نگهداری درست از اطلاعات مالی در نرم افزار حسابداری

هیچ چیز ترسناکتر از این نیست که یک روز صبح کامپیوترتان را روشن کنید و به جای دیدن اطلاعات مالی و حسابداری نرم افزارتان با چند پیغام خطا روبرو شوید. بدتر از آن وقتی است که در چند هفته اخیر هم یادتان رفته باشد از اطلاعات، فایل پشتیبان تهیه کرده باشید. بعضی وقتها هم همکارتان که کمی بیشتر از شما کامپیوتر بلد است برای رفع اشکال سیستمتان، ویندوز نصب میکند، بعد از آن میبینید اطلاعاتتان نیست و نابود شده است.

چه کنیم که اطلاعات مالی ما به راحتی از دست نرود؟

این مقاله به نحوه نگهداری از اطلاعات نرم افزارهای مبتنی بر بانک اطلاعاتی SQL Server می پردازد.

این روزها اکثر شرکتها برای انجام کاری مالی و اداری نرم افزار تهیه میکنند. خیلی از این نرم افزارها دارای بانک اطلاعاتی Microsoft SQL Server هستند. این بانک اطلاعاتی قابلیتهای فراوانی دارد، اما اگر دقت نکنید و سهل انگاری کنید ممکن است به راحتی کلیه اطلاعات مهم شما را به باد دهد!

پس برای حفظ امنیت خودتان و اطلاعاتتان پشتیبانگیری مطمئن را فراموش نکنید.

شما که نرم افزار حسابداری یا نرم افزار انبارداری با بانک اطلاعاتی SQL Server دارید، حتما داخل برنامه کلیدی برای تهیه فایل پشتیبان دارید. پس بهتر است هر روز پس از اتمام کارتان این دکمه را بزنید. اگر بعد از زدن این دکمه با پیغام خطا روبرو میشوید، اصلا از کنار مسئله راحت رد نشوید. حتما با تیم پشتیبان نرم افزار مالی خودتان تماس بگیرید و مشکل را بر طرف کنید.

نکته مهم بعدی این است که بدانید این فایل دقیقا کجا ذخیره میشود. SQL Server همیشه فایل پشتیبان را در مسیری که برایش مشخص شده روی هارد سرور تهیه میکند. پس اگر کامپیوتر شما سرور نیست و یک ایستگاه کاری مرتبط با سرور است، مطمئنا فایل پشتیبان روی کامپیوتر شما ذخیره نمی شود. حتی اگر شما کلید پشتیبانگیری را از روی سیستم خودتان زده باشید.

پس متوجه شدید که آنچه بسیار اهمیت دارد نگهداری از اطلاعات سرور است. شما با دانستن مسیر ذخیره شدن فایل های پشتیبان می توانید در بازه های زمانی مشخص کپی فایل ها را به یک وسیله ذخیره سازی دیگر مثل یک هارد اکسترنال یا یک فلش مموری منتقل کنید. این روزها حافظه ها با ظرفیت بالا و سایزهای کوچک و قیمت مناسب در دسترس همه قرار دارد. با این کار خیالتان راحت است که اگر سرور هم نابود شود باز شما اطلاعاتتان را در جای امنی دارید.

نکته دیگری که باید دقت کنید زمان تعویض ویندوز و فرمت کردن هارد است. قبل از هر کاری پشتیبانگیری کنید. SQL Server فایل های اطلاعاتی را در فولدری به نام Data که به صورت پیش فرض در مسیر نصب ایجاد میکند با پسوند mdf و ldf نگهداری می کند. این ها دیتا فایل ها و لاگ فایل های شما هستند. این فایل ها را قبل از هر گونه دستکاری در ویندوز در جای امنی کپی کنید. اگر در مسیر نصب، این فولدر را پیدا نکردید؛ ممکن است به دستور کاربری که سیستم را نصب کرده در جای دیگری ایجاد شده باشد. بد نیست جستجو کنید و فایل های اطلاعاتی با پسوندی که گفتم را پیدا کنید. محکم کاری کنید ضرری ندارد.

  حتما مقاله درس اول مدرسه حسابداری : “حسابداری چیست ؟” مطالعه کنید.

در پایان باز یادآور میشوم مهمترین کار روزانه شما پشتیبانگیری و باز هم پشتیبانگیری است.