آنچه در مورد عملیات دریافت و پرداخت یا خزانه داری باید بدانیم

بخشی از دارایی های هر بنگاه اقتصادی موجودی نقد و اسناد دریافتنی آن مجموعه می باشد. با توجه به اینکه هر رویداد مالی باید ثبت در نرم افزار حسابداری ثبت شود. ثبت و کنترل مغایرت گیری اسناد (چک، سفته، برات) و وجوه نقد عملیات دریافت و پرداخت یا خزانه داری می باشد. عملیات خزانه داری به دو بخش عملیات نقدی و عملیات غیر نقدی تقسیم می شود.

عملیات نقد دریافت و پرداخت

حسابهای صندوق و تنخواه گردان و بانک حسابهای نقد هر موسسه و یا شرکت می باشند و هر گونه واریز و برداشت یا انتقالی بین این حسابها عملیات نقدی می باشد. عملیات نقد در همان تاریخ وقوع ثبت می گردد و طی یک عملیات نقدی یک حساب بدهکار و یک حساب بستانکار می شود. یکی از طرف حسابها ممکن است حسابی غیر از بانک و صندوق و تنخواه باشد، مثلا پرداخت از جاری شرکا به صندوق یا واریز به بانک توسط بدهکاران تجاری.

عملیات غیر نقد دریافت و پرداخت

در سیستم دریافت و پرداخت برخی از عملیات بصورت تعهدی و مدت دار انجام می گردد، جهت انجام عملیات تعهدی راهکار های مختلف بانکی وجود دارد که طی تمام این راهکار ها یک سند در وجه ذی نفع صادر می گردد که در تاریخی مشخص شده این قابلیت نقد شوندگی دارد. از جمله این اسناد می توان چک و سفته را نام برد.

در زمان دریافت و پرداخت این اسناد وجهی منتقل نمی شود بلکه صادر کننده متعهد به پرداخت وجه در تاریخ مشخص شده می گردد. و عملیات ثبت این اسناد نیز در دو مرحله می باشد.

مرحله اول دریافت یا پرداخت سند : در تاریخ تبادل سند صادر کننده بستانکار و دریافت کننده بدهکار می شود، مثلا اگر چکی در وجه یکی از بستانکاران تجاری صادر شود حساب اسناد پرداختنی بستانکار و حساب بستانکاران تجاری بدهکار می شود. با توجه به اینکه در تاریخ تبادل سند تغییری در حسابهای نقدی رخ نمی دهد جهت دریافت و پرداخت غیر نقد حسابهای واسطی تعریف می شود برای پرداخت حساب اسناد پرداختنی و برای دریافت حساب اسناد دریافتنی را باید در نظر گرفت اسناد پرداختنی بعنوان بدهی و اسناد دریافتنی بعنوان دارایی ثبت می گردد.

مرحله دوم وصول سند : پس از سررسید تاریخ، سند قابلیت نقد شدن را دارد نقد کردن اسناد را اصطلاحا وصول می گویند. در زمان وصول سند دریافتنی حساب اسناد دریافتنی بستانکار و وصول کننده(ممکن است حساب بانکی، صندوق و … باشد) بدهکار می شود، و برای اسناد پرداختنی نیز حساب بانکی صادر کننده چک بستانکار و حساب اسناد پرداختنی بستانکار می شود.

  حتما مقاله ۶ مهارتی که برای موفقیت در حسابداری نیاز دارید را مطالعه کنید.

اصطلاحات اسناد غیر نقد

1. واگذار به غیر: در صورتی که اسناد دریافتنی را به شخصی دیگر واگذار کنیم (خرج کردن چک)
2. واگذار به بانک: در صورتی که برگ چکی را به بانک تحویل دهیم تا پس از وصول مبلغ سند را به حسابی واریز نماید (کلر)
3. واخواست: اگر سندی را که به بانک یا غیر واگذار شده است را بخواهیم پس بگیریم اصطلاحا واخواست گفته می شود.
4. استرداد: اگر سند را به صادر کننده یا پرداخت کننده آن عودت دهیم.
5. برگشت: سندی که بنا به هر دلیل در تاریخ سررسید قابل وصول نمی باشد دلیل عدم وصول ممکن است کسر موجودی، کسر امضا و یا مخدوش بودن سند باشد.

 جهت کنترل و ثبت اسناد خزانه داری نرم افزار دریافت و پرداخت می تواند بسیار مفید باشد.