استراتژی های سازمانی که شرکت ها برای دور کاری و کنترل محیط کار مجازی به آنها نیاز دارند

چرا دور کاری و انجام کار در منزل، بخشی از آینده شغلی بوده و چگونه باید به آن عادت کنیم؟

زندگی در دنیای دیجیتال و شیوع ویروس کرونا بسیاری از شرکت ها را وادار کرده است، تا از کارکنان خود بخواهند، به منظور حفظ فاصله گذاری اجتماعی وظایف شغلی خود را در منزل و با دور کاری انجام دهند. از طرفی با توجه به شک و تردیدهایی که نسبت به زمان قطعی بازگشت اوضاع به دوران قبل از کرونا وجود دارد، باید این رویه برای پرسنل به صورت یک روال عادی و طبیعی تبدیل شود، تا اطمینان حاصل گردد که لطمه ای به بهره وری وارد نشده و اهداف سازمانی به خوبی برآورده می شود.

در نگاه اول در نظر افراد دور کاری و ایجاد محیط کار مجازی، پدیده ای جذاب و به روز جلوه می کند. با این حال یکی از چالش های جدی مدیران و سرپرستان، حصول اطمینان از ادامه روند کار و عدم بروز اخلال در آن است. از مواردی همچون دسترسی کارکنان به امکانات سخت افزاری همچون لپ تاپ و دسکتاپ مناسب، فراهم کردن پهنای باند اینترنت پر سرعت در منزل برای آنها، تا مسائل کلیدی تری همچون حفظ اطلاعات کاری محرمانه مشتریان و ایجاد انگیزه کافی در کارمندان، می توان به عنوان بخشی از چالش های پیش روی مدیران در این زمینه نام برد.

چرا برخی از شرکت ها دور کاری را بصورت یکپارچه و سیستماتیک انجام می دهند در حالی که مابقی این چنین نیستند.

در واقع به نظر می رسد که روند فعلی دور کاری برای برخی از شرکت ها همچون دو شرکت هندی Infosys و TCS، که هردو از بزرگان حال حاضر فناوری اطلاعات هستند؛ به خوبی پیش می رود. تا حدی که هر دو شرکت اعلام کرده اند که قصد دارند، حتی بعد از برداشته شدن محدودیت ها از مدل های دور کاری که در این مدت ایجاد نموده اند، پیروی کنند. همچنین اشاره داشتند، که در طول مدت اعمال قرنطینه نیز به هیچ وجه از سرعت کاری آنها کم نشده است.

با این حال یکی از اصلی ترین چالش های پیش روی کسب و کارها در انتقال از محیط کار فیزیکی به مجازی، مسئله هزینه است. زیرا انجام این کار مستلزم اختصاص سخت افزار مناسب و قوی و ایجاد اتصال اینترنت پر سرعت با پهنای باند اختصاصی است.

در حالی که شرکت های بزرگ تر با در اختیار داشتن منابع مالی و بودجه ای مناسب مشکلی با صرف هزینه های این چنینی ندارند، کسب و کارهای کوچک تا این حد خوش شانس نبوده و نیازمند حمایت دولت و دریافت کمک های مالی برای این منظور هستند. به علاوه بسیاری از مشتریان نسبت به امنیت اطلاعات خود حساس هستند و از این رو کسب و کارها برای حفظ اطلاعات مهم و محرمانه شرکت ها نیاز به نصب ابزارهایی همچون فایروال هستند، که مسلما هزینه های مازادی را به آنها تحمیل می کند.

چالش های نیروی انسانی

ایجاد بسترهای سخت افزاری و فیزیکی مناسب تنها چالش پیش روی مدیران نبوده و مهم تر از آن ایجاد انگیزه کافی در کارکنان برای دستیابی به بهره وری و راندمان کاری مناسب است. در واقع نیروی کار جدید و مبتدی برای رسیدن به سطح خود کفایی و خود محوری نیازمند چند سال مراقبت و نظارت مستقیم بوده و این موضوع برای مدیران منابع انسانی و مدیران اجرایی یک چالش مهم تلقی می شود.

ایجاد تعادل بین روابط کاری و خانوادگی در کارکنانی که متاهل بوده و دارای فرزند هستند، یا آن دسته که با والدین خود زندگی می کنند، هم برای کارمندان و هم برای کارفرمایان می تواند مشکل آفرین باشد. علاوه بر این، ممکن است انجام جلسات کاری بصورت مجازی آن جذابیت و کارایی که در روابط و تعاملات چهره به چهره وجود دارد را نداشته باشد.

مهم تر از همه اینها، در کشورهای در حال توسعه که هنوز زیر ساخت های سخت افزاری و نرم افزاری مناسب همچون دسترسی به اینترنت پر سرعت وجود ندارد، ایجاد اختلال و قطعی های مکرر در سرویس های اینترنتی نیز می تواند یک دیگر از چالش های مهم پیش رو باشد. یکی دیگر از جنبه های کمتر مورد توجه قرار گرفته این است که دور کاری به همان اندازه که به کارمندان آزادی عمل می دهد، آنها را در بند مسئولیت ها و وظایف بی پایان شغلی اسیر می کند.