زمان انتخاب نرم افزار حسابداری باید به چه مواردی توجه کنیم؟

انتخاب نرم افزار حسابداری درست

انتخاب یک نرم افزار حسابداری نباید پیچیده باشد. در اینجا سه سؤال را مطرح می‌کنیم که هنگام انتخاب نرم‌افزار باید مد نظر داشته باشید:

1. چقدر مایلید هزینه کنید؟
2. چرا به نرم افزار حسابداری نیاز دارید؟
3. چه نیازها و ویژگی‌های خاصی در کسب و کار شما باید در نرم افزار حسابداری پاسخ داده شود؟
   ما به شما کمک خواهیم کرد که به این سوالات پاسخ بدهید.

چقدر مایلید هزینه کنید؟

محصولات نرم افزار حسابداری بسته به ویژگی‌هایی که انتخاب می‌کنید هزینه‌های متفاوتی دارند. بسیاری از  ارائه دهندگان، بسته های متعددی با قیمت ها و امکانات متفاوت در اختیار شما قرار می دهند. برخی از آنها، نسخه‌های محدود و آزمایشی را با امکانات پایه یا محدودیت تعداد کاربر و تعداد سند ارائه می‌کنند.

بسته‌ها ممکن است از چند صد هزار تومان تا چند میلیون تومان قیمت داشته باشند.

بسته های پایه و محدود معمولا قیمت پایین تری دارند و با اضافه شدن امکانات بیشتر قیمت، متناسب با آن امکانات افزوده خواهد شد.

ویژگی‌هایی که معمولا به هزینه‌ها اضافه می‌شوند شامل تعداد کاربران بیشتر در شبکه، چند شرکتی بودن، قابلیت‌های گزارش گیری پیشرفته و خدمات پشتیبانی کاملتر است.

  حتما مقاله در حسابداری به چند سطح حساب نیاز دارم؟ مطالعه کنید.

چرا به نرم افزار حسابداری نیاز دارید؟

برای یافتن بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کارتان، اولین قدم بررسی دلایل اصلی‌ نیاز شما به چنین نرم‌ افزاری در وهله نخست است. برای برخی از کسب و کارها، استفاده از صفحات اکسل یا حتی دفتر حساب دست‌نویس کافی است. البته برای بسیاری، سهولت و کارایی نرم افزار حسابداری، آن را گزینه بهتری برای انتخاب می‌کند.

عواملی که می‌توانید در نظر بگیرید:

• تازه شروع به کار کرده اید.

استفاده از نرم افزار حسابداری درست از شروع کار، کسب و کارتان را برای موفقیت در طول مسیر آماده می‌کند. شروع استفاده از نرم افزار حسابداری از همان روز اول تا به کارگیری آن پس از چند ماه یا حتی چند سال استفاده از اکسل یا دفتر حساب دست‌نویس بسیار مفیدتر است.

• کسب و کارتان در حال رشد است.

اگر برای گسترش کسب و کارتان برنامه ریزی کرده‌اید، یا حتی اگر کسب و کارتان به سرعت در حال رشد است، یک سیستم حسابداری دستی ناکارآمد و پیچیده می‌شود. اگر از نرم افزار حسابداری استفاده کنید می‌توانید زمان و پول بسیار زیادی را برای کسب و کار در حال رشدتان، با خودکار کردن فرایندها و انعطاف بالای آن با  کسب و کارتان صرفه‌جویی کنید.

• دسترسی فوری به اطلاعات مالی و مشتریان می‌خواهید.

فکر می‌کنید نرم افزار حسابداری فقط اعداد است؟ برعکس، این نرم افزار به شما دسترسی ساده به پایگاه داده هر دو اطلاعات مالی و مشتریان را می‌دهد. شما حتی می‌توانید تمامی انواع جزئیات در مورد مشتریان و فروشندگان، مانند اطلاعات تماس، تاریخچه خرید و شرایط اعتباری را وارد کنید.

• می‌خواهید به عملیات مالی خود سمت و سو بدهید.

با انجام وظایف مختلف از حقوق و دستمزد تا معاملات روزانه، نرم افزار حسابداری می‌تواند تمام بخش‌های عملیات شما را یکپارچه کرده و به طور خودکار داده را از سیستم‌های دیگر، مانند سیستم انبارداری و موجودی کالا، سیستم  فروش، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و دیگر زیر سیستمهای مرتبط  وارد کند.

• سیستم فعلی شما بیش از حد پیچیده است.

همه سیستم‌های حسابداری مشابه هم نیستند. برای کسب و کارهای کوچک، برخی از سیستم‌های حسابداری معمول بیش از حد پیچیده و با ویژگی‌های غیر ضروری همراه هستند. اگر نرم افزاری که در حال حاضر در اختیار دارید بیش از حد پیچیده است، راه‌حلی که مخصوص کسب و کارهای کوچک ساخته شده است گزینه بسیار بهتری است.

• می‌خواهید مطمئن شوید که تمام قوانین و مقررات را رعایت می‌کنید.

چیزی در مورد اصول حسابداری (GAAP)، قوانین مالیاتی یا سایر مقررات مالی نمی‌دانید؟ بسیاری از برنامه‌های نرم افزار حسابداری کارهای ضروری قانونی را برایتان انجام می‌دهند و راهنمای شما برای حصول اطمینان از این امور می‌شوند. نمی‌توانید این کار را با صفحات اکسل یا همه آنها را بصورت دستی انجام دهید.

  حتما مقاله حسابداری پروژه ها و نحوه تعریف درخت حساب ها (حسابداری پیمانکاری) مطالعه کنید.

کدام ویژگی‌های کسب و کار شما در یک برنامه نرم افزار حسابداری لازم است؟

نرم افزار حسابداری، مجموعه‌ای از توابع فنی و قابلیت‌ها را به شما ارائه می‌کند که در مدیریت امور مالی کمک حال شما می‌شوند. با این حال، بسیاری از صاحبان کسب و کاری که با آنها صحبت کرده‌ایم گفته‌اند که سهولت استفاده و صرفه‌جویی در زمان دو ویژگی برتری است که در راه‌حل نرم‌ افزار حسابداری جستجو می‌کنند.

نرم افزار حسابداری همچنین باید قادر باشد نیازهای کسب و کار شما را برآورده کرده، و به شما کمک کند تصویر واضح تری از آینده کسب و کارتان داشته باشید.