۵ راهکار که صاحبان کسب و کارهای کوچک برای مدیریت مالی بهتر ارائه کرده اند

فاکتورهای بسیاری وجود دارد که می توانند در موفقیت کسب و کار جدید شما نقش داشته باشند. اما هیچ یک به اندازه مدیریت مالی مهم نیستند. شما ممکن است که تصمیم به افتتاح یک رستوران بگیرید، زیرا آشپزی بلد هستید. یا چون از عکاسی سر رشته دارید، یک آتلیه بزنید. اما شروع یک کسب و کار به طور خودکار شما را به یک حسابدار تبدیل نمی کند. اکنون پنج راهکار که چهار کار آفرین برای مدیریت مالی کسب و کار خود، آموخته و به کار برده اند را با هم بررسی می نماییم.

بودجه بندی بهترین دوست شما است

مهمترین قسمت هر برنامه مدیریت مالی، بخش بودجه است. اما وقتی هیچ سرنخی از آنچه قرار است به آن وارد شود ندارید، چگونه می توانید بودجه تعریف کنید؟

یکی از آسانترین نقاط برای شروع این است که تا جایی که می توانید هزینه های شخصی خود را به حداقل برسانید. بودجه را باید بسان یک برنامه مدون در نظر گرفت که به شما در تصمیم گیری منطقی درباره نحوه خرج کردن پول کمک می کند.

دسته بندی هایی ایجاد کنید که شامل هزینه های مسکن، حمل و نقل، مواد غذایی، حق عضویت ها و سرگرمی باشد و سپس روش هایی را برای کاهش هرچه بیشتر هزینه ها در هر گروه ارائه دهید. پس از انجام این کار باید بفهمید که برای تامین این هزینه ها به چه مبلغی نیاز دارید، در حالیکه مقداری از آن برای سرمایه گذاری مجدد در کسب و کارتان نیز باقی بماند. این باید هدف اصلی شما برای سودآوری باشد.

هالی بلک، مشاور استراتژیک کسب و کار و بازاریابی معتقد است: ” باید از بودجه به عنوان راهنما استفاده کنید. باید این امکان را داشته باشید که در هر زمان و در صورت لزوم بتوانید تغییراتی را در آن اعمال نمایید. بنابراین بودجه شما باید انعطاف پذیر باشد. اما هرگز بودجه را رها نکنید. همیشه از ورود و خروج پول اطلاع داشته باشید. اطمینان حاصل کنید که هزینه های سربار شما تحت پوشش قرار می گیرد، یا در صورت کاهش درآمد می توانید از طریق صندوق اضطراری آنها را تأمین کنید. “

یک صندوق اضطراری ایجاد کنید

صندوق اضطراری نوعی دارایی است که به سرعت ( کمتر از ۳ روز) قابل نقد شدن است و برای چالش ‌های مالی غیرمنتظره و اجتناب‌ ناپذیر استفاده می ‌شود. یک صندوق اضطراری می تواند به شما کمک کند تا خود را از یک شرایط سخت خارج کنید. بعد از اینکه فهمیدید برای تأمین هزینه های شخصی و کاری خود به مدت یک ماه به چه مقدار پول نیاز دارید، آن را در عدد شش ضرب کنید و مطمئن شوید که همیشه این مبلغ را در صندوق اضطراری خود دارید.

در دوره های رکود یا هنگامی با هزینه های برنامه ریزی نشده روبرو می شوید، ممکن است لازم باشد از صندوق اضطراری خود استفاده کنید. در واقع این صندوق برای همین طراحی شده است. اما اطمینان حاصل کنید که همیشه این بودجه را برای محافظت از خود در برابر هزینه ها یا شرایط پیش بینی نشده ی آینده دوباره پر می کنید.

ایزابلا شدوا، بیش از پنج سال است که کسب و کار خود را در زمینه تولید و ویرایش محتوا با نام محتوا و ویرگول  اداره می کند و صرف نظر از نحوه فعالیت اقتصادی از نظر مالی، صندوق اضطراری خود را حفظ کرده است. او می گوید: هنگامی که هنوز مدرسه می رفتم، یکی از معلمان به من گفت اگر می خواهی فریلنسر باشی، لازم است که همواره از یک حساب بانکی یا اعتباری مناسب به عنوان پشتیبان کسب و کار خود استفاده کنی. من اکنون یکی از آن حساب ها را دارم، اما مهم است بدانید هدف شما باید این باشد که تا مجبور نشدید از آن استفاده نکنید.

