مدیریت هزینه ها و درآمدها و ارتباط آن با نرم افزارهای حسابداری

اهمیت مدیریت هزینه ها و درآمدرها

مدیریت هزینه ها و درآمدها در دنیای کسب کار امروز از ارکان اصلی هر سازمان انتفاعی و غیر انتفاعی می باشد. فلسفه وجودی هر سیستم یا سازمانی مبنی بر کسب سود یا ارائه خدمات عام المنفعه می باشد، علی الرغم اینکه موضوع صحبت ما در خصوص واحدهای تجاری با هدف کسب سود می باشد، ولی برکسی پوشیده نیست حتی سازمانهایی که تشکیل میشوند برای خدمات و سرویسهای عام المنفعه دارای درآمد و هزینه هایی هستند که در صورت عدم مدیریت آن نمی توانند خدمات خوبی ارائه نمایند.این موضوع بر اهمیت وجود مدیریت بر هزینه ها و درآمدها تاکید دارد.

در اصطلاح عامیانه که همه ما بارها آن را شنیده ایم به این موضوع اینگونه اشاره می شود “دخل وخرج” باید با هم بخونه یا به تجارتی که رو به شکست می باشد اصلاحا گفته میشود” دخل وخرجش با هم نمی خونه”.این موضوع نشانده اهمیت مدیریت هزینه ها و درآمدها در فعالیتهای تجاری را نشان می دهد که حتی قشر عامه مردم که شاید از سواد وتحصیلات خاصی برخوردار نباشند به آن واقف هستند.

ماهیت مدیریت هزینه ها و در آمد ها

رایج ترین اشتباهات در خصوص مدیریت هزینه ها و درآمدها پرداختن بیش از حد به هزینه ها و تلاش در جهت کاهش آن می باشد، و این درحالی هست که همیشه پرداخت و توجه به درآمدها گزینه آخر می باشد البته بهترین تلاش در این خصوص را افزایش در آمد تصور می کنند.

حال چند سوال:

اگر شرایط بازار به شکلی رقم خورد که امکان افزایش درآمد وجود نداشت چه باید کرد؟
اگر کاهش هزینه ها موجبات دلسردی کارکنان و یا از دست دادن مشتریان بشود راه حل چیست ؟

معمولا سازمانها در این شرایط مجبور به تحمل هزینه های گزافی برای برگرداندن مشتریان و ایجاد انگیزه در کارکنان خود می شوند که این خود باعث افزایش هزینه ها شده و در واقع مدیران ناخواسته درگیر چرخه باطل و فرسایشی عدم تطابق هزینه و درآمدها قرار میگرند!

ماهیت مدیریت هزینه ها و در آمدها بر پایه کاهش هزینه ها ویا افزایش درآمدها بنا نشده است بلکه براین اساس تشکیل شده که مصارف هزینه ها به گونه ای باشد که باعث افزایش بهره وری و کارآمدی شده و از آن طرف منابع درآمدی به شکلی مدیریت شود که اولا این منابع برای سازمان حفظ شده و دوما باعث رونق وتوسعه کسب وکار گردد.

بعنوان مثال :

اگر پاداش یا پورسانت یکی از کارکنان ما مبلغ یک میلیون تومان بود نباید این مبلغ در ازای یک کار مثلا دستیابی به هدف فروش یا تکمیل پروژه به او پرداخت گردد، بلکه می توان آن را به چند قسمت تقسیم نمود و در راستای خط مشی سازمان اهداف مختلفی برای آن تعیین نمود،مانند:دستیابی به هدف کل،رضایتمندی مشتریان از نحوه عملکرد فرد،افزایش تعداد مشتریان،و….

در واقع مبلغی که بعنوان حقوق یا پاداش برای او در نظر گرفته می شود بر مبنای کیفیت عملکرد او محاسبه شود نه کمیت.

در خصوص مدیریت درآمد می توان اشاره ای به تعریفی که در سایت خدمات اجتماعی دولت استرالیا آمده است اشاره نمود:

“مدیریت درآمد یک ابزار است که به مردم کمک می کند تا پرداخت های رفاهی خود را تامین کنند و اطمینان حاصل می کنند که آنها پایه های اصلی زندگی مانند غذا، مسکن، برق و آموزش را دریافت می کنند. کنترل بهتر امور مالی آنها به مردم کمک می کند تا زندگی خود را تثبیت کنند تا بتوانند از خود و فرزاندانشان بهتر مراقبت کنند.”

