حضور و غیاب
بزرگ‌ترین معضل معاونت منابع انسانی حضور و غیاب کارمندان و دردسرهای مرتبط به آن است. تعدادی از کارمندان(نه همه‌ی آنها) حضور و غیاب را نوعی بازی تلقی می‌کنند که باید در آن پیروز شوند. یعنی بعنوان مثال چه زمانی وارد شوند و یا چه زمانی خارج شوند که هیچ‌کس متوجه کم‌کاری آنها نشود. و یا اینکه چگونه ساعت بزنند تا به طور همزمان هم از مزایای اضافه‌کاری بهره‌‌مند شوند و هم مزایای تفریح با دوستان.
مدیریت زمان حضور و غیاب یکی بزرگ‌ترین دردسرهای مدیران و سرپرستان مربوطه است؛ چرا که نه تنها نیازمند صرف زمان و توجه بسیار است بلکه هنگامی که اشتباهاتی نیز در این راستا رخ دهد باعث می‌شود تا شرکت یا سازمان آسیب دیده و روز به روز پول از دست بدهد. همچنین جضور و غیاب پایه محاسبات جهت نرم افزار حقوق و دستمزد می باشد.اما راه حل چیست؟
دستگاه حضور و غیاب
یکی از مزایای نرم‌افزار و دستگاه حضور و غیاب آن است که آنها می‌توانند زمان حضور و غیاب را اتوماسیون کرده است. حضور و غیاب برای کارمندان با استفاده از این دستگاهها بسیار راحت‌تر می‌شود. همچنین برای مدیران نیز تأیید زمان حضور و حقوق واریزی کارکنان به امری راحت‌تر تبدیل شده است. آنها حتی می‌توانند اشتباه افراد هنگام استفاده از سیستم ورود و خروج را تشخیص داده و کسی را به دلیل اشتباه متضرر ننمایند و همچنین بتوانند برنامه‌های کاری کارآمدتری را طرح‌ریزی کنند که مطابق با نیازهای واقعی سازمان باشد. نرم‌افزارها و دستگاه حضور و غیاب همچنین ایمن‌تر هستند. این دستگاهها و نرم‌افزارها می‌توانند دست کارمندان متقلب را ببندند تا بعنوان مثال کسی از همکاران به جای آنها کارت نزند. در حال حاضر می‌توان نرم‌افزارها و دستگاه حضور و غیاب نوینی را پیدا کرد که از سیستم‌های پیچیده‌ی تشخیص اثر انگشت، تشخیص چهره و دیگر فرایندهای دیجیتال پیشرفته برای ثبت حضور استفاده می‌نمایند. بهره‌گیری از این دستگاهها و نرم‌افزارها نه تنها مدیریت کارای نیروی کار را آسان‌تر می‌سازد بلکه به سازمان‌ها و شرکت‌ها این اجازه را می‌دهد تا مبالغ پرداختی به نیروی کاری خود را به طریقی بهبود بخشند که هزینه‌های آنها کاهش یابد. در واقع با استفاده از این دستگاهها، حضور و غیاب دیگر یک بازی قلمداد نشده و تمرکز بر بهره‌وری و ایجاد سود برای شرکت خواهد بود.
برخی مزایای دستگاه حضور و غیاب برای سازمان و منابع انسانی
- شفافیت: نرم‌افزارها و دستگاه حضور و غیاب راهی غیرقابل مقایسه جهت آگاهی از نحوه و زمان عملکرد افراد می‌دهند. اگر فردی مدیریت بخشی را بر عهده داشته باشد بی‌درنگ از حضور به موقع افراد مطلع خواهد شد.
- صرفه‌جویی در زمان: اگر کارمندان بخش مدیریت منابع انسانی بخواهند امور خود را به صورت دستی انجام دهند بی‌شک زمان زیادی تلف خواهد شد و نیاز این بخش به استخدام افراد بیشتر موجب پیدایش هزینه‌های بیشتر خواهد شد. اما با این دستگاهها و بعنوان مثال فقط با ثبت اثر انگشت، زمان و میزان حضور آنها به صورت اتوماتیک محاسبه خواهد شد و تنها چیزی که مدیران بخش نیروی انسانی باید انجام دهد آن است که حضور و غیاب را با یک کلیک ساده به دست آورد.
- بهبود وقت شناسی: استفاده از این دستگاهها می‌تواند حس وقت‌شناسی را در کارمندان تقویت کند.
- بهبود بهره‌وری: هنگامی که افراد دیگر راهی برای تقلب نداشته باشند، سعی می‌کنند تا با افزایش بهره‌وری به مزایای بهتر برسند.
- تسهیل مدیریت غیاب کارکنان: در واقع با استفاده از این دستگاهها و نرم‌افزارهای مرتبط، می‌توان حضور و غیاب کارکنان را به طور مستقیم در محاسبه‌ی حقوق آنها دید. این خود باعث کاهش امور مرتبط به معاونت نیروی انسانی و هزینه‌های آنها می‌شود.
جمع‌بندی:
مدیریت نیروهای انسانی کاری طاقت فرسا است و هرچه تعداد افراد بیشتر باشد، امور مرتبط به این حوزه بیشتر، طاقت‌فرساتر و هزینه‌برتر خواهد بود. استفاده از نرم‌افزارها و دستگاه حضور غیاب پیشرفته که از تکنولوژی‌های نوین استفاده می‌کنند، می‌تواند به بهبود وضعیت سازمان، بهبود بهره‌وری، افزایش کارایی کارکنان، کاهش هزینه‌های مدیریت منابع انسانی، و تسهیل امور آنها ختم شود. به همین دلیل پیشنهاد می‌شود اگر کسب و کاری دارید و یا در این معاونت‌ها یا بخش‌ها مشغول به کار هستید، حتماً از این نرم‌افزارها و دستگاهها استفاده نمایید تا هزینه‌هایتان و کارهایتان کمتر شود.