اصول طراحی درخت حساب‌ها و در نرم‌افزارهای حسابداری

یک کدینگ حساب طراحی کنید

جدول حساب‌ها، یک لیست سازمان­ یافته از تمامی حساب‌های موجود در ثبت­ های مالی یک واحد تجاری است. حساب جایی است که یک معامله‌ی مالی در آن طبقه­‌بندی، تخصیص یا ثبت شده است. کدینگ حساب ، هم در سیستم حسابداری دستی کاربرد دارد و هم در نرم افزار حسابداری.

هر حساب دارای مانده ­ای بر اساس اضافات و کسوراتی که از زمان باز شدن آن(یا در طول یک دوره‌ی زمانی مشخص) انجام شده می­باشد. بنابراین اغلب اوقات، خلاصه یا جمع کل مانده­ های انواع یا گروه­ های متفاوت حساب‌ها در زمان نمایش جدول حساب‌ها، گنجانده شده­ اند. اما مؤکداً گفته می­شود که فقط حساب‌هایی که خودشان جدول حساب‌ها را تشکیل می­دهند.

جدول حساب‌ها:

• اینکه چگونه هر معامله‌ی منحصربفردی که یک واحد تجاری انجام می­دهد ثبت می­شود را کنترل می­کند.
• از مقررات دولت و پرونده­ های مالیاتی پشتیبانی می­کند.
• اطلاعات را برای ارائه‌ به بانک‌ها، مالکان، اعتباردهندگان و حسابرسان، سازمان­دهی می­کند.

بنابراین باید با دقت سنجیده شود. وقتی ایجاد شد، شرح­ های نوشته شده­ برای انواع معاملاتی که به هر حساب منتقل شده ­اند، باعث می­شوند تا اطلاعات معامله به راحتی یادآوری شود و می­تواند در طول حسابرسی­ ها، در زمان کار کردن با حسابداران و برای آموزش کاربران جدید مفید فایده واقع شود.

اگرچه ساخت یک جدول مناسب از حساب‌ها(یا همان کدینگ حساب) ارزش مستقیمی تولید نمی­کند و هزینه‌ی کمی داشته یا اصلاً هزینه­ای ندارد، ولی عملیات آتی را بهبود می­بخشد. جدول حساب‌هایی که به خوبی طراحی شده، نهایتاً باعث می­شود که مدیریت کسب و کارتان آسان‌تر شده و می‌تواند باعث صرفه جویی از لحاظ زمان و مالی شود. درک برخی مفاهیم پایه به شما کمک خواهد کرد تا یک جدول حساب‌های خوب درست کنید.

انواع حساب‌ها

بیش از ۵۰۰سال است که حساب‌ها توسط همه‌ی حسابداران و دفترداران در همه ­جا یکسان طبقه‌بندی شده ­اند. طبقه­ بندی بستگی به این دارد که حساب‌ها وضعیت مالی فعلی شما را نمایش می­دهند یا عملکردتان را در طول مدت زمانی تعیین می­کنند که این دو حالت، تحت عنوان دو مورد از مهم‌ترین صورت وضعیت­ های مالی هر شرکت قرار می­گیرند: ترازنامه، صورت سود و زیان که صورت درآمد نیز نامیده می­شود.

حساب‌هایی که وضعیت را نمایش می­دهند، حساب‌های ترازنام ه­ای نامیده می­شوند؛ زیرا در ترازنامه نمایش داده می­شوند. همچنین گاهی اوقات به این حساب‌ها، تحت عنوان حساب‌های دائمی یا همیشگی اشاره می­شود؛ زیرا از یک دوره‌ی حسابداری به دوره‌ی دیگر منتقل می­شوند. وقتی بروز باشند، وضعیت حال حاضر یک واحد تجاری را مشخص می­کنند.

حساب‌های ترازنامه­ ای

• حساب‌های دارایی ارزش چیزهایی را که مالک آن هستید، نشان می­دهد؛ شامل وجه نقد، موجودی کالا، دارایی­های ثابت و موارد دیگر.
• حساب‌های بدهی چیزی که به افراد دیگری خارج از واحد تجاری بدهکار هستید را نشان می­دهد؛ شامل وام­ ها، دستمزد کارکنان که بدست آمده ولی هنوز پرداخت نشده (حقوق پرداختنی) و موارد دیگر.
• حساب‌های سرمایه اینکه چقدر پول در کسب و کار سرمایه­ گذاری شده – شامل سودهایی که توزیع نشده ­اند – را ضبط می­کنند. سرمایه را می­شود گفت که ارزش خالص واحد تجاری است.

  حتما مقاله کدینگ نرم افزار حسابداری و سطوح مختلف حسابها در نرم افزار حسابداری  مطالعه کنید.

