چگونه می توانید شرایط پرداخت را برای مشتریان خود تعیین نمایید؟ (و چرا باید این کار را انجام دهید؟)

صاحبان کسب و کارهای کوچک زمان زیادی را صرف برقراری ارتباط موثر با مشتریان می نمایند. اما توجه به این نکته مهم است که علاوه بر این که شما باید قادر باشید تا ارتباط دوستانه ای با مشتریان داشته باشید، هم چنین نباید تعیین حد و مرز خود با مشتریان – به خصوص در ارتباط با نحوه ی پرداخت – را نادیده بگیرید. اگرچه ممکن است برای مشتریان در ابتدا قدری ناراحت کننده به نظر برسد، اما صراحت در تعیین شرایط پرداخت و جریمه دیرکرد برای عملکرد صحیح هر کسب و کار کوچکی الزامی است.

در ثانی صاحبان کسب و کار نمی توانند در حالیکه در انتظار پرداخت مشتری هستند، جریان نقدینگی خود را به درستی مدیریت کنند. آمارها و نظر سنجی ها نشان داده است که ۸۰% از صاحبان مشاغل کوچک هنگامی که مشتریان در پرداخت صورتحساب خود با کندی عمل می کنند، اقدام به کاستن هزینه های خود می کنند. ۲۳% از آنها از استخدام کارمند جدید منصرف می شوند و حدود ۲۰% از هزینه های بازاریابی و توسعه ای شرکت می کاهند.

اهمیت تفهیم شرایط پرداخت به مشتری

برای جلوگیری از قربانی کردن درآمدها و هزینه های خود برای راحتی مشتری، باید شرایط خود را برای جبران خسارت به مشتریان جدید به روشنی تفهیم کنید. علاوه بر این حتی اگر شما شرایط پرداخت را در جای دیگری تعریف کرده اید، مهم است که این اطلاعات به طور واضح در خود فاکتورها نیز نمایش داده شوند. انجام این کار می تواند به تأکید بیشتر بر روند کاری شما کمک کند، تا اطمینان حاصل کنید که پیام شما قبل از رسیدن به بخش مالی و حساب های پرداختنی، به سمع و نظر مشتریان می رسد.

در حالیکه هیچ راه حل یکسانی برای تعیین شرایط پرداخت کسب و کارهای مختلف وجود ندارد، صاحبان مشاغل با رعایت این نکات می توانند بدون به خطر انداختن روابط خود با مشتریان، از پرداخت به موقع آنها مطمئن باشند:

شرایط پرداخت چیست و چگونه باید تعیین شود؟

شرایط پرداخت به رعایت مجموعه ای از الزامات پرداختی که مشتری در قبال بهره مندی از یک محصول یا یک خدمت به آن متعهد می شود ( به طور ویژه زمانبندی) گفته می شود. به علاوه صاحبان کسب و کار خود تعهدات مالی و صورت حسابهای پرداختی دارند و نمی توانند برای پرداخت آنها منتظر وصول مطالبات شان از مشتریان بمانند.

برای شفافیت بیشتر با مشتری، صاحبان کسب و کارهای کوچک باید دقیقا مشخص کنند که مشتری از زمان دریافت صورتحساب چه مدت زمان دارد تا پرداخت خود را انجام دهد. این بازه زمانی می تواند بین چند روز تا چند هفته یا چند ماه متغیر باشد. به طور معمول مرسوم است که شرایط پرداخت را در بالای فاکتور و در کنار تاریخ و شماره فاکتور ذکر می کنند. شرایط و ضوابط دیگری مانند خسارت دیرکرد یا تخفیف های پرداخت پیش از موعد، به طور معمول در پایین فاکتور ذکر می شود.

چرا زمانبندی پرداخت ها مهم است؟

قبل از اینکه از مشتریان تان انتظار پرداختی سروقت داشته باشید، بهتر است عبارت ” سر وقت” را برای خود معنی کنید. پرداخت سر وقت برای برخی فوری و برای بعضی دیگر می تواند ۹۰ روز باشد. اما برای اکثریت افراد چیزی بین این دو است. انتخاب مدت زمان پرداخت به طیف وسیعی از عوامل بستگی دارد. استاندارد های صنعت و انتظارات مشتریان دو اصل مهم و اساسی در تعیین زمانبندی پرداخت است.

اگر شرایط پرداخت شما مطابق با استانداردهای صنعت محکم در نظر گرفته شود، ممکن است که باعث آزار و رنجش مشتری شود. از سوی دیگر اگر شرایط شما خیلی سخاوتمندانه باشد، می تواند کسب و کار تان را به خطر بیاندازد.

به عنوان مثال، اگر بیشتر هزینه های سربار شما در چرخه پرداخت ماهانه است، برای اطمینان از داشتن وجه کافی برای تأمین هزینه های خود، شرایط پرداخت ۳۰ یا حتی ۱۵ روز را در نظر بگیرید. اگر بیشتر هزینه های کسب و کار شما در یک چرخه ۹۰ روزه صورت می گیرد، شاید بتوانید بازه ی ۶۰ روزه را برای پرداخت به مشتریان خود اختصاص دهید. دادن یک زمانبندی پرداخت آسان به مشتریان تا زمانی که تجارت خود را در معرض خطر قرار نداده اید، برای شما فوق العاده است.

تعیین مشوق های پرداخت به موقع و جرایم دیر کرد

بسته به هنجارهای صنعت و انتظارات مشتری، صاحبان کسب و کارهای کوچک ممکن است در قبال تشویق پرداخت به موقع، جریمه هایی را نیز برای تاخیر در پرداخت، در نظر بگیرند. در حالی که ممکن است برای برخی از مشتریان تعیین جریمه دیرکرد قدری نامتعارف باشد، برخی دیگر آن را یک نیاز منطقی می دانند. بنابراین اطمینان پیدا کنید که شرایط شما نسبت به بخشی که در آن فعالیت دارید، عادی و منطقی است.

به عنوان مثال، ممکن است که استاندار یک صنعت تعیین یک مبلغ ثابت به ازای هر روز تاخیر باشد و یا در یک صنعت این میزان به صورت درصد بیان شود، مثلا به ازای هر ۱۰ روز ۵% جریمه دیرکرد. راه دیگر برای کمک به تعیین هزینه ها و مجازات ها، در نظر گرفتن هزینه واقعی پرداخت های دیرهنگام به کسب و کار است. به طور مثال اگر پرداخت دیرهنگام مشتری باعث شود یکی از اقساط وام شما عقب بیفتد و شما متحمل پرداخت جریمه شوید، می توانید همان مبلغ را به عنوان جریمه دیرکرد از مشتری خود طلب نمایید.

معقول ومنطقی رفتار نمایید

اگر چه مهم است که بر سر موضع خود استوار باشید، اما از سوی دیگر نباید نسبت به تعقیب پرداختها تهاجمی عمل کنید. یادآوری مودبانه در مورد پرداخت های آتی و جریمه های دیرکرد، می تواند مشتریان را نسبت به پرداخت به موقع ترغیب کند. از طرفی در صورت تاخیر در پرداخت نیز با تعجب آنها از اعمال جریمه روبرو نخواهید بود. در هنگام اعمال جریمه دیرکرد بهتر است سوابق پرداخت و ارزش رابطه خود با مشتری را در نظر بگیرید و از موارد نادر چشم پوشی کنید.