متناظر هر رویداد مالی در برنامه حسابداری باید یک سند ثبت گردد، با توجه به اینکه، ورود و خروج کالا در انبار نیز یک رویداد مالی می باشد پس حتما نیاز به ثبت سند در نرم افزار حسابداری دارد. اسناد انبارداری به دو بخش اصلی تقسیم می شوند که در این نوشته به این دو سرفصل می پردازیم.
ثبت رسید در حسابداری انبار
با ورود هر کالا به انبار در نرم افزار انبارداری، نیاز به ثبت یک سند رسید انبار می باشد. سند رسید انبار شامل نام طرف حساب، اقلام کالای وارده، تعداد هر قلم و مبلغ هر قلم کالا می باشد، ممکن است بر اساس نوع رسید عوامل دیگری نیز در سند ثبت شده باشد مانند تخفیف، ارزش افزوده و …
جهت تبدیل اطلاعات رسید انبار به سند حسابداری ابتدا باید طرف بدهکار و بستانکار سند را شناسایی کنیم، طرف حساب در رسید انبار تحویل دهنده کالا می باشد و در نرم افزار جسابداریبصورت بستانکار ثبت می شود.با توجه به اینکه کالا های در حسابداری بعنوان دارایی جاری شناسایی می شوند و در سرفصل کل موجودی مواد کالا تعریف می شود، که بعنوان بدهکار سند ثبت خواهد شد.
موجودی مواد و کالا در سطح معین ممکن است بر اساس انبار، مراکز هزینه و … تفکیک شود که بنا به تشخیص حسابدار و یا نحوه عملکرد بنگاه اقتصادی این تفکیک انجام خواهد شد.
حتما مقاله حسابداری پروژه ها و نحوه تعریف درخت حساب ها (حسابداری پیمانکاری) مطالعه کنید.
ثبت حواله در حسابداری انبار
خروج کالا از انبار نیز در نرم افزار انبارداری بصورت یک سند ثبت می گردد که شامل پارامتر های ضروری زیر می باشد:
اقلام کالا، تعداد کالا و طرف حساب سایر پارامتر ها بصورت اختیار و بر حسب نیاز مجموعه میتواند اضافه گردد.
برای ثبت سند حواله انبار در برنامه حسابداری همیشه حواله باید بر اساس یکی از روشهای ریالی کردن انبار تعیین قیمت شود. در حواله انبار حساب بستانکار موجودی مواد و کالا می باشد. جهت ثبت طرف بدهکار نوع حواله اهمیت دارد، اگر حواله بابت فاکتور فروش صادر شده باشد حساب بدهکار، بهای تمام شده کالای فروش رفته خواهد بود.
در نرم افزار حسابداری حساب بدهکار حواله فروش از در آمد فروش کسر میگردد و معمولا معین آن زیر حساب درآمدها تعریف می شود. با توجه به اینکه حساب بدهکار می باشد از گردش آن از در آمد کسر خواهد شد.
اگر حواله جهت مصرف یا جهت ضایعات و … باشد حساب بدهکار یکی از سر فصلهای هزینه خواهد بود که بر اساس طرف حساب حواله مشخص می شود.
سایر اسناد انبار
در انبار بجز حواله و رسید اسناد دیگری نیز ثبت می شوند مانند اسناد تولید اسناد انتقال و … که در نهایت هر یک از این اسناد ترکیبی از حواله و رسید خواهند بود بطور مثال در سند تولید مواد اولیه برای مصرف حواله می شود و محصول نهایی تولید می شود. ثبت این اسناد هم در نرم افزار حسابداری بصورت ترکیبی از ثبت حواله و رسید خواهد بود.
بر اساس تعریف حسابها در برنامه حسابداری ممکن است جهت اسناد انتقال بین انبار ها سندی در حسابداری ثبت نگردد. در انتقال بین انبار ها موجودی کالا بابت انبار مبدا بستانکار و بابت انبار مقصد بدهکار خواهد شد و اگر موجودی ریال انبار ها در نرم افزار حسابداری به تفکیک ثبت نشده باشد نیاز به ارسال سند نیست.
