چرا شرکت ها دائما سیستم برنامه ریزی منابع انسانی خود را تغییر می دهند؟

برنامه ریزی منابع انسانی(ERP)، خون حیاتی هر کسب و کار امروز است. هر کسب و کار چه یک شرکت متوسط باشد یا یک شرکت چند ملیتی، به طورگسترده متکی به استفاده ازبرنامه ریزی منابع انسانی است. به همین دلیل است که این سیستم ها بطور معمول گران قیمت هستند. شرکت های بسیار بزرگی همچون SAP  و Oracle سالانه از ارائه نسخه بروزرسانی شده نرم افزار ERP میلیارد ها دلار به جیب می زنند.

حال یک سوال اساسی مطرح می شود. در حالیکه شرکت ها هزینه ی هنگفتی را برای خرید و استفاده از یک سیستم برنامه ریزی منابع انسانی می کنند؛ چرا همین شرکت ها با صرف هزینه های گزاف برای بروزرسانی سیستم خریداری شده فعلی خود، کنار می آیند؟ به نظر می رسد که پولی که صرف به روز رسانی سیستم های فناوری اطلاعات می شود، یک هزینه دائمی بوده و می تواند بر بیلان مالی شرکت تاثیر منفی بگذارد.

در این مقاله ما برخی از دلایل مشترکی که شرکت های پیشرو به واسطه آن بطور دائم سیستم های خود را بروز رسانی می کنند، فهرست می کنیم.

فناوری به عنوان یک فرآیند

بسیاری از شرکت ‌ها تمایل دارند که فناوری را به عنوان یک محصول ببینند. از این رو زمانی که آن را در اختیار می گیرند، تمایلی به خرید یک محصول دیگر در کوتاه مدت ندارند. اما واقعیت این است که فناوری واقعاً یک محصول نیست، بلکه یک فرآیند است. از این رو درست مانند همه ی فرآیند ها پویا است و بطور مثال در طول زمان تغییر می‌کند. همچنین از آنجا که صنعت همواره در حال رشد بوده تغییرات نیز در مدت زمان کوتاه، تمایل به رشد قابل توجهی دارند. به همین دلیل است که شرکت های بزرگ و چند ملیتی همواره مجبوراند تا به سمت فناوری های بروزتر و بهتر حرکت کنند. چرا که در صورت اهمال ممکن است توسط همتایان خود کنار بروند.

افزایش بهره وری

فناوری با پیشرفت هر چه بیشتر، پیچیده تر می شود. به همین خاطر است که نسخه های جدیدتر هر محصول ویژگی های بیشتری را در خود جای می دهد. وقتی نوبت به سیستم های برنامه ریزی منابع انسانی می رسد؛ نسخه های جدید تر، ارائه گزارش های بهتر، پردازش سریع تر داده ها و اتوماسیون بیشتر را فراهم می کنند. اتوماسیون برای شرکت های چند ملیتی صرفه جویی عظیم مالی به همراه دارد، ازآنجا که در مقیاس وسیعی به خدمت گرفته می شود. هم چنین گزارش های بهتر به آنها این فرصت را می دهد تا منابع خود را در زمان و مکان مناسب متمرکز نمایند. در اغلب موارد این افزایش بهره وری به افزایش هزینه های بروزرسانی منجر می شود. ازین رو شرکت های چند ملیتی ناچارند تا به طور منظم سیستم های برنامه ریزی منابع انسانی خود را بروز کنند.

هزینه های اجرایی بیشتر

اگر شرکت های چند ملیتی سیستم های برنامه ریزی منابع انسانی خود را به طور منظم ارتقا ندهند؛ در نهایت یک سیستم سطح پایین و منسوخ خواهند داشت. امروزه شرکت های فناوری اطلاعات از مشتریان خود بر اساس سیستم های فعلی آنها پول مطالبه می کنند. ازین رو اگر شکاف عظیمی بین سیستم های مشتریان وسیستم مورد نظر آتی وجود داشته باشد؛ هزینه های اجرایی بالا تر خواهد بود. همچنین زمانی که سیستم ها به نسخه ی بسیار بالاتری از سیستم فعلی ارتقا می یابند، به احتمال زیاد با زمان های استراحت  و تعطیلی قابل توجهی مواجه خواهند شد.

