نرم افزار فروش و ارتباط با زیر سیستم های مالی

یکی از زیر سیستم های مالی نرم افزار فروش می باشد، این بخش از سیستم مالی باید با سایر اجزا هماهنگ باشد و اطلاعات لازم جهت به روز رسانی سایر زیر سیستم ها را فراهم کند در ادامه به ارتباط این زیر سیستم با سایر اجزای سیستمهای مالی می پردازیم.

ارتباط نرم افزار فروش و انبار

در بین سیستم های مالی نرم افزار فروش بیشترین ارتباط را با نرم افزار انبارداری دارد. تعریف کالا بخشی از سیستم انبار است که توسط فروش نیز مورد استفاده قرار می گیرد. در اکثر بنگاه های اقتصادی بخشی یا تمام کالا های موجود در انبار جهت فروش عرضه می شود. پس از صدور فاکتور فروش کالا باید از انبار خارج شود و به خریدار تحویل گردد، در نتیجه نرم افزار انبارداری باید بتواند حواله های فروش را از سیستم فروش صادر کند. طبیعی است اگر درمجموعه ای از روی فاکتور فروش حواله انبار صادر شد، امکان ویرایش فاکتور باید بسته شود.

در بنگاه های اقتصادی کوچک مانند فروشگاه ها معمولا حواله انبار و فاکتور فروش همزمان صادر می شود و یا اصلا فاکتور فروش همان حواله انبار است. یعنی هم خریدار بدهکار می شود و هم موجودی مواد و کالا کسر میگردد(هم از نظر تعدادی و ریالی).اما در بنگاه های بزرگتر و تولیدی ها این دو بخش کاملا تفکیک شده می باشند.

در شرکتهای بزرگتر ممکن است یک فاکتور فروش در چند مرحله از انبار خارج شود و نرم افزار فروش باید این امکان را فراهم کند. همچنین ممکن است هنگام صدور فاکتور موجود بودن کالا در انبار و یا امکان رزرو کردن کالا نیز مورد نیاز باشد که در این حالت سیستم فروش باید بتواند از موجودی کالا مطلع شود.

در صورت ثبت برگشت از فروش نیز زیر سیستم فروش باید امکانی را فراهم کند که بتوان رسید انبار را ثبت کرد.

ارتباط نرم افزار فروش و حسابداری

هر سند فروش یک رویداد مالی است در نتیجه باید در حسابداری ثبتی برای آن انجام شود. برنامه حسابداری تمام آنچه را ما برای ثبت دفاتر قانونی نیاز داریم فراهم می کند پس بی شک با تمام زیر سیستمهای مالی مرتبط است و بروز رسانی این سیستم یکی از مهمترین وظایف سایر زیر سیستمها می باشد.

با توجه به اینکه ثبت سند حسابداری و شرح آرتیکل اسناد به سلیقه حسابدار و نوع فعالیت شرکت بستگی دارد، یک نرم افزار فروش خوب باید این امکان را داشته باشد که هر فرمتی را بر اساس تشخیص حسابدار جهت ارسال سند فراهم کند. امروزه در نرم افزار حسابداری از حسابهای تفصیلی شناور استفاده می شود، با توجه با اینکه برای هر مشتری باید یک حساب در نرم افزار حسابداری تعریف شود و این حساب ممکن است با معین های مختلف در ارتباط باشد این امکان نیز باید فراهم شود که هنگام صدور سند حسابداری کد معین حساب درست تشخیص داده شده و سند صحیح ارسال شود.

در ارتباز با حسابداری اسناد حتما باید با تایید و تشخیص حسابدار درج شوند و درج اتوماتیک آن توسط نرم افزار فروش بدون هماهنگی با حسابدار دردسر ساز می شود.

  حتما مقاله حسابداری فروش شعب و نمایندگی مطالعه کنید.

ارتباط نرم افزار فروش و دریافت پرداخت (خزانه داری)

با توجه به اینکه نرم افزار دریافت و پرداخت مانده حساب مشتریان و طرف حسابها را نگهداری می کند، سیستم فروش جمع مبلغ بدهی یا بستانکاری حساب بابت هر فاکتور فروش یا برگشت از فروش را باید به نرم افزار دریافت و پرداخت اعلام کند، همچنین محاسبه جهت مشخص کردن اعتبار مشتری سیستم انبار نیز باید مانده حساب مشتری را از دریافت و پرداخت بخواند.