در توضیح و اهمیت کاربرد نرم افزارهای حقوق و دستمزد ابتدا بیاییم یک بار دیگر تعاریف مربوط به نرم افزارها و حقوق دستمزد را با هم مرور کنیم.
نرم افزار (software)
تئوری نرم افزار در سال ۱۹۳۵ توسط آلن تورینگ با این عنوان که اعداد قابل محاسبه با یک برنامه کاربردی در مقاله خود مطرح شد، ونهایتا در سال ۱۹۵۸ اولین نرم افزار توسط جان توکی ریاضیدان آمریکایی در ماهنامه ریاضی آمریکا با عنوان ماشین حسابهای الکترونیکی متولد شد.
نرم افزارها به طور کلی به دو دسته تقسیم می شوند:
دسته اول نرم افزارهای پایه و سیستم
نرم افزارهای سیستم که پایه نرم افزارهای کاربردی هستند شامل سیستم عاملها، درایوهای دستگاه، کامپایلرها، فرمتهای دیسک و ویراشگرهای متن می باشند، مهمترین مسئولیت این نوع نرم افزار مدیریت سخت افزارهای سیستم و ایجاد بستر مناسب برای استفاده از نرم افزارهای کاربردی است.
دسته دوم نرم افزارهای کاربردی
نرم افزارهای کاربردی معمولا برای انجام وظایف خاصی خلق می شوند.که می تواند یک برنامه واحد بوده ویا از چند برنامه کوچکتر تشکیل شده باشد.
این نوع نرم افزار کاربر نهایی را قادر می سازد تا امور معینی را به انجام برساند. از انواع نرم افزارهای کاربردی می توان به نرم افزارهای سفارشی، تخصصی، استفاده عام، مشروط، واسط و غیر واسط و مکمل نام برد.
در حال حاضر نرم افزارهای یارانه ای رو به گسترش بوده وتصور رایانه بدون نرم افزار تقریبا غیر ممکن می باشد.
payroll software
حقوق و دستمزد (Salary)
حقوق و دستمزد پرداخت هزینه ای ست که به کارکنان هر موسسه و یا بنگاه اقتصادی به جبران فعالیتهایی که انجام می دهند پرداخت می شود.
در همه جوامع امروزی پرداخت حقوق و دستمز تابع قوانینی خاصی می باشد و سازمانها نمی توانند بدون رعایت این قوانین اقدام به پرداخت آن نمایند.این قوانین به حمایت از کارگران و کارمندان تهیه شده است که البته نمی توان حمایتهای آن از کارفرمایان را نیز نادیده گرفت!
در کشور ما نیز قانون کار که برای اولین بار در سال ۱۳۲۵ هجری شمسی در مجلس شورای ملی تصویب شد از مهمترین و پرکاربرد ترین قوانین موجود می باشد و با توجه به اهمیت آن وزارتخانه ای نیز با عنوان وزارت کار و امور اجتماعی با وظیفه برنامه ریزی و نظارت بر اجرای قوانین کار تشکیل شده است.
قانون کار در ایران شامل ۱۲ فصل و ۲۰۳ ماده می باشد.
به نظر می رسد اهمیت محاسبه درست وصحیح حقوق ودستمزد را با توجه به مطالب فوق درک کرده باشیم:
کاربرد نرم افزارهای حقوق و دستمزد
نرم افزار حقوق و دستمزد یک نرم افزار کاربردی می باشد که با هدف به حداقل رساندن اشتباهات رایج در محاسبه حقوق و دستمزد طراحی شده و روز بروز در حال رشد و توسعه می باشد در حال حاضر نرم افزارهای حقوق و دستمزد مجموعه ای از چند نرم افزار بهمراه سخت افزارهای تخصصی مربوط به خود می باشد.
توضیح فرایند محاسبه حقوق ودستمزد وکاربرد نرم افزار :
مرحله اول-عقد قرار داد کار
قرارداد کار عبارت است از قرارداد کتبی یا شفاهی که به موجب آن کارگر در قبال دریافت حق السعی، کاری را برای مدت موقت یا مدت غیر موقت برای کارفرما انجام می دهد.
در قرارداد کار علاوه بر مشخصات دقیق طرفین باید موارد زیر مشخص شود:
- نوع کار یا حرفه یا وظیفه ای که کارگر باید به آن اشتغال یابد.
- حقوق یا مزد مبنا (پایه)
- ساعات کار، تعطیلات و مرخصی ها
- محل انجام کار
- تاریخ انعقاد قرارداد
- مدت قرارداد چنانچه کار برای مدت معین باشد
- مواردی دیگر که عرف و عادت شغل یا محل ایجاب می نماید.
تمامی موارد فوق را می توان هنگام استخدام کارکنان در نرم افزار حقوق ودستمزد بعنوان اطلاعات پایه یا همان حکم استخدام ثبت نمود. این کار صرف نظر از محاسبه لیست حقوق و دستمزد کارکنان، می تواند بانک اطلاعاتی جامعی از مشخصات کارکنان را در هر مقطع زمانی در اختیار مدیران قرار دهد.
