچنین مقایسه با هزینه های سال قبل در بودجه ریزی راهنمای شما خواهد بود. نظارت بر کار کارکنان و ارائه بازخورد یکی از مهمترین وظایف مدیر است. واحد مالی یکی از حساس ترین بخش های هر شرکت است. پس حسابداری کسب و کارتان را جدی بگیرید!