چطور نرم افزار حسابداری مناسب انتخاب کنیم؟

این روزها نرم افزارهای حسابداری زیادی در دسترس کاربران هستند. تعدد و تنوع زیاد نرم افزارها، مشتریان را در انتخابشان سردرگم میکند.هر نرم افزار حسابداری مدعی است که بیشترین امکانات را برای بهبود اوضاع کسب و کارتان دارد. قیمت نرم افزارها هم به طرز شگفت انگیزی متفاوت است. از نرم افزار حسابداری پنجاه هزار تومانی که ادعای محاسبه بهای تمام شده و سود و زیانتان را دارد تا نرم افزارهای جامع مالی چند ده میلیونی با خصوصیات و امکاناتی منحصربفرد اما به راستی یک نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کار شما چه معیارهایی دارد ؟

هنگام انتخاب، یک نکته اساسی را در نظر بگیرید. اینکه برای چه کسی نرم افزار حسابداری میخرید؟

خیلی مهم است بدانید کاربر یا کاربرانی که قرار است اطلاعات مالی کسب و کار شما را بوسیله این نرم افزار حسابداری مدیریت کنند، چقدر با اصول و مفاهیم مالی و دفترداری قانونی آشنا هستند. میزان مهارتشان برای کار با انواع مختلف نرم افزارهای حسابداری چقدر است.

سپس متناسب با مهارت و تخصصشان نرم افزار تهیه کنید.

درست است که نرم افزارهای حسابداری هر کدام نام، قیمت و ظاهری متفاوت دارند، اما میتوان همه آنها را در دو دسته کلی جای داد.

• نرم افزار حسابداری مناسب برای غیرحسابداران
• نرم افزار حسابداری مناسب برای حسابداران

این دسته بندی بر اساس نوع کاربران تعیین شده است که در ادامه به خصوصیات هر کدام به تفصیل خواهیم پرداخت.

  حتما مقاله بهترین نرم افزار حسابداری چه ویژگیهایی دارد؟ مطالعه کنید.

۱- نرم افزار حسابداری مناسب برای غیرحسابداران

دسته اول، برای کاربرانی طراحی شده است که مسئول نگهداری حساب و کتاب یک کسب و کار کوچک اند، ولی حسابدار حرفه ای نیستند. یعنی نه رشته تحصیلی اشان حسابداری بوده، نه تجربه کاملی در حسابداری به شکل تخصصی دارند.

آنها میتوانند به خوبی فاکتور فروش بزنند، پرداخت نقد و چک مشتری را ثبت و مانده مشتری را حساب کنند، ولی حسابداری با آن چارچوب استانداردش را نمیشناسند. با تعریف کدینگ حسابداری و تهیه گزارشها، منطبق با قوانین و مقررات حسابداری شرکتها آشنایی زیادی ندارند.

اگر برای یک فروشگاه یا یک کسب و کار خارج از ساختار شرکتی رسمی، نرم افزار حسابداری میخواهید و قرار است یک غیرحسابدار با این نرم افزار کار کند، به دنبال نرم افزارهای ساده باشید.

نرم افزاری که سریعترین و ساده ترین راه برای ثبت فاکتورهای فروش، دریافت نقد و چک و محاسبه مانده مشتری را داشته باشد.

در این دسته از نرم افزارهای حسابداری، نیازی نیست کاربر به تعریف کدینگ حسابداری تسلط داشته باشد. معمولا کدینگ از پیش تعریف شده ای وجود دارد و ثبت حسابداری اسناد فروش و دریافت و پرداخت به طور خودکار اتفاق می افتد. مسلما محدویتهای زیادی وجود خواهد داشت که شاید برای یک حسابدار حرفه ای قابل قبول نباشد اما کار یک فروشگاه یا کسب وکار خیلی کوچک را راه می اندازد.

۲- نرم افزار حسابداری مناسب برای حسابداران

اگر هدف شما تهیه نرم افزار حسابداری برای یک شرکت است و باید گزارشهای استاندارد به سازمانهای دولتی و ذینفعان داخلی و خارجی ارائه دهید، حتما حضور یک حسابدار حرفه ای و یک نرم افزار حسابداری مناسب شرکتی که بر اساس قوانین و مقررات روز طراحی شده باشد، لازم و ضروری است. نرم افزار حسابداری کاملی که قادر باشد انواع گزارش های تراز، دفاتر کل، معین و همینطور گزارش های آماری و مقایسه ای حسابها را ارائه دهد.

در این نوع نرم افزارهای حسابداری، حسابدار باید کاملا در تعریف و پیاده سازی کدینگ حسابداری آزاد باشد. پیاده سازی مفهوم حسابهای نفصیلی شناور در این نوع نرم افزارهای حسابداری، انعطاف پذیری و سودمندی نرم افزار را افزایش میدهد.

مهم است که گردش کار فروش و انبار بر اساس نیاز خریدار قابل پیاده سازی باشد و امکان طراحی گزارشهای جدید بر اساس نیاز کاربر وجود داشته باشد.

همچنین امکانی لازم است تا حسابدار تعیین کند، ثبت حسابداری معادل اسناد فروش، انبار و دریافت و پرداخت به چه صورت و در چه زمانی در سیستم حسابداری اتفاق بیفتد. علاوه بر آن، نرم افزار حقوق و دستمزد برای محاسبه حقوق پرسنل، محاسبات بیمه و مالیات و تهیه فایلهای اطلاعاتی برای ارسال به سازمانهای مرتبط الزامی است.

به طور خلاصه باید گفت برای آنکه در انتخاب یک نرم افزار حسابداری نتیجه خوبی بدست آورید، ابتدا نوع کاربری نرم افزار را مشخص کنید، سپس در نرم افزارهای حسابداری همان سطح دنبال گزینه مناسب باشید. ممکن است نرم افزارهایی را ببینید که امکانات زیادی دارند، اما دقت کنید که این امکانات کار حسابداری شما را ساده تر میکند یا پیچیده تر.