بنابراین شرکت ‌ها در صورتی که نسخه‌ های جدید نرم‌ افزارهای موجود را اجرا نکنند، پول زیادی پس‌انداز نمی ‌کنند. آن‌ها فقط هزینه را تا تاریخ بعدی به تعویق انداخته ‌اند. شرکت بالاخره یک روزدر آینده می‌خواهد نرم ‌افزار خود را به نسخه جدیدتر به روز کند. از این رو دغدغه اصلی شرکت ها، انتخاب بین یک اجرای بنیادین  یکباره یا چندین پیاده سازی کوچک است.

هزینه های آموزشی بیشتر

تفاوت چندانی بین نسخه ‌های متوالی هر محصول نرم‌ افزاری وجود ندارد. از این رو، نیازهای آموزشی محدود بوده و می ‌توانند با یک بودجه کوچک ‌تر مدیریت شوند. از سوی دیگر، اگر شرکت به ارتقای یک نسخه بسیار بالاتر از نرم ‌افزار فعلی اقدام کند، باید زمان و پول زیادی را صرف آموزش کارکنان خود کند. هم چنین این منجر به افزایش زمان تعطیلی و اتلاف بهره‌ وری می‌شود. به همین دلیل شرکت ‌های چند ملیتی ترجیح می‌دهند سیستم‌های خود را به روز نگه دارند.

هزینه های اختلال عملکرد

شرکت های چند ملیتی همچنین در تلاش اند تا ارائه خدمات سطح بالا را حفظ کنند. به عنوان مثال آنها معمولا قرارداد هایی را به امضا می رسانند تا در صورت عدم تحویل به موقع و یا تعویق در ارائه خدمات به پرداخت جریمه و دیر کرد ملزم شوند. در نتیجه این شرکت ها به سیستم هایی نیاز دارند که بسیار دقیق و پیش بینی شده عمل نمایند. اگر سیستم های آنها به تناوب دچار اختلال شوند، آنها ناچارند تا پول بیشتری نسبت به هر نصب و اجرای نرم افزار، هزینه کنند. به همین دلیل است که پروژه های نرم افزاری ادواری بیشتر مورد پسند شرکت های چند ملیتی است.

نگرانی های امنیتی

نکته آخر و مهم، امنیت اطلاعات امروزه به یک مساله مهم تبدیل شده است. در سال گذشته، نقض اطلاعات چندین شرکت سطح بالا همانند فیسبوک را درگیر خود کرد. همچنین گزارش های متعددی از باج خواهی هکر ها از شرکت های چند ملیتی با استفاده از اطلاعات محرمانه شان به عنوان اهرم فشار وجود داشته است. تهدید های هکرها هر روز با ایجاد فناوری های جدید، افزایش می یابند. ازین رو برای مقابله با این تهدید ها به اقدامات امنیتی جدید تر و کامل تری نیاز است. از آنجا که نقض اطلاعات به شهرت و اعتبار شرکت ها لطمه می زند؛ شرکت های چند ملیتی ترجیح می دهند تا برای حفظ امنیت اطلاعات خود هزینه کنند تا در آینده مجبور نباشند تا به کنترل آسیب های احتمالی ناشی از آن بپردازند.

برای جمع بندی، اگرچه بروز رسانی سیستم های برنامه ریزی منابع انسانی(ERP)  گران هستند، به نظر نمی رسد که این شرکت ها انتخاب های بیشتری داشته باشند. اگر این سیستم ها به طور منظم به روز نشوند، با کاهش کارایی مواجه شده و در معرض خطرات امنیتی قرار خواهند گرفت.