تحلیل سیستم مالی و نیاز سنجی نرم افزار پیش از خرید نرم افزار مالی

با توجه به اینکه امروزه بیشتر عملیات ثبت و کنترل اطلاعات توسط کامپیوترها انجام می شود ثبت وقایع مالی از اهمیت بسیاری برخوردار است، یکی از اولین اقدامات هر مجموعه پس از شروع به کار تهیه نرم افزار مالی است. نرم افزار های مالی اداری شامل زیر سیستمهای بسیاری است که همیشه و برای تمام کاربران کاربرد نخواهد داشت پس لازم است پیش از تهیه نرم افزار نیاز های آن شرکت و مجموعه را شناخت.

نیاز سنجی و ارائه راهکار برای تهیه نرم افزار

مشکل هیچ شرکت و مجموعه ای نداشتن نرم افزار نیست، بلکه تهیه نرم افزار ابزاری است جهت رفع نیاز اصلی و با توجه به اینکه این نیاز و مشکل هر بنگاه اقتصادی مختص همان کسب و کار است، پس پیش از اینکه به خرید و انتخاب نرم افزار حسابداری فکر کنید بهتر است بر روی مشکل و عارضه ای که این نیاز را برای شما ایجاد کرده تمرکز کنید.

شناخت مشکل و تحلیل دقیق آن به شما در انتخاب کمک خواهد کرد. هر نرم افزاری توانایی ها و قابلیت های خاص خودش را دارد. این توانایی ممکن است برای یک کسب و کار بسیار مفید باشد و برای کسب کار دیگر نا کار آمد.

بطور مثال نرم افزاری که برای شرکتهای متوسط تولید شده بطور قطع مناسب فروشگاه نیست. حتما پیش از خرید نرم افزار از مشاوره و تحلیل نیاز نرم افزار استفاده کنید.

ایده آل نگری یا آینده نگری در نیاز سنجی و تحلیل نرم افزار

برای بررسی و تحلیل مشکل، ایده آل ها را فراموش کنید. ایده آل نگری درتحلیل ممکن است زمان اجرا ایجاد دردسر کند. فقط بر روی مشکلات موجود تمرکز کنید و سعی کنید راه حل دقیق و کامل برای مسائله موجود را پیدا کنید.

مسئله شما چیزی نیست که ممکن است در آینده اتفاق بیفتد، مسئله شما آن چیری است که در حال حاضر با آن مواجه هستید.

آینده نگری خوب است اما همیشه آینده نزدیک را در نظر بگیرید. عمر یک نرم افزار بطور متوسط سه سال است قرار نیست مسائل ده سال آینده را امروز مطرح کنید.

مشخصات تولید کننده نرم افزار مالی اداری خوب

یکی از مهمترین گزینه هایی که در انتخاب نرم افزار باید مد نظر داشت تولید کننده نرم افزار است. تولید کننده یک نرم افزار باید خصوصیات زیر داشته باشد.

1. در تحلیل و نیاز سنجی پیش از خرید شما را همراهی کند: هدف رفه نیاز و عارضه یابی کار شماست پس فروشنده خوب باید حتما به مشکلات شما گوش بدهد و برای حل آنها راهکار ارائه کند.
2. پشتیبانی و ارائه خدمات قوی توسط شرکت تولید کننده نرم افزار مالی: تمام نرم افزار های مالی روشی برای پشتیبانی و پاسخگویی به سوالات شما دارند اما توجه به این نکته که شما مستقیما با شرکت اصلی در تماس باشید بسیار مهم است. ارائه پشتیبانی توسط نماینده یک ضعف است. در صورتی که نیاز به تغییر در نرم افزار و برنامه نویسی برای شما باشد، بهتر است این نیاز بطور مستقیم با تولید کننده مطرح شود نه واسطه
3. راه های تماس با پشتیبانی: هرچه راه های تماس بیشتری وجود داشته باشد سرویسی که دریافت می کنید با ارزشتر است. قطعا اگر قرار است فقط خدمات از طریق تلفن ارائه شود به نسبت خدمات اینترنتی و حضوری ارزش کمتری خواهد داشت. انواع راه های تماس می تواند بشرح ذیل باشد.
   • سایت پرسش و پاسخ مشتریان
   • خدمات و مشاوره تلفنی
   • چت آنلاین
   • پشتیبانی اینترنتی
   • سرویس و خدمات حضوری
4. پویایی و قابلیت تغییر نرم افزار : همانطور که گفتیم عمر نرم افزار حدودا سه سال است، اگر تولید کننده بر اساس نیاز روز تغییرات را در نرم افزار ایجاد کند شما می توانید سالها از یک نرم افزار استفاده کنید، اگر این پویایی وجود نداشته باشد بعد از چند سال مجبور به تغییر نرم افزار خواهید شد.
5. قابلیت پیاده سازی نیاز ها و تغییرات شما: هر شرکتی با هر اندازه ای مسائل و مشکلات خاص خود را دارد مطمئن شوید که فروشنده یا تولید کننده نرم افزار مسائل شما را بررسی می کنند نسبت به تغییرات لازم در نرم افزار اقدام می کنند. این نیاز ها ممکن است در آینده برای شما ایجاد شود پس وجود یک تیم همراه نرم افزاری بسیار مفید است.