مبلغی را برای مالیات کنار بگذارید

مرتب کردن اسناد و مدارک مالی یکی از مهم ترین کارها در فصول مالیاتی است. هیچ چیز به اندازه ی  یک صورتحساب یا رسید گمشده نمی تواند تأثیر مخربی تری بر روند تشکیل پرونده مالیاتی شما داشته باشد و حتی ممکن است شما را با دردسر بزرگی روبرو کند. هیچ کس پرداخت مالیات را دوست ندارد. اما واقعیت این است که هیچ کس نیز نمی تواند از پرداخت آن سر باز زند. طبق قوانین مالیاتی در هر کشور و منطقه ای هر کسب و کاری که درآمدی کسب می کند، باید بخشی از آن را به عنوان مالیات به دولت بدهد.

ایزابلا می گوید: ” هرگز از پرداخت مالیات غافل نشوید. هیچ چیز به اندازه ی بدهی مالیاتی نمی تواند به من استرس بدهد. شاید با خود بگویید من تنها هزینه ها را یاداشت می کنم و همین برای پوشش مالیات کافی است. اما همیشه این طور نیست. همیشه باید مبلغی را سوای هزینه های جاری برای مالیات کنار بگذارید.

در صورت نیاز افراد حرفه ای را استخدام کنید

اگرچه کار آفرینان همیشه سعی می کنند برای کم کردن هزینه ها، تمام کارها را به تنهایی انجام دهند، اما در نهایت تلاش برای رسیدگی به امور حسابداری یا ثبت دفاتر مالیات به تنهایی، ممکن است هزینه های شما را بیشتر کند. استخدام یک حسابدار یا مدیر مالی با تجربه همواره می تواند راهی برای پس انداز به شما نشان دهد. از طرفی شما ار از دردسرهای جریمه های مالیاتی نیز نجات می دهد. داشتن یک نرم افزار حسابداری مناسب نیز می تواند در این زمینه تا حد زیادی به شما کمک کند.

سارا گوسلینگ پنج سال است که سالن زیبایی خود را افتتاح نموده است. اما هیچ گاه اعتماد به نفس کافی را نداشت که امور حسابداری خود را شخصا مدیریت کند. او می گوید: “سخت ترین قسمت برای من همیشه سازماندهی امور حسابداری ام بود و این مشکلی است که الان هم با آن دست و پنجه نرم می کنم. انجام این امر مهم باعث ایجاد یک تفاوت بزرگ می شود و استرس شما را از بین می برد، به خصوص وقتی که پای مالیات به میان می آید. اگر رسیدگی به امور مالیات، دفتر داری یا کار با اعداد و ارقام از نقاط قوت شما نیست، برای کمک به خود به یک متخصص حرفه ای را استخدام کنید. ای کاش من این کار را همان سال اول کرده بودم.”

از پرداخت مشتریان مطمئن شوید

هنگامی که کسب و کار شخصی خود را اداره می کنید، پرداخت های مشتری همچون جلیقه ی نجات شما است. اگر فاکتورهای شما پرداخت نشوند، قبض های شما پرداخت نمی شوند و اگر قبض های شما پرداخت نشوند، کسب و کار شما نمی تواند ادامه پیدا کند. یکی از مهمترین کارهایی که می توانید انجام دهید این است که یک سیاست پرداخت مشخص داشته باشید. مشتریان شما باید از سر رسید دقیق پرداخت ها و نحوه ی پرداخت اطلاع داشته باشند. همچنین باید بدانند در صورت تاخیر در پرداخت با چه واکنشی مواجه می شوند.

شما نمی توانید کسی را مجبور به پرداخت کنید، اما آنچه می توانید انجام دهید:

• فاکتورها را در اسرع وقت ارسال کنید.
• جدول زمانی پرداخت را تنظیم کنید تا اطمینان حاصل شود پرداختها فراموش نمی شوند.
• فاکتورهای ارسالی یا تأخیر در پرداخت ها را پیگیری کنید.

آنسیل پین مالک شرکت تولیدی فانتین هد معتقد است: “سخت ترین قسمت اداره ی هر کسب و کار از لحاظ اقتصادی، پیش بینی نکردن پرداخت مشتریان است. وقتی مشتریان به موقع پول پرداخت نمی کنند، در ابتدا شما مجبورید تا بدهی های خود را به موقع پرداخت کنید. اما پس از مدتی متوجه می شوید که این دیر کرد بر روی پرداخت های شما نیز تاثیر گذاشته و شما قادر نیستید تا بدهی های خود همچون اقساط وام یا صورتحساب ها را به موقع پرداخت نمایید. در نتیجه در گیر بدهی می شوید. اداره یک کسب و کار آسان نیست. به همین دلیل همه نمی توانند این کار را انجام دهند. کارآفرینی موفق به تمرکز، فداکاری و اشتیاق و البته پیدا کردن راه هایی برای مدیریت جریان نقدینگی شما دارد.