ساعت‌ها وقت صرف کردن و مصرف کاغذ برای ثبت، بررسی، بازبینی و عیب‌یابی فرم‌های حقوق و دستمزد، همراه با هزینه‌های باورنکردنی این وظایف به‌صورت فیزیکی و انسانی، به‌اندازه‌ی کافی دلایل موجهی برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا به لزوم استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد برای سروسامان دادن به این بخش مهم از کار خود بی اندیشند.
البته بسیاری از مجموعه‌ها که مدت‌ها است از نرم افزار حقوق و دستمزد استفاده می‌کنند، می‌دانند که مزیت بهره‌گیری از این نرم افزارها چیزی بیش از صرفه‌جویی در وقت و هزینه‌ی کاغذ و نیروی انسانی است.البته این مزایا در سازمان‌های مختلف به شیوه‌های متفاوتی نمود می‌کند، اما شاید بهترین دلیل برای استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد ، مدیریت یکپارچه نیروی انسانی و هر آنچه مربوط به این بخش است.
در این مقاله به توضیح برخی از این مزایا خواهیم پرداخت تا اطمینان حاصل شود که تهیه نرم افزار حقوق و دستمزد به نفع تمام مجموعه کاری خواهد بود. این دلایل به شرح زیر است :
- ارسال فیش حقوقی الکترونیکی توسط نرم افزار حقوق و دستمزد به نفع کارمندان است.
- استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد به یکپارچگی مدیریت در سازمان‌ها کمک می‌کند.
- تمام قوانین کاری جدید در نرم افزار حقوق و دستمزد اعمال می‌شود.
- امنیت اطلاعات در نرم افزار حقوق و دستمزد بسیار بالا است.
- استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد نیازی به متخصص IT یا حسابدار ندارد.
- نرم افزارهای حقوق و دستمزد می‌توانند هر نوع فیش حقوقی را صادر کنند.
- استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد نمادی از پیشرفته بودن یک مجموعه است.
- صرفه‌جویی ناشی از استفاده از نرم افزارهای حقوق و دستمزد به معنی رشد مجموعه است.
۱- ارسال فیش حقوقی الکترونیکی توسط نرم افزار حقوق و دستمزد به نفع کارمندان است.
امروزه به دلیل دسترسی افراد به اینترنت پرسرعت و امکانات بی‌شمار گوشی‌های هوشمند، همچنین تشویق بانک‌ها به استفاده از نرم افزارهایی مثل موبایل بانک برای انجام امور مالی و اشتیاق خود افراد برای استفاده از پست‌های الکترونیکی به دلیل امنیت بالا، کارمندان تمایل زیادی برای انجام امور خود به صورت اینترنتی دارند. بر اساس تحقیقات انجام‌شده از میان ۳۰ هزار کارمند توسط انجمن حقوق و دستمزد آمریکا ۷۳ درصد افراد مایل‌اند ریز جزئیات حقوقی خود را توسط ایمیل دریافت کنند. این آمار در ایران نیز بسیار بالا است. سیستم نرم افزارهای حقوق و دستمزد می‌تواند به راحتی فیش حقوقی افراد را با جزئیات بیمه، کسورات ،تشویقی، مرخصی و سایر موارد آماده و به آدرس پست الکترونیک تمام کارمندان ارسال کند.
۲-استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد به یکپارچگی مدیریت در سازمان‌ها کمک می‌کند.
یکی از معضلات سازمان‌های بزرگ، با وجود مکانیزه شدن سیستم‌های حضوروغیاب و ثبت مرخصی‌های ساعتی و روزانه، محاسبه تمام این موارد در هنگام پرداخت حقوق ماهیانه است. مدیریت ساعات کاری کارمندان، حضور یا عدم حضور آن‌ها در سازمان، مدت‌زمان اضافه‌کاری،تعداد روز و ساعات مأموریت‌های داخل شهری و خارجی، مرخصی‌های استفاده و ذخیره‌شده، استفاده از ویژگی شناوری ساعت ورود و خروج و غیره همگی از مواردی هستند که در اغلب سازمان‌ها تحت نظارت و مدیریت بخش منابع انسانی است.
ثبت این اطلاعات به‌طور دقیق و بعد اعمال همه آن‌ها در هنگام محاسبه حقوق و دستمزد امری پیچیده و زمان‌بر است. ضمن آن‌که ممکن است همواره با اعتراضاتی از طرف کارمندان مواجه شود. سیستم نرم افزارهای حقوق و دستمزد می‌تواند تمام این موارد را پوشش داده و دقت و یکپارچگی مدیریت منابع انسانی را برای یک سازمان به ارمغان بیاورد. همچنین در مواقعی لزوم جزئیات هر مورد اشاره شده را به راحتی از بانک اطلاعاتی خود استخراج و در اختیار کارمندان قرار دهد.