همانطور که ملاحظه می نمایید از مدیریت درآمد بعنوان یک ابزار یاد می شود و برگردان استفاده از این ابزار در فضای کسب کار را می توان اینطور دید:

مدیریت درآمدها یک ابزاری است که به مدیران وصاحبان سازمانها کمک می نماید تا هزینه های تحقیق و توسعه وتبلیغات خود را تامین کنند واطمینان حاصل نمایند که هزینه های جاری سازمان مانند:هزینه های حقوق ودستمزد، اجاره،تعمیر ونگهداری،خرید مواد اولیه وتکمیل موجودی انبار خود را دریافت می نمایند.

کنترل ونظارت بهتر امور مالی به ایشان کمک می نماید تا امنیت تجارت خود را بالا برده تا بتوانند در برابر نوسانات کمترین آسیب را ببینند وهمیشه آماده استفاده از موقعیتهای پیش رو باشند.

مدیریت هزینه ها و درآمدها و ارتباط آن با نرم افزار حسابداری

در فرآیند مدیریت هزینه و در آمدها سه پارامتر مهم می بایست وجود داشته باشد تا نتیجه مطلوب حاصل شود:

سرعت در استخراج اطلاعات
دقت در اطلاعات استخراج شده
تحلیل داده ها و اطلاعات

دو اصل سرعت و دقت لازمه دوام و پیشرفت هر کسب و کاری می باشد و با توجه به حجم بالای فعالیتهایی در تجارت بدلیل وجود قوانین ومقررات حاکم مانند قوانین مالیاتی،تامین اجتماعی و قانون تجارت و همچنین نگهداری حساب مشتریان و موجودی سازمانها ناگزیر از استفاده از نرم افزارهای حسابداری شده اند ،به شکلی که هر سازمانی که ادعای بروز بودن ورشد در تجارت را داشته باشد ناگزیر به استفاده از این نرم افزار خواهد بود.

زمانی که صحبت از نرم افزار حسابداری می شود تصور اکثر افراد معطوف به نگهداری حساب و ثبت آن در نرم افزار می شود در صورتی که این امر وظیفه اصلی هر نرم افزار حسابداری می باشد و قابلیتهای بسیار زیادی را دارا می باشد از جمله مدیریت هزینه و درآمد ها با استفاده از نرم افزار حسابداری .

سوال:

چگونه یک نرم افزار حسابداری می تواند به فرآیند مدیریت هزینه و درآمدها کمک نماید؟

با توجه به ثبت ،نگهداری و طبقه بندی اطلاعات در نرم افزار حسابداری و استخراج گزارشات دقیق وبه موقع از اطلاعات خام داده شده به نرم افزار می توان به لازمه سوم مدیریت هزینه و درآمدها که تحلیل اطلاعات می باشد دسترسی پیدا نمود.

یک نرم افزار حسابداری می تواند در هرلحظه گزاراشات مورد نیاز از هزینه ها و درآمدها با شرطهای مختلف به ما ارائه نمایند.مثلا:

هزینه های مشخص در طی یک دوره زمانی مشخص
هزینه ها با ترتیب مبلغ
هزینه ها با مراکز هزینه متفاوت
روند هزینه ها در فواصل زمانی
درآمدهای تحقق یافته به تفکیک منابع
درآمدهای تحقق یافته در فواصل زمانی
روند وصول درآمدها
و صدها گزارش درخواستی متناسب با فعالیتهای سازمان

مهمترین اصل ارتباط مدیریت هزینه و درآمدها با نرم افزار حسابداری طبقه بندی اطلاعات داده شده می باشد .

این طبقه بندی می بایست قبل از ورود اطلاعات در نرم افزار تعریف شود ازجمله این طبقه بندیها می توان به موارد ذیل اشاره نمود:

تعریف مراکز هزینه
تفکیک هزینه های متغیر وثابت
تفکیک درآمدهای عملیاتی و غیر عملیاتی
تعریف سرفصلهای هزینه مطابق با استانداردهای حسابداری
ایجاد ارتباط بین درآمدها وهزینه ها(بطور مثال تعریف پروژه واختصاص درآمدها وهزینه ها به همان پروژه)

خبر خوب اینکه با توجه به رقابتی شدن کلیه فعالیتها در بازار با کمی جستجو بررسی دقیق تر در بازار می توان به نرم افزارهایی دست پیدا نمود که قابلیت تحلیل اطلاعات را نیز دارا هستند و این خود به سرعت ودقت استخراج اطلاعات نیز کمک شایان می نماید.