با توجه به تنوع سیستمهای حسابداری در این نوشته سعی بر آن شده که اطلاعات لازم را در اختیار شما قرار دهیم که بتوانید راحتتر نرم افزار حسابداری مناسب خود را انتخاب کنید.
با خواندن این مقاله با این نکته که یک نرم افزار حسابداری می تواند چه نیازهایی از شما را برطرف کند و چه حداقل هایی را باید داشته باشد.
کدینگ حساب چیست و چطور باید کدینگ حساب را تعریف کرد
برای ثبت اسناد حسابداری ابتدا شما باید حسابهایی را که با آنها سرو کار دارید در سیستم تعریف کنید و جهت دسترسی سریع و مرتب سازی حسابها در سیستمهای کامپیوتری به هر حساب یک کد داده می شود که به این ساختار کدینگ حسابداری می گوییم.
برخی از نرم افزار های حسابداری کدینگ مشخصی را برای شما در نظر گرفته اند و برخی دیگر تعریف این کدینگ را به عهده شما قرار می دهند. اگر شما حسابدار هستید و یا به اندازه کافی با حسابداری آشنا می باشید نرم افزاری را انتخاب کنید که تعریف کدینگ را بتوانید به راحتی تعریف کنید یا تغییر دهید.
اگر خیلی حسابداری نمی دانید با آشنایی کمی با حسابداری دارید از نرم افزارهایی استفاده کنید که کدینگ را در اختیار شما قرار میدهد.
نکته: اغلب نرم افزار هایی که کدینگ قابل تغییر دارند می توانند بسته به فعالیت شما کدینگ مناسب کسب و کار شما را بصورت آماده در اختیارتان قرار دهند.
نکته: اگر سیستمی انتخاب می کنید که کدینگ از پیش تعیین شده دارد دقت کنید این کدینگ تا حد امکان با نشریه ۱۶۶ حسابرسی مطابق باشد.
سطوح حساب چیست و و به چند سطح حساب نیاز هست
یکی از نکاتی که حسابداران به آن توجه می کنند و شرکت های نرم افزاری برروی این امکان مانور می کنند تعداد سطوح حساب می باشد.
لازم است بدانید که هر نرم افزاری که انتخاب می کنید باید حداقل ۳ سطح حساب داشته باشد، سه سطح حسابی که حتما در حسابداری برای شما لازم است : حساب کل، حساب معین و حساب تفصیلی است
وجود گروه در حسابداری می تواند کمک کننده باشد البته نقش گروه به پررنگی سه سرفصل گفته شده در بالا نمی باشد.
در بعضی از کسب و کارها مانند پیمانکاری وجود دو سطح تفصیلی دیگر در بعضی مواقع بخصوص در گروه درآمدها و هزینه لازم بنظر میرسد.
در بیست سال گذشته کسب و کارهای بسیاری را دیدم و با اطمینان می گم هیچ کسب و کاری نیست که بیش از این ۵ سطح حساب را نیاز داشته باشد مگر آنکه حسابدار به تعریف کدینگ مسلط نباشد.
نکته : اگر نرم افزاری وعده سطوح تفصیلی نامحدود یا بیش از سه سطح تفسیل را داد بدانید کاربردی ندارد.
تفصیلی شناور
در بسیاری از موارد شما یک حساب تفصیلی را در سرفصل های معین متفاوت استفاده می کنید اجازه بدهید یک مثال بزنیم:
حساب بانکی می تواند هم موجودی نقد داشته باشد، هم اسناد در جریان وصول و اناد پرداختنی هریک از این حساب ها سر فصل معین جداگانه دارند اما حساب تفصیلی اینها مشترک است.
در تفصیلی شناور شما برای هر حساب بانکی یک کد تعریف می کنید و آن حساب تفصیل را با همان کد می توانید زیر تما سرفصل های معین شناسایی کنید.
شاید این قابلیت در سرفصل حسابهای بانکی خیلی نقش پررنگی نداشته باشد اما در سرفصل هزینه و درآمد جهت تعریف مراکز هزینه و پروژه بسیار گره گشا خواهد بود.
توجه داشته باشید هر نرم افزار حسابداری که انتخاب میکنید حتما قابلیت تفصیل شناور را داشته باشد.
تفصیلی شناور به تنهایی فقط یک امکان است، پس از کنترل وجود این امکان بهتر است گزارشات نرم افزار در زمینه تفصیلی شناور کنترل شود.
