انبارگردانی و حساب موجودی کالا در روش نگهداری دائمی و ادواری

اساسا انبارگردانی به معنی تعیین میزان موجودی کالا در پایان دوره و تطبیق آن با مقادیر ثبت شده در کارت های عددی و ریالی و کشف و استخراج کسری و اضافه، اعم از عادی و غیر عادی می باشد.

انبارگردانی در شیوه نگهداری دائمی حساب موجودی کالا

انبارگردانی در شیوه نگهداری دائمی حساب موجودی کالا با توجه به کم و کیف کالا و این که کارت های موجودی پس از انجام هر معامله و هماهنگ با ثبت حساب موجودی کالا در حسابداری ثبت می شود معمولا با اشکال و سختی مواجه نیست و امر انطباق با سرعت و سهولت انجام می شود.

در طول سال مالی و معمولا در پایان هر ماه و در مواردی نیز به طور اتفاقی موجودی برخی از کالاها مورد رسیدگی و کنترل قرار می گیرد و به این ترتیب عملا در پایان سال به دلیل رسیدگی های انجام شده قبلی اختلاف ثبت یا حساب به ندرت وجود داشته و در هر حال گزارش انبارگردانی سریعا قابل تهیه خواهد بود.

در پایان انبارگردانی، گزارش مسئولین انبارگردانی حاوی کسری و اضافات، کالاهای صدمه دیده و خسارات ناشی از حوادث طبیعی یا حوادث دیگر به مدیران و صاحبان موسسه تسلیم می شود تا تصمیمات لازم را اتخاد نمایند.

انبارگردانی در شیوه نگهداری ادواری حساب موجودی کالا

روش کار به این ترتیب است که در روزهای پایانی سال و یا روزهای آغازین سال بعد، به تعداد لازم گروه های کار چند نفره از کارکنان بخش امور مالی و انبار و خدمات موسسه زیر نظر مسئول امور مالی تشکیل و به انبار و محل استقرار و چیدمان کالاها مراجعه و نام و کد کالا ها و تعداد و مقدار یا وزن آن ها را مشخص نموده و در فهرست هایی یادداشت می کنند.

ترتیب کار به نحوی داده می شود که تمام کالاها توسط دو گروه از گروه های شمارش گر به طور کاملا” مستقل و مجزا از یکدیگر، در دو زمان متفاوت در طول مدت انبارگردانی – شمارش و صورت برداری شود.

در پایان زمان صورت برداری اگر نتیجه کار گروه های شمارش در مورد کالای واحد یکسان باشد، شمارش انجام شده تایید و نتیجه صورت مجلس شده و به امضای مسئولین گروه های شمارش و سرپرست کار می رسد. اگر تساوی مورد نظر برقرار نباشد چنین فرض خواهد شد که شمارش یکی از گروه های شمارش مبتنی بر اشتباه بوده و امر شمارش توسط گروه دیگری از متصدیان انبارگردانی تکرار می شود. شمارش سوم که یقینا” با دقت بیش تری هم انجام می شود، به عنوان نتیجه نهایی شمارش کالای مورد بحث پذیرفته خواهد شد.

آن گاه اقلام موجود در فهرست ها – که عینا” در انبار موجود است – با اقلام موجودی ثبت شده در کارت های تعدادی کالا تطبیق داده شده و مغایرت های هر یک کشف و یادداشت می شود.

ملاحظه می شود که در این روش یعنی روش نگهداری ادواری حساب موجودی کالا، میزان موجودی کالا در پایان سال مالی بر حسب شمارش، توزین، اندازه گیری و سایر روش های سنجش، تعیین و با توجه به قیمت واحد کالا، ارزش کل آن محاسبه و قیمت گذاری می شود.

از آن جا که این روش در پایان هر دوره مالی انجام می شود به روش ادواری نگهداری حساب موجودی کالا موسوم شده است.

  حتما مقاله روش های کنترل موجودی ریالی کالا در سیستم انبارداری مطالعه کنید.

انبارگردانی و نرم افزار انبار

نرم افزارهای انبارداری عموما مبحث انبارگردانی را با هر دو روش پوشش می دهند.

معمولا در روش ادواری، در نرم افزار انبار فرمی برای ثبت شمارش های مسئولین انبار در نظر گرفته می شود. به این ترتیب که نرم افزار انبار، لیستی از کالاها به همراه موجودی تعدادی که بر اساس اطلاعات ثبت شده در نرم افزار به دست آمده است را ارائه می دهد و ستونهایی برای ورود اطلاعات تعدادی بر اساس شمارش دستی کاربران ایجاد می کند. در نهایت پس از ثبت اطلاعات توسط کاربر در نرم افزار انبارداری، گزارشی از مغایرت ها بوسیله نرم افزار تهیه می شود. در برنامه انبارداری، امکان شمارش تا سه بار در نظر گرفته می شود.

پس از ثبت اسناد مغایرت و تصحیح موجودی انبار، جهت اصلاح ریالی موجودی اسناد حسابداری مربوطه باید در نرم افزار حسابداری ثبت گردد.