تحلیل SWOT مخفف چهارعبارت: نقاط قوت Strengths، نقاط ضعف Weaknesses فرصت ها Opportunities و تهدیدها Threats است. طبق تعریف، نقاط قوت (S) و نقاط ضعف (W) فاکتورهای داخلی در نظر گرفته می شوند که شما می توانید تا حدی بر آنها کنترل داشته باشید. همچنین بر اساس تعریف، فرصت ها (O) و تهدیدها (T) از عوامل خارجی در نظر گرفته می شوند، که شما اساسا هیچ کنترلی بر آنها ندارید.
تحلیل SWOT شناخته شده ترین ابزار برای ارزشیابی و تجزیه و تحلیل موقعیت استراتژیک کلی کسب و کار و محیط پیرامون آن است. هدف اصلی آن شناسایی استراتژیهایی است که با ایجاد یک مدل کسب و کار ویژه، منابع و تواناییهای سازمان را به بهترین وجه ممکن با شرایط محیطی شرکت هماهنگ می کند.
به عبارت دیگرتحلیل SWOT ، پایه ای برای ارزیابی پتانسیل داخلی و محدودیت ها و فرصت های احتمالی و تهدیدهای ناشی از محیط خارجی است. این تحلیل کلیه عوامل مثبت و منفی در داخل و خارج از شرکت را که بر موفقیت کسب و کار تأثیر می گذارد را مشاهده می کند. با بررسی دقیق محیطی که شرکت در آن به فعالیت می پردازد و با استفاده از شناسایی و پیش بینی روندهای در حال تغییر، به فرآیند تصمیم گیری سازمان کمک می کند. حال به بررسی این چهار عامل مهم در تحلیل SWOT می پردازیم:
نقاط قوت (Strengths):
نقاط قوت، ویژگی هایی است که ما را قادر می سازد مأموریت سازمان را به انجام برسانیم. به بیان دیگر، مبنایی است که می توان موفقیت را بر اساس آن ایجاد کرد و به آن تداوم بخشید. نقاط قوت می توانند ملموس یا نامحسوس باشند. اینها در واقع همان مواردی هستند که شما در آن مهارت و تبحر دارید. ویژگیها ی فردی و گروهی که کارکنان شما دارند و ویژگیهای متمایزی که به سازمان شما پایداری و ثبات می دهد.
نقاط قوت جنبه های سودمند یا توانایی های یک سازمان است که شامل صلاحیت های فردی، قابلیت های سازمانی، منابع مالی، محصولات و خدمات، حسن نیت مشتری و وفاداری به برند است. به عنوان نمونه هایی از نقاط قوت سازمانی می توان از منابع وسیع مالی، خط تولید گسترده، عدم بدهی شرکت، کارمندان متعهد و غیره نام برد.
نقاط ضعف (Weaknesses)
نقاط ضعف ویژگی هایی هستند که از انجام ماموریت و دستیابی به پتانسیل کامل ما جلوگیری می کنند. این نقاط ضعف با تأثیرات منفی خود، موفقیت و رشد سازمانی را کاهش می دهند. نقاط ضعف عواملی هستند که با استانداردهایی که احساس می کنیم باید مطابقت داشته باشند مطابقت ندارند.
نقاط ضعف در یک سازمان می تواند مواردی همچون: استهلاک ماشین آلات، کمبود امکانات کافی تحقیق و توسعه، محدود بودن دامنه ی محصولات، ضعف در تصمیم گیری و غیره باشد. نقاط ضعف قابل کنترل بوده و باید به حداقل رسیده و حذف شوند. به عنوان مثال برای رفع مشکل ماشین آلات فرسوده، می توان ماشین آلات جدیدی خریداری کرد. مثالهای دیگر شامل: ضعفهای سازمانی، بدهیهای کلان، گردش مالی بالای کارمندان، روند تصمیم گیری پیچیده، هدر رفت زیاد مواد اولیه و مواردی از این دست است.
فرصت ها (Opportunities)
فرصت ها توسط محیطی که سازمان ما در آن فعالیت می کند، ارائه می شوند. این موارد زمانی بوجود می آیند که یک سازمان بتواند با استفاده از شرایط موجود در محیط، برای برنامه ریزی و اجرای استراتژی هایی که سودآوری بیشتری برای آن ایجاد می کند، بهره ببرد. سازمان ها می توانند با استفاده از فرصت ها، از مزیت رقابتی برخوردار شوند.
سازمان باید هوشیار بوده و فرصت ها را بشناسد و هر زمان که این فرصت ها پیش آمد از آنها استفاده کند. انتخاب اهدافی که در عین حال هم به نتایج مطلوبی ختم شوند و هم به بهترین نحو به مشتریان خدمت رسانی کنند، امری دشوار است.
فرصت ها ممکن است از طریق بازار، رقابت، دولت، صنعت و یا فناوری به وجود آیند. به طور مثال امروزه افزایش تقاضا برای ارتباطات از راه دور همراه با تسهیل مقررات، فرصت خوبی برای شرکتهای جدید ایجاد نموده تا با ورود به بخش های مخابراتی، برای کسب درآمد با شرکتهای موجود رقابت کنند.
تهدید ها (Threats)
تهدیدها زمانی بوجود می آیند که شرایط در محیط بیرونی، قابلیت اطمینان و سودآوری سازمان را به خطر بیندازند. تهدیدات غیرقابل کنترل اند. وقتی تهدیدی ایجاد می شود، ثبات و بقا می تواند در معرض خطر قرار گیرند. نمونه هایی از تهدیدها عبارتند از: ناآرامی در بین کارمندان، تغییرات دائمی فناوری، تولید مازاد حاصل از رقابت، جنگ قیمت ها ، کاهش سود صنعت و غیره.