به لطف طیف وسیعی از نرم افزارهای حسابداری موجود برای کسب و کارهای متوسط و کوچک امروز، راحت تر می توان حساب پول های خرج شده کسب و کار را داشت.
درحالی که نرم افزارهای حسابداری، دفترداری و حساب و کتاب را برای کسب و کارهای کوچک آسان تر کرده‌اند، خطاها و اشتباهات بسیار رایجی را – از دسته بندی نادرست یک معامله تا انجام دادن تمامی حساب ها توسط خود شما – انجام می دهند.
برخی از اشتباهات حسابداری جزئی و ناچیز است و – هنگامی که به ضرورت توسط فردی در کسب و کارتان مشخص می شوند – به راحتی قابل حل هستند. اما اشتباهات جدی تری نیز وجود دارد که می تواند تاثیر قابل توجهی بر روی سلامت مالی کسب و کارتان داشته باشند.
به مرور زمان، شیوه های حسابداری ضعیف می تواند واقعیت سلامت مالی شرکت شما را خدشه دار کند. در موارد جدی، اشتباهات مکرر حسابداری و روش های حسابداری بد می تواند کسب و کار شما را به ورشکستگی یا اداره امور شرکت ها بکشاند.
در این مقاله به هشت خطای رایج حسابداری کسب و کارهای کوچک خواهیم پرداخت و توضیح می دهیم که چگونه می تواند باعث مشکلات، هم کوچک و هم قابل توجه، برای کسب و کارتان شوند.
حتما مقاله دفاتر قانونی در نرم افزار حسابداری کدام است و چه مشخصاتی دارد؟ مطالعه کنید.
۱. فرض اینکه سود همیشه به معنای جریان نقدی است
شما به تازگی قراردادی ۵۰ هزار دلاری را بسته‌اید که به سرانجام رساندن آن سه ماه برای شرکت تان طول می‌کشد. این معامله برای کسب و کارتان ۲۰ هزار دلار برای تامین مالی پروژه هزینه خواهد داشت، پس ۳۰هزار دلار سود را برای این معامله ثبت می‌کنید قبل از اینکه چیزی را تحویل داده باشید.
این اشتباه بزرگی است. چه اتفاقی می افتد