مهمترین عامل در انتخاب یک نرم افزار گزارشات آن است و قابلیت تفصیلی شناور زمانی برای شما جادو می کند که نرم افزار حسابداری بتواند گزارشات خوبی را به شما ارائه دهد.
چه گزارشاتی را برای تفصیلی شناور کنترل کنم؟
گزارشت زیر حداقل گزارشاتی است که شما باید بتوانید از تفصیلی شناور بگیرید:
- گردش و سرجمع حساب تفصیلی در تمام حسابهای معین
- گردش و سرجمع حساب تفصیلی در حساب کل
- گردش و سرجمع حساب تفصیلی بتفکیک حساب معین
- گردش و سرجمع حساب تفصیلی بتفکیک حساب کل
اگر کسب و کار شما به نحوی است که به بیش از یک حساب تفصیل در هر حساب معین نیاز دارید به گزارش زیر هم نیاز پیدا می کنید:
گزارشات ذکر شده فوق به تفکیک سطح استفاده شده سرفصل.
لازم است به این نکته توجه کنید که سطوح تفصیلی بصورت موازی در سیستم قابل استفاده باشد و این سطوح زیر هم تعریف نشوند، منظور از موازی بودن حسابهای تفصیلی این است که، اگر یک حساب تفصیلی در یک سرفصل معین در سطح اول و در سرفصل دیگر در سطح دوم تعریف شود شما بتوانید هر دو سطح را بصورت سرجمع نیز گزارش گیری کنید.
زیر سیستمهای متصل به حسابداری
سیستم حسابداری در یک مجموعه نرم افزار مالی و اداری قلب نرم افزار و هسته مرکزی آن می باشد.
ما در هر بنگاه اقتصادی اولین هدف از استقرار یک سیستم مالی را کنترل و ثبت دقیق اطلاعات حسابداری و دفاتر قانونی می دانیم. پس اگر هر سیستم دیگری که با تراکنشهای مالی در ارتباط است در مجموعه شما مستقر شد باید بتواند خوراک نرم افزار حسابداری شما را تهیه کند.
مهمترین زیر سیستمهای مرتبط با مالی به قرار زیر است:
- سیستم فروش
- سیستم انبار
- سیستم دریافت پرداخت
- سیستم حقوق و دستمزد
- سیستم تامین (خرید)
- سیستم اموال و دارایی های ثابت
- سیستم امور سهامداران
سیستم فروش
سیستم فروش یکی از نرم افزارهای مهم است که با نرم افزار حسابداری ارتباط مستقیم دارد.
هر فاکتور فروش منجر به صدور یک سند حسابداری خواهد شد که طی آن سند طرف حساب بدهکار و حساب فروش و در آمدها بستانکار خواهد شد.
نکته: نحوه ثبت سند حسابداری فروش را بخوانید.
پس اگر سیستم فروش بتواند این سند را به سیستم مالی انتقال دهد:
- سرعت کار واحد حسابداری را افزایش می دهد
- خطای انسانی کاربران را کاهش میدهد
- یکپارچگی سیستم را تامین می کند
- اعتبار عملکرد مالی را بالا میبرد
پس اگر نرم افزار فروش تهیه می کنیم حتما این نرم افزار با نرم افزار حسابداری موجود مرتبط باشد.
سیستم انبارداری
نرم افزار انبارداری در هر مجموعه بازرگانی، تولیدی، یا پخش و توزیع از مهمترین زیر سیستمهاست.
کنترل موجودی تعدادی کالا وظیفه اصلی نرم افزار انبار است، که یک نرم افزار جامعه انبار بحث حسابداری انبار را نیز پوشش خواهد داد.
حسابداری انبار محاسبه ارزش موجودی کالای انبار و همینطور بهای تمام شده کالای فروش رفته یا کالای مصرف شده می باشد.
نکته : روشهای محاسبه بهای تمام شده کالا در این مقاله توضیح داده شده
محاسبات ریالی انبار کار بسیار پیچیده و زمانبری است پس یک سیستم انبار که بتواند روشهای محاسباتی را بدون خطا و با سرعت انجام دهد بسیار می تواند کمک کننده باشد.
اگر از سیستم ادواری درانبار استفاده می کنید در پایان سال مالی حتما به این محاسبات نیاز پیدا می کنید و اگر از روش ثبت دائمی استفاده می کنید. هر روزه با این سیستم ها و محاسبات انبار سرو کار دارید.
پس ضرورت استفاده از حسابداری انبار و مرتبط کردن آن با سیستم حسابداری بر کسی پوشیده نیست.