۳-تمام قوانین کاری جدید در نرم افزارهای حقوق و دستمزد اعمال می‌شود.
قوانین کاری جدیدی که برای حق بیمه و مالیات تصویب می‌شوند، باید به محض ابلاغ به سازمان‌ها اعمال شوند. تغییرات به وجود آمده هرچند جزئی می‌تواند تا هنگام پذیرفته شدن و جا افتادن قوانین، روند انجام محاسبات حقوق و دستمزد را با کندی مواجه کند. اما شرکت‌های تولیدکننده نرم افزارهای حقوق و دستمزد بلافاصله این قوانین را در نرم افزار خود اعمال کرده و نسخه به‌روزرسانی شده خود را در اختیار صاحبان نرم افزار قرار می‌دهند تا قوانین با سرعت و بدون وقفه از لحظه ابلاغ، روی فیش‌های حقوقی اجرایی شود.
همچنین بسیاری از نرم افزارهای حقوق و دستمزد امکان تغییرات را برای خود کاربران فراهم کرده‌اند تا هر زمان که لازم باشد ارقام و اعدادی مثل مالیات و حق بیمه قابل‌تغییر باشند.
۴-امنیت اطلاعات در نرم افزارهای حقوق و دستمزد بسیار بالا است.
تقریباً هیچ کارمندی مایل به اعلام میزان حقوق دریافتی خود نیست. این یک امر طبیعی و در میان اغلب انسان‌ها موضوع ذهنی مشترکی است. بنابراین عدم صدور فیش حقوقی کاغذی یکی از ویژگی‌های مثبت استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد است.در روش کاغذی ممکن است فیش حقوقی به دست هر شخصی افتاده و مورد سو استفاده قرار گیرد. اما صدور نسخه الکترونیکی که به صندوق شخصی هر فرد ارسال می‌شود می‌تواند تا حد زیادی امنیت آن را حفظ کند.
قفل‌های امنیتی تعبیه‌شده توسط شرکت‌های طراحی نرم افزار حقوق و دستمزد نیز شیوه مطمئنی برای مدیران است تا بتوانند بانک اطلاعات حقوق کارمندان خود را از دستبرد و آسیب محافظت کنند.
۵-استفاده از نرم افزارهای حقوق و دستمزد نیازی به متخصص IT یا حسابدار ندارد.
یکی از بزرگ‌ترین مزایای استفاده از نرم افزارهای حقوق و دستمزد این است که تمام محاسبات مربوطه به صورت کاملاً اتوماتیک و بسیار دقیق انجام می‌شود.به همین دلیل محاسبه حقوق و دستمزد بیشتر به واردکردن اطلاعات شبیه است تا یک عمل حسابداری. بنابراین می‌توان از نیروی‌هایی که تخصصی در حسابداری ندارند نیز استفاده کرد.
همچنین ساده و کاربرپسند بودن ظاهر و عملکرد نرم افزارهای حقوق و دستمزد باعث می‌شود هر فرد غیرمتخصصی در زمینه‌یIT نیز بتواند از آن استفاده کند.
۶-نرم افزارهای حقوق و دستمزد می‌توانند هر نوع فیش حقوقی را صادر کنند.
جزئیاتی که هر سازمان یا مجموعه لازم می‌داند در فیش حقوقی کارمندان خود درج کند با یکدیگر متفاوت است. ترتیب قرارگیری و ظاهر این اجزا نیز امری سلیقه‌ای است. یکی از بهترین ویژگی‌های نرم افزارهای حقوق و دستمزد همین موضوع انعطاف‌پذیری آن‌ها در تغییرات دلخواهی است که ممکن است مدیران بخواهند بنا به صلاحدید خود در فیش حقوقی کارمندان اعمال کنند.
۷-استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد نمادی از پیشرفته بودن یک مجموعه است.
اگر مجموعه‌ای توسط نرم افزار حقوق و دستمزد هرماه یک فیش حقوقی کامل برای تمام کارمندان خود صادر می‌کند، در حقیقت پیشرفته و به‌روز بودن خود را نشان داده است، علاوه بر آن‌که استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد نمادی از رویکرد صادقانه افراد در موردمحاسبه حقوق و دستمزد کارمندان است.
۸-صرفه‌جویی ناشی از استفاده از نرم افزارهای حقوق و دستمزد به معنی رشد مجموعه است.
هزینه‌ی گزافی که هرماه در هنگام محاسبه حقوق کارمندان بابت کاغذ و جوهر چاپ از بین می‌رود با استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد به جیب سازمان برمی‌گردد و می‌توان آن را صرف کارهای دیگری کرده و بهره‌ی بیشتر از آن برد.
30