کنترل موجودی به چه میزان درانبارداری اهمیت دارد؟

اگر کسب و کار شما مستلزم نگهداری موجودی و انبارداری است، ممکن است از استرس ناشی از آن گاهی اوقات احساس کنید که در حال راه رفتن روی یک بند هستید. نداشتن موجودی کافی به این معنی است که دارید وارد محدوده‌ی ریسک از دست دادن فروشها می‌شوید، در حالی که داشتن موجودی بسیار زیاد به طرق مختلفی هزینه بر است. این علت آن است که چرا داشتن یک سیستم کنترل موجودی مؤثر و کارآمد خیلی مهم است؟!

کنترل موجودی کالا مفهومی است که باید در ذهن هرکسی که در کسب وکارهای توزیع عمده فعالیت می‌کند، وجود داشته باشد. در ساده‌ترین شرایط، کنترل موجودی شامل داشتن نظارت بیشتر بر موجودی انبار و به عبارت دیگر انبارداری دقیق است. برخی به آن تحت عنوان “کنترل داخلی” یا حتی یک سیستم حسابداری که برای حفاظت از داراییها قرار داده شده، اشاره می‌کنند. بیایید به این مسئله که چرا کنترل موجودی بسیار مهم بوده و همچنین اینکه چه چیزی در توسعه‌ی یک سیستم مؤثر دخیل است، نگاهی بیاندازیم:

کنترل موجودی چیست؟

اینکه بدانید چه چیزی داریدو چه زمانی موجودی انبار در حال ورود یا خروج است، می‌تواند به کاهش هزینه ها، تسریع در انجام کار و جلوگیری از تقلب کمک کند. شرکت شما همچنین ممکن است به منظور ارزیابی دارایی‌های جاری، توازن حسابها و ارائه‌ی گزارش مالی، بر سیستم‌های کنترل موجودی اتکا داشته باشد.

کنترل موجودی از لحاظ حفظ کردن موجودی انبارها و دارا بودن آمار صحیح نیز مهم است. شما نمیخواهید موقعیت فروش را به خاطر عدم موجودی کافی از دست بدهید. عدم موجودی می‌تواند مشتریان را کاملاً به سمت عرضه کنندگان دیگر و رقیبان سوق دهد.

وقتی شما بر موجودی خود کنترل داشته باشید، قادر هستید تا به مشتری خدمات بهتری ارائه دهید. همچنین آمار دقیقی از فروش نیز در دست خواهید داشت.یکی از بدترین کارهایی که می‌توانید در کسب وکار انجام دهید، دورکردن مشتریان بدلیل عدم داشتن کالای مورد نظر است؛ چون که شما کالایی را که آن‌ها می‌خواهند، تمام کرده‌اید.

این نه تنها به لحاظ از دست دادن فروشها برای شما هزینهبر است، بلکه همانطور که افراد تصمیم می‌گیرند کسب وکارشان را جایی ببرند که بتواند پاسخگوی نیازهایشان باشد، می‌تواند باعث شود که مشتریان خود را از دست بدهید.

یک سیستم کنترل موجودی مؤثر اینکه چقدر محصول در انبار خود دارید را ردیابی کرده و بر اساس فعالیت فروش، مدت زمان ماندگاری محصولات تدارک دیده شده را پیش‌بینی میکند. این فرایند به شما این امکان را میدهد تا سفارش‌ها را به اندازه‌ی کافی قبل از تحویل، ثبت کنید تا از نداشتن موجودی انبار جلوگیری شود.

به غیر از مسئله‌ی مطرح شده در بالا، شما همچنین نمی‌خواهید موجودی مازاد داشته باشید که فضای انبارهایتان را بیهوده بگیرد. موجودی خیلی زیاد می‌تواند باعث از دست رفتن سود شود؛ چه یک محصول منقضی شود، چه صدمه ببیند و یا از مُد بیافتد. کلید کنترل موجودی مناسب، فهم عمیقتری از تقاضای مشتری برای محصولات شماست.

وقتی موجودی به خوبی مدیریت نشود، می‌توانید منتظر موجودی انبار بیش از حد هم باشید. موجودی انبار بیش از حد، مشکلات خودش را دارد. هر چقدر یک قلم کالا بیشتر در موجودیها باقی مانده و فروش نرود، احتمال هرگز فروش نرفتن بیشتری دارد؛ به این معنی که مجبور خواهید شد که بیخیال آن شده و یا حداقل تخفیف شدیدی را روی آن اِعمال کنید. محصولات از مُد می‌افتند یا منسوخ میشوند.

اقلام فاسد شدنی خراب میشوند. اقلامی‌که در انبار معطل میمانند، صدمه دیده یا دزدیده میشوند و موجودی مازاد مجبور است که انبار شده، شمارش شده و مورد رسیدگی قرار بگیرد. این موضوع میتواند باعث اضافه شدن هزینه های جاری شود.

