چرا پیگیری هزینه ها برای کسب و کارها مهم است و چگونه باید این کار را انجام دهند؟

هنگامی که شما از جایگاه و موقعیت کسب و کار خود به لحاظ مالی اشراف داشته و می دانید که از لحاظ بازده کاری در چه مرحله ای قرار دارد، می توانید آگاهانه تر تصمیم گیری کنید. با گذشت زمان پیگیری هزینه ها به شما کمک می کند تا بتوانید هزینه های آتی خود را پیش بینی کنید، جریان نقدینگی خود را مدیریت نموده و اطمینان حاصل کنید که برای تامین هزینه ها به اندازه کافی پس انداز کرده اید. از آنجا که مشکلات گردش مالی دلیل اصلی و عامل عدم موفقیت کسب و کارهای کوچک است، داشتن تصویری روشن از هزینه های معمول و غیر معمول امری بسیار مهم است.

پیگیری و طبقه بندی سالانه هزینه ها نیز یکی از بهترین کارهایی است که می تواند در سر رسید پرداخت مالیات به شما کمک کند. در زمان خود صرفه جویی نموده و فشار و استرس را تا حد زیادی از خود دور می کنید. همچنین هزینه های بالقوه ی مالی و حسابداری خود را تا حد زیادی کاهش می دهید. اما چگونه ؟ حال با هم بررسی می کنیم:

تمام رسید های خود را به وسیله ی یک اسکنر به صورت دیجیتالی ثبت کنید

همانطور که تجربه نشان داده، نشستن پشت میز کار هنگامی که انبوهی از رسیدها در مقابل تان قرار دارد و حتی نمیدانید هر کدام از آنها مربوط به کدام هزینه است، امری بسیار دشوار خواهد بود. به خصوص آنکه خریدهای شخصی شما نیز داخل همان رسیدها باشند. لازم به یادآوری نیست که با گذشت زمان جوهر پرینت رسیدها به مرور محو شده و خواندن آنها نیز دشوار می شود.

با اسکن و ثبت و دسته بندی رسیدها به صورت دیجیتالی داخل رایانه خود می توانید تا حد زیادی در وقت و انرژی تان صرفه جویی نمایید. کم کم عادت می کنید که هنگام مواجهه با هر نوع هزینه کاری، به سرعت به وسیله ی یک اسکنر رسید تصویری از آن بگیرید تا بتوانید برای امور حسابداری به آسانی به آن دسترسی داشته باشید.

مهم است که همه رسیدهای خود را نگه دارید. زیرا اگر بخواهید در آینده چیزی را به عنوان هزینه ی کسب و کار مطالبه کنید، به رسید احتیاج خواهید داشت. در زمان حسابرسی باید برای هر هزینه ای که ادعا کرده اید رسید داشته باشید. پس داشتن یک سابقه ی مالی منظم دیجیتالی کار را برای همه آسان تر می کند.

برای دسته بندی و نگه داری هزینه های خود از یک نرم افزار استفاده کنید

وقتی شما یک تراکنش را دسته بندی می کنید، در واقع به نرم افزار حسابداری خود می گویید که چگونه عملیات حسابداری آن را انجام دهد. این مسئله به شما کمک شایانی می کند تا بتوانید گزارش های مالی مفیدی تهیه نمایید. از این رو می توانید بفهمید که کسب و کار شما به لحاظ مالی در کجا ایستاده است  و تصمیمات آگاهانه ای در مورد آن بگیرید.

همچنین با رسیدن فصول مالیاتی، هنگامی که مودیان مالیاتی برای محاسبه ی مالیات بر فروش یا مالیات بر درآمد به سراغ فاکتورها و رسیدهای مالی شما می آیند، شما باید اطمینان حاصل کنید که رسید تمامی تراکنش های مالی خود را به طور منظم در اختیار دارید. همچنین هزینه های شخصی و کاری خود را نیز بصورت مجزا دسته بندی نموده اید و در این صورت مشکل مالیاتی برای شما پیش نمی آید.

هزینه های شغلی خود را به طور مرتب مرور و طبقه بندی کنید

به عنوان یک صاحب کسب و کار، باید عادت داشته باشید که به طور مرتب هزینه های خود را بررسی کنید تا اطمینان حاصل شود که تراکنش های شما به درستی طبقه بندی شده اند. باید این رویه برای شما بصورت یک برنامه منظم، مثلا هفتگی انجام شود.  این امر به شما کمک می کند تا از صحت گزارش های خود اطمینان حاصل کنید. اگر در حین کار با موردی روبرو شدید که نمی دانستید چگونه آن را طبقه بندی کنید، استرس به خود راه ندهید. موقتا آن را کنار گذاشته و از آن یادداشتی تهیه کنید تا در هنگامی که عملیات حسابداری ماهانه یا سه ماهه خود را انجام میدهید، دوباره به آن رجوع نمایید.