چگونه خطای انسانی ، بر انبارداری دستی و بدون نرم افزار تاثیر می‌گذارد؟

مشکلات انبارداری دستی

آدمی مرتکب اشتباه می شود. این اتفاق می افتد چون همه ما انسان هستیم. با این حال، زمانی که خطای مدیریت موجودی کالا به طور مداوم در سراسر عملیات انبارداری شما رخ می دهد، در دراز مدت هزینه قابل توجهی به بار می آورد. در برخی کسب و کارها می‌تواند به معنای از دست دادن موجودی و سود باشد؛ در مورد مراقبت های پزشکی یا دارو، می‌تواند حتی به قیمت زندگی کسی تمام شود.
به عنوان مالک یک کسب و کار کوچک، وظیفه شما مطمئن شدن از این امر است که احتمال خطا کاهش یابد یا حتی حذف شود. برای رسیدن به این هدف ابزارهای کارآمد و مناسبی باید تهیه شود.

پس چرا برای ردیابی موجودی‌ کالاهایتان اینقدر به صفحات گسترده اکسل (Excel spreadsheet) اعتماد می کنید؟ فقط به خاطر اینکه اکسل یک برنامه نرم افزار کامپیوتری است باعث نمی‌شود بدون خطا شود. اکسل هنوز هم به کاربران تکیه دارد تا به صورت دستی اطلاعات کلیدی را به صفحات گسترده وارد کنند، و حتی بهترین تایپیست‌ها از هر ۳۰۰ ضربه کلید مرتکب یک خطا می شوند.

با گذشت زمان، اشتباهاتی که به ظاهر ساده می رسند اثر موج دار منفی، از درخواست اولیه تا زمان تحویل سفارش ایجاد می‌کنند.

  حتما مقاله انبارگردانی و حساب موجودی کالا در روش نگهداری دائمی و ادواری مطالعه کنید.

در ادامه خواهید دید که چه عواملی میزان خطاهای انسانی را بالا میبرد و چگونه استفاده از یک سیستم مکانیزه برای نگهداری اطلاعات میتواند مدیریت انبارهایتان را آسانتر کند.

خطاهای انسانی  که در انبارداری دستی نقش دارند.

هیچ کس عمدا اشتباه نمی‌کند. با این حال، عوامل بسیار مختلفی، چه فردی و چه محیطی وجود دارد که بر عملکرد کارمند در طول کارش تاثیر می‌گذارد:

۱. خستگی:

کارمند شما ممکن است به هر علتی خسته باشد. خستگی می‌تواند تاثیر منفی بر عملکرد کارمند داشته باشد و  قضاوت و تمرکز را مختل می‌کند.

۲. چندکاری:

کارمندان در کسب و کار‌های کوچک، دستی در چند کار دارند. نمی توان تغییری در این داد. اگر کارمند خدمات به مشتریان شما مشغول تایپ سفارشات باشد، در حالی که تلاش می‌کند جای منشی را هم در وقت نهار پر کند چه اتفاقی می افتد؟ کار اضافه می تواند تمرکز او را برهم بزند و باعث شده سهوا کلیدهایی را اشتباه وارد کند.

یا کارمند مراقبت های پزشکی که داروهای بیماران متعددی را در نوبت خود حمل می‌کند تا در وقت صرفه جویی کند ممکن است در آخر داروی اشتباهی را به بیماری بدهد. نیازی به گفتن نیست که هر اشتباه می‌تواند پرهزینه، یا حتی تهدید کننده زندگی شود.

۳. استرس عاطفی:

شاید کارمندی با همکار خود اختلاف داشته باشد یا یک مشتری ناراضی در اول روز کاری با او تماس گرفته باشد. حتی اگر آنها سعی کنند احساسات شان را کنترل کنند، باز هم چنین مسایلی آنها را ناراحت می‌کند و می تواند ذهنشان را از کار دور کند.

۴. محیط پر سر و صدا:

جلوگیری از سر و صدا سخت است، به خصوص در انبار کالا. مغز سخت تر می‌ تواند  بر روی وظایف تمرکز کند هنگامی که سر و صدای زیادی وجود داشته باشد.

۵. ساختار خدمات:

هنگامی که با یک تیم کوچک کار می کند یا بخاطر سفارش ها یا تعطیلات آخر هفته کارکنان، دچار کمبود نفر می شوید، کار بسیاری خواهید داشت اما نفراتی که دارید برای انجام دادن موثر و کارآمد این حجم کار کافی نیستند. چنین وضعیتی به نوبه خود کیفیت کار را کمرنگ می‌کند چون کارکنان باید از کار بزنند تا بتوانند آن را سروقت انجام بدهند.

  حتما مقاله روش های کنترل موجودی ریالی کالا در سیستم انبارداری مطالعه کنید.

شما می توانید کنترل خیلی زیادی داشته باشید. اما نکته اینجا است که کارکنانتان همیشه دچار نوعی حواس پرتی می‌شوند که می‌تواند منجر به اشتباه آنان شود. آنچه که می توانید کنترل کنید این است که چه ابزاری برای کمک به بهتر انجام دادن کار در دسترس داشته باشید. هنگامی که یک نرم افزار انبارداری و مدیریت موجودی  کالا را پیاده سازی می‌کنید، استفاده از بارکد و اسکنر نه فقط نیاز  به ورود داده ها را حذف می‌کند، بلکه دقت را نزدیک به ۱۰۰٪ افزایش می دهد.

همچنین باعث صرفه‌جویی در زمان می شود، در نتیجه کارکنان بیشتری می‌توانند بر روی استراتژی های رشد شرکتتان تمرکز کنند.
استفاده از یک نرم افزار انبارداری، گزارشگیری را بسیار آسان و سریع می کند و همین امر کنترل بیشتر روی ورود و خروج کالاها و مدیریت دقیقتر موجودی را فراهم می سازد.
پس بهتر است به جای تکیه کامل به نیروی انسانی و انجام دستی امور مدیریت موجودی کالاها، تمرکزتان را بر انتخاب یک نرم افزار انبارداری مناسب کسب و کارتان بگذارید.