یکی از مهمترین دارایی های هر شرکت وجوه نقد است، به همین دلیل ثبت اسناد مالی مربوط به دریافت و پرداخت وجوه نقد و کنترل های مالی بر آنها دارای اهمیت ویژه ای است.
به طوری که می دانید زیر مجموعه حساب وجوه نقد عبارت است از صندوق، تنخواه گردان و بانک. پس برای شناخت عملیات دریافت و پرداخت وجوه نقد باید اطلاعات کافی در مورد این حسابها داشته باشید.
حساب صندوق
وجوه نقدی که در شرکت ها برای انجام دریافت ها و پرداخت های روزمره استفاده می شود، تحت عنوان حساب صندوق در دفاتر حسابداری ثبت میشود.
ثبت حسابداری صندوق به چه صورت است؟
حساب صندوق جز سرفصل دارایی هاست، به همین دلیل افزایش آن بدهکار و کاهش آن بستانکار خواهد شد.
نحوه مغایرت گیری مانده واقعی صندوق و دفاتر
گاهی ممکن است دریافت ها و پرداخت های زیادی که توسط صندوقدار انجام می شود به اضافه یا کسر دریافت منجر شود، پس ضروری است صندوقدار مرتبا مانده وجه نقد صندوق را با مانده حساب صندوق در دفتر کل یا معین مقایسه کند و اضافات و کسورات را پیدا کند.
امروزه اکثر شرکت ها از نرم افزار دریافت و پرداخت استفاده می کنند و به همین دلیل پیدا کردن مغایرت ها و اصلاح آنها بسیار ساده تر شده است. حسابدار دریافت و پرداخت می تواند گزارش گردش و مانده صندوق را از نرم افزار دریافت و پرداخت یا نرم افزار حسابداری دریافت کند و آن را با مانده واقعی صندوق تطبیق دهد.
حتما مقاله چرا کسب و کارها نیاز به نرم افزار دریافت و پرداخت دارند؟ مطالعه کنید.
حساب بانک
بخش عمده وجوه نقد شرکت ها در حساب های بانکی نگهداری می شود و عملیات دریافت و پرداخت از طریق بانک صورت می گیرد، کنترل عملیات دریافت و پرداخت از طریق حساب های بانکی دقیق تر از نگهداری در حساب صندوق است.
ثبت اسناد مربوط به دریافت و پرداخت در حساب های بانکی چگونه خواهد بود؟
حساب بانک هم مانند صندوق زیر مجموعه دارایی هاست، پس افزایش در این حساب آن را بدهکار و کاهش در این حساب آن را بستانکار میکند.
مغایرت گیری در حساب بانک
شرکت، کلیه رویدادهای مالی را دردفاتر خود ثبت می کند، بانک نیز از طرف دیگر آنها را در دفاتر خود ثبت می کند.
اگر ثبت هائی که توسط شرکت یا بانک انجام می شود در همان تاریخ و به درستی در دفاتر طرف مقابل هم ثبت شود، مغایرتی بین مانده حساب بانک در دفاتر شرکت و مانده حساب شرکت در دفاتر بانک وجود نخواهد داشت. ولی گاهی به دلایل مختلف ممکن است بین مانده حساب بانک در دفاتر شرکت و مانده صورت حساب ارسالی بانک مغایرت وجود داشته باشد.
به مواردی که یکی از طرفین( بانک یا شرکت) در دفاتر خود ثبت کرده ولی طرف دیگر آن را در تا تاریخ مشخصی در دفاتر خودش ثبت نکرده باشد، اقلام باز می گویند.
مواردی که در صورتحساب بانک ثبت شده ولی در دفاتر شرکت ثبت نشده باشد، اقلام باز صورتحساب نامیده می شود. همچنین مواردی که در دفاتر شرکت ثبت شده ولی در صورتحساب بانک وجود ندارد اقلام باز دفتر نامیده می شود.
میتوان گفت عمدتا وجود مغایرت بین مانده حساب بانک در دفاتر شرکت با ماندۀ صور تحساب بانک، ناشی از موارد زیر است:
- مدارک مربوط به واریزی ها و چک های صادره از طرف شرکت، همزمان در اختیار بانک و شرکت قرار نمی گیرد . بعضی موارد را اول مشرکت آگاه می شود و چند روز بعد مستندات آن به بانک تحویل داده می شود. مثل چک های صادره از سوی شرکت که ممکن است ذینفع چک را با تأخیر از بانک وصول کند. یا مبالغ واریزی از طرف مشتریان که ممکن است پس از چند روز اعلامیه واریزی آن تحویل شرکت شود.
- اشتباه حسابدار شرکت یا بانک
برخی مواقع ممکن است سهواً حسابدار شرکت یا بانک مبالغی را اشتباه دردفاتر ثبت کنند یا مبلغی را در طرف نادرست حساب عمل نمایند. مثلاً مبلغی را که باید در بدهکار ثبت شود اشتباهاً در بستانکار حساب ثبت نمایند.
پس بسیار ضروری است که حسابداران در پایان هرماه با مطابقت دادن مبالغ ثبت شده در دفاتر و صور تحساب بانک، هرگونه مغایرت موجود را تعیین و دلیل آن را مشخص کنند و در صورت لزوم به منظور رفع آنها اقدام و پی گیری نمایند.
حساب تنخواه گردان
مبلغی پول را که به منظور پرداخت هزینه های جزئی مانند هزینه های ایاب و ذهاب یا پذیرایی، در اختیار یک یا چند نفر از کارکنان شرکت قرار می دهند،تنخواه گردان می نامند.
ثبت حسابداری حساب تنخواه گردان چگونه است؟
این حساب نیز مانند صندوق و بانک زیر مجموعه دارایی هاست و ثبت آن نیز مانند قبل اتفاق می افتد. یعنی افزایش آن را بدهکار و کاهش آن را بستانکار می کند.
هنگام پرداخت وجه ،اولیه تنخواه گردان، حساب آن بدهکار می شود و هر زمان هزینه اتفاق بیفتد، حساب مربوط به آن هزینه بدهکار و حساب تنخواه گردان بستانکار میشود.