از دیگز اطلاعات پایه ای می بایست در نرم افزارهای حقوق ودستمزد ثبت نمود قوانین جاریه مربوط به محاسبه حقوق و دستمزد می باشد از جمله این قوانین می توان به موارد ذیل اشاره نمود:
- اضافه کاری = ساعات اضافه کاری * ۱۴۰% * ۲۲۰ ساعت / حقوق پایه
- تعطیل کاری =ساعات تعطیل کاری * ۱۴۰% * ۲۲۰ ساعت / حقوق پایه
- شب کاری = ساعات شب کاری * ۱۳۵% * ۲۲۰ ساعت / حقوق پایه
- مزایای پایان خدمت (سنوات) = تعداد روزهای کارکرد * ۳۶۵ روز / حقوق پایه
- عیدی = دو برابر پایه حقوق مشروط به اینکه از سه برابر حداقل حقوق همان سال بیشتر نباشد.
- کسورات قانونی شامل مالیات و بیمه تامین اجتماعی
تمامی موارد به قوانین کار تنها یکبار در سال با توجه به قوانین و بخشنامه های همان سال در سیستم معرفی می شود.
مرحله دوم –ورود وخروج پرسنل ومرخصی وماموریت
جمع آوری اطلاعات مربوط به ورود و خروج و ثبت مرخصی و ماموریتهای کارکنان نیز می تواند از طریق بکارگیری سخت افزار جانبی حقوق و دستمزد که همان دستگاه ساعت زنی می باشد،صورت پذیرد.
این سخت افزار می تواند بطور خودکار اطلاعات مربوطه را به نرم افزار اصلی حقوق ودستمزد انتقال دهد.
انواع مختلفی از دستگاههای کنترل ورود و خروج کارکنان در بازار در حال عرضه می باشد.که ابتدایی ترین آن از طریق کارت مخصوص به هریک از کارکنان ورود و خروج را ثبت می نماید و ازانواع پیشرفته آن می توان به دستگاههایی با حسگرهای اثر انگشت کارکنان نام برد.
این دستگاهها قابلیت ثبت درخواست مرخصی و ماموریت توسط کارکنان را دارا می باشد که پس از تایید سرپرست یا مدیر مربوطه به سیستم اصلی حقوق و دستمزد انتقال پیدا می نماید.
مرحله سوم-محاسبه حقوق و دستمزد
مهمترین مرحله محاسبه حقوق ودستمزد تهیه لیست حقوق و دستمزد می باشد. که در این مرحله اهمیت بالای نرم افزارهای حقوق و دستمزد قابل درک می باشد.در این مرحله نرم افزار می تواند با استفاده از اطلاعات ثبت شده در ابتدای سال شامل اطلاعات پایه که مربوط به قوانین کار ،کسورات قانونی و اطلاعات پرسنلی ونیز دادهای ثبت شده در طی دوره شامل ورود و خروج پرسنل،مرخصیها (ساعتی-روزانه-استحقاقی-استعلاجی و…)،ماموریتها(روزانه-ساعتی)،مساعده،اقساط وامهاو…اقدام به تهیه لیست حقوق و دستمزد نماید.
مهمترین خصوصیات یک لیست حقوق ودستمزد
- به موقع تهیه شود.
- هیچ گونه اشتباهی در تهیه آن صورت نپذیرفته باشد.
- اطلاعات شفاف و قابل اتکا داشته باشد.
- خروجی مالیات بر حقوق ودستمزد آن قابل دسترس باشد.
- محاسبات حق بیمه کارگر و کارفرما آن جهت ارائه به اداره مربوطه وپرداخت حق بیمه صورت پذیرفته باشد.
با توجه به حجم گسترده اطلاعات در محاسبه لیستهای حقوق و دستمزد چنانچه از روش دستی اقدام به تهیه لیست شود اشتباهات انسانی ونیز امکان درج مبالغ غیر قانونی در لیست امکان پذیر می باشد ولی استفاده از نرم افزارهای حقوق ودستمزد اشتباهات را به صفر رسانده و همچنین قادر خواهد بود از پرداخت وجوه غیر قانونی به اقراد سوء استفاده کننده جلو گیری نماید.
از دیگر کابردهای نرم افزارهای حقوق ودستمزد می توان به صدور سند حسابداری اتوماتیک حقوق و دستمزد در دفاتر شرکت نام برد.
امروزه یکی از مواردی که مورد توجه همه مدیران وسازمانها می باشد اهمیت مراقبت ورسیدگی به منابع انسانی هر سازمان می باشد. بزرگترین توقع کارکنان از سازمان خوداین است که حقوق ومزایای خود را بشکل منظم دریافت نمایند.لذا می بایست جهت حصول به این امر مهم که همان رضایتمندی پرسنل می باشد از تکنولوژی کمک گرفت.