از این ۵ اشتباه رایج حسابداری اجتناب کنید و از آنها درس بگیرید

بسیاری از کسب و کارهای کوچک نمایشی تک نفره هستند. به این معنی که شما به عنوان یک کارآفرین، مسئول کلیه امور چه در روی صحنه و چه در پشت صحنه هستید. غالبا، مشغله بیش از حد سبب می شود که جزئیات کوچک و خطاها کمتر مورد توجه قرار گرفته و باعث ایجاد مشکلات بزرگتری در امور حسابداری  شما شوند. حال در این مقاله سعی می کنیم تا ۵ اشتباه رایج حسابداری که صاحبان کسب و کار معمولا  نادیده می گیرند، را با هم مرور کنیم.

جدا نکردن حساب های شخصی و کاری

اگرچه اداره کسب و کار قسمت عمده ای از زندگی شما است، اما وقتی صحبت از امور مالی می شود هنوز هم باید به عنوان چیزی جدا از خود با آن رفتار کنید. به طور خاص، این مربوط به حساب های بانکی و کارت های اعتباری شما است. عدم جداسازی حساب شخصی و کاری باعث می شود که در برآورد هزینه های کاری وبه تبع آن مقدار مالیاتی که باید بپردازید دچار مشکل شوید.

حتی اگر حساب های شخصی و کاری جداگانه دارید، باید آگاه باشید که در صورت استفاده از حساب شخصی برای پرداخت هزینه های کاری و عدم محاسبه و ثبت آن، در نهایت ناچارید مالیات آن را نیز از حساب کاری خود پرداخت کنید.

حسابداری بدون اتصال به شبکه بانکی

هنگامی که یک حساب بانکی تجاری جداگانه راه اندازی کردید، حسابداری برای کسب و کار شما آسان تر می شود، زیرا می توانید از داده های بانکی برای پیگیری درآمد ها و هزینه ها استفاده کنید. با این وجود، یکی از کارهای وقت گیر که مطمئنا دوست ندارید با آن در گیر شوید، این است که مجبور شوید داده های بانکی خود را به صورت دستی وارد کنید.

خطای انسانی ناشی از ورود دستی می تواند باعث ایجاد برخی مشکلات کاری (به غیر از آماده سازی اظهارنامه مالیاتی) مانند عدم پرداخت به موقع قبض ها یا مدیریت نادرست پرداخت مشتریان شود. استفاده از یک نرم افزار حسابداری که امکان اتصال آنلاین به حساب بانکی شما را داشته باشد، عمده مشکلات ورود دستی داده ها را از بین می برد و پیگیری فروش و هزینه ها را بسیار کارآمدتر می کند.

استفاده نادرست از نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری قطعا می تواند به ساده سازی سازمان امور مالی شما کمک کند. اما اگر از این نرم افزار به درستی استفاده نکنید، ممکن است فرآیند حسابداری خود را در برابر خطاها باز بگذارید. گذشته از این، عدم آگاهی از چگونگی استفاده موثر از همه ی ویژگی های نرم افزار، منجر به اتلاف وقت می شود که می تواند صرف سایر قسمت های کسب و کار یا زندگی شخصی شما شود.

معمولا اکثر شرکت هایی که نرم افزار حسابداری ارائه می دهند تیم های پشتیبانی دارند که از ابتدا با آموزش و سپس رفع مشکلات در تمام مراحل استفاده از نرم افزار به شما کمک می کنند. نرم افزار حسابداری بامداد نیز از این قاعده مستثنی نیست و با ارائه خدمات پشتیبانی حضوری و آنلاین از مشتریان خود حمایت می کند.

استخدام یک حسابدار که نیازهای شما را نمی داند

یکی از راه های اجتناب از برخی امور حسابداری، برون سپاری کامل کار است. با این حال، اگر شخصی که استخدام می کنید مفاهیم پایه ای حسابداری و دفترداری مانند تفاوت میان حسابداری نقدی و تعهدی یا نحوه تشخیص و تصحیح مغایرت حساب را درک نکند، این کار می تواند یک اشتباه پرهزینه برای شما باشد. استخدام یک حسابدار با تحصیلات حسابداری و تجربه صنعت مربوطه هزینه خوبی است.

جدا از اصول اولیه، یک حسابدار کسی است که باید بتوانید به او اعتماد کنید تا بتواند به شما در پیشرفت کسب و کارتان کمک کند. از طرفی بسیاری از حسابداران هستند که با داشتن تحصیلات و تجربه شاید بتوانند کارهای روزانه حسابداری و ارائه گزارشات مالی را انجام دهند، اما ممکن است مانند شما آن حس دلسوزی را نسبت به کسب و کارتان نداشته باشند.

سرمایه گذاری بهتر داشتن شخصی متخصص است که بتواند امور حسابداری شما را بر عهده گرفته و بتواند در کنار آن به شما مشاوره و راهنمایی مالی مناسب بدهد. بسیاری از صاحبان کسب و کار هنگام تصمیم گیری در مورد استخدام به شدت بر هزینه تمرکز می کنند. درست است که هزینه فاکتور مهمی است، با این حال  اطمینان از اینکه شخصی که برای انجام حسابداری خود استخدام می کنید مطمئن بوده و کارها را به درستی انجام می دهد نیز به همان اندازه مهم است.

محول کردن امور به لحظه آخر

از آنجا که حسابداری مجموعه ای از کارهای کوچک اما بی شمار است که با گذشت زمان جمع می شوند، حل یک باره آن می تواند دشوار باشد. سپردن آن به لحظه آخر می تواند باعث ایجاد استرس و اضطراب شود، که گاهی اوقات منجر به اشتباهات قابل توجهی در حساب های شما می شود. این قابل درک است، زیرا ممکن است حسابداری دقیقا جالب ترین قسمت اداره یک کسب و کار نباشد. احتمالا به همین دلیل است که برخی از صاحبان کسب و کار تنها در صورت نیاز به گزارش های مالی تصمیم به انجام آن می گیرند.

بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که در طول سال زمانی را برای رسیدگی و تکمیل حساب های خود اختصاص دهید. به طور مثال زمانی که صورتحساب بانکی خود را به صورت ماهانه دریافت می کنید می توانید یک ساعت را به رسیدگی به امور حسابداری خود اختصاص دهید. در این صورت مجبور نیستید تا در آخر سال روزهای کامل را با استرس و فشار مضاعف برای این کار صرف نمایید.