مسائل سرمایه در دست کار

تهیه‌ی موجودی پرهزینه است. وقتی شما برای خرید یک قلم کالا از عرضه‌کننده‌ای می‌گویید ۱۵دلار پرداخت کردهاید، این کار را با انتظار اینکه آن قلم کالا را به زودی با قیمتی بالاتر خواهید فروخت، انجام میدهید که به شما این امکان را میدهد که هزینه‌ای که کرده اید را به علاوه‌ی مقداری سود جبران کنید.

تا زمانی که آن قلم کالا روی طاقچه گذاشته شده است، به هر حال ارزشش بعنوان یک موجودی قفل می‌شود. این ارزش همان ۱۵دلاری است که شما نمی‌توانید در هیچ جای دیگری از کسب وکارتان آن را استفاده کنید. بنابراین کنترل موجودی فقط درباره‌ی مدیریت چیزهایی که به شرکت شما وارد شده و یا از آن خارج می‌شوند نمیباشد؛ بلکه درباره‌ی مدیریت سرمایه‌ی در دست کارتان هم میباشد که شما را از داشتن نقدینگی سنگین، حفظ میکند.

حیطه‌ی تولیدکننده

کنترل موجودی فقط یک نگرانی برای شرکت‌هایی که با کالاهای تکمیل شده سر وکار دارند – نظیر خرده فروشان و عمده فروشان – نمی‌باشد؛ بلکه برای کارخانجات که ۳نوع موجودی مواد خام، کالاهای در جریان ساخت و کالاهای تکمیل شده را نگهداری می‌کنند نیز، حیاتی میباشد.

اگر شما یک ماده یا جزء ضروری محصول را تمام کنید، فرایند تولید متوقف خواهد شد که به شدت می‌تواند هزینه ایجاد کند. اگر کالای تکمیل شدهای برای عرضه و تکمیل سفارشات ورودی ندارید، با خطر از دست دادن مشتریان روبرو هستید. اگر می‌خواهید خط تولید و فروش خود را حفظ کنید و محصولات را در حال خروج و فروش ببینید، همیشه داشتن موجودی کافی ضروری است.

شرکت‌ها چگونه موجودی خود را کنترل میکنند؟

راههای متفاوت زیادی برای کنترل کردن موجودیتان وجود دارد. یک راه ساده، درست کردن یک صفحه‌ی گسترده با ستون‌های مختلف برای نام محصول، شماره‌ی اقلام و تعداد میباشد. شما می‌توانید یک ستون برای کسرکردن چیزی که میفروشید و ارسال میکنید، داشته باشید. همچنین می‌توانید صورتی از بازگشت‌ها و موجودی جدید انبار نگهداری کنید.

البته این یک فرایند بطور باورنکردنی پرکار میباشد که هیچ کسب وکار در حال رشدی نمی‌خواهد با آن کنار بیاید. این فرایند، به منظور حصول اطمینان از اینکه تک تک معاملات در محاسبات وارد شده اند، نظارت دستی مستمر لازم دارد.

اطلاعات به سختی به اشتراک گذاشته میشوند و تله‌ی بزرگ دیگری که وجود دارد، خطاهای انسانی است. افراد محتمل اشتباه کردن هستند؛ اشتباهاتی که پیگیریشان سخت بوده و نتیجهشان، ارقام نادرست موجودی است.

در نهایت، هرچقدر سیستم شما اتوماتیکتر باشد، کاغذبازی کمتری وجود خواهد داشت.نرم افزارهای مدیریت موجودی زیادی وجود دارند. این سیستم‌های نرم افزاری ممکن است یکپارچگی با سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع واحد تجاری شما یا ادغامهای چند مجرایی را ارائه کند.

شما ممکن است امکان استفاده از اسکنرهای بارکد را که با دیگر دستگاهها ارتباط برقرار خواهند کرد داشته باشید. نظیر چاپگرهای بارکد یا دستگاههای موبایل.برخی به منظور ردیابی مکان محصول در انبار طراحی می‌شوند که زمان برداشتن و بسته‌بندی کردن کمک‌کننده است.

البته وقتی شما سیستم‌های پیگیری را دارا هستید، لازم است بفهمید چگونه قرار است زمان سفارش موجودی جدید برای انبار را تعیین کنید. برخی از یک روش کنترل موجودی انبار به نام حداقل موجودی انبار استفاده میکنند که در آن موجودی جدید برای انبار، زمانی که به سطح حداقل از پیش تعیین شدهای برسد، سفارش داده میشود.

اگر نیازهایتان قابل پیش‌بینی هستند، می‌توانید یک سیستم کنترل مقداری ثابت استفاده کنید. با این روش، هردفعه که یک سفارش ثبت میکنید، چه هفتگی باشد، چه ماهانه و چه دوهفته یکبار، سفارش شما با همان مقدار خواهد بود. برخی افراد به آن تحت عنوان سفارش جاری اشاره میکنند.