حساب‌های سود و زیانی

• حساب‌های درآمد مبالغی که توسط واحد تجاری بدست آمده را ثبت می­کند.
• حساب‌های هزینه مبالغی را که در جریان فعالیت­های واحد تجاری مصرف شده را ثبت می­کند (شامل این‌ها نیست: برداشت­ ها، سود سهام یا توزیع سود به مالکان یا سهامداران)

معادله حسابداری

اساس کار نرم افزار حسابداری، علاوه بر بدهکار و بستانکار، معادله حسابداری است. حسابداری با معادله‌ی ساده زیر شروع می­شود:

دارایی­ ها – بدهی­ ها = سرمایه

معادله‌ی بالا فقط یک راه حسابدارگونه برای گفتن این است که تفاوت بین چیزی که یک کسب و کار دارد و چیزی که بدهکار است، برابر با خالص ارزشش می­باشد.

برای سرّی نشان دادن اطلاعات، حسابداران دوست دارند معادله را مقداری تغییر داده و “بدهی­ ها” را به سمت راست معادله ببرند:

دارایی­ ها = بدهی ­ها + سرمایه

این نسخه از معادله می­گوید که جمع تمام مانده حساب‌های دارایی باید با جمع تمام مانده حساب‌های بدهی و سرمایه برابر باشد. جزئیات این مانده، وضعیت مالی شما را در هر زمان تشکیل می­دهد. یک جدول حساب‌های مناسب و روش­های حسابداری خوب این اطمینان را به دست می­دهد که دو طرف معادله حسابداری همیشه مساوی هستند. این چیزی است که در ترازنامه نشان می­دهد.

مواردی که در طراحی جدول حساب‌ها باید در نظر گرفت

طراحی جدول حساب‌هایتان یکی از مهم‌ترین کارهایی است که شما در زمان شروع یک کسب و کار انجام می­دهید. طراحی ضعیف و نامناسب، شما را هر روز آزار خواهد داد. ابتدا مقداری تحقیق کنید، با مدیریت سازمان موضوع را در میان بگذارید و با یک حسابدار یا وکیل به منظور جلوگیری از مشکلات هزینه­ای مشورت کنید.

چندین عامل باید بر طراحی­ای که شما انجام می­دهید اثرگذار باشند:

• قوانین و مقررات: ممکن است حساب‌هایی برای ثبت مالیات­های جمع شده یا پرداخت شده نیاز داشته باشید. اگر کارمند دارید، حساب‌هایی برای دستمزد، کمک به صندوق بازنشستگی و… لازم دارید.
• نوع کسب و کار: فروشگاه­های خرده ­فروشی حساب‌هایی متفاوت از کسب و کارهایی که مرتبط با تعمیرات هستند نیاز دارند، حساب‌های مشاوران هم با کارخانه­ داران فرق دارند و حساب‌های مدارس هم با باشگاه­ها تفاوت دارد.
• اندازه: شرکت‌های بزرگتر با چندین قسمت یا محل، جداول پیچیده ­تری از حساب‌ها نیاز دارند تا شرکت‌های کوچکتر.
• سازمان قانونی: شرکت‌ها که دارای شرکا هستند حساب‌های سرمایه لازم دارند؛ در حالی که تاجران (یا مالکان) انفرادی ممکن است نیاز نداشته باشند. تراست ­ها و شرکت‌های سهامی هم نیازهای متفاوتی دارند.
• ادارات دولتی: تمامی جدول حساب‌ها باید طوری تنظیم شوند که به آسانی بشود پرونده­ هایی که درست خواهید کرد را پشتیبانی کرد؛ بویژه اظهارنامه­ های مالیاتی. این خیلی راحت­تر است که معاملات را به حساب‌هایی منتقل کرد که با فرم‌ها مطابقت دارند تا اینکه در آخرین زمان­ها و ضرب­الاجل یک پرونده بخواهید با سختی آن‌ها را از شلوغی و درهم­آمیختگی حساب‌ها بیرون بکشید.
• نیازهای مدیریت: حساب‌ها باید از تصمیمات مدیریت در طول دوره حسابداری جاری و همچنین مقایسه با دوره ­های پیشین پشتیبانی کنند. ولی جمع­ آوری اطلاعاتی که نمی­توانید از آن‌ها استفاده کنید بی­ معنی است.
• دوام و بقاء (دائمی بودن): به یاد داشته باشید که وقتی یک حساب مورد استفاده قرار گرفت، مدیریت به شما اجازه نخواهد داد که آن را حذف کنید؛ بنابراین حساب‌های پرکاربرد در طول بلندمدت باید مشمول جدول حساب‌هایتان باشند. ایجاد حساب برای رویدادهایی که یکبار رخ می­دهند، معمولاً عمل پسندیده­ای نیست. بعنوان مثال، حساب‌هایی که معاملات دسته­ای از مشتریان را جمع آوری می­کنند، انتخاب‌های بهتری هستند تا حساب‌هایی که برای مشتریان تکی که ممکن است دیگر هرگز خرید نکنند ایجاد شوند.

منابع :

https://forum.manager.io

http://blog.abacus.com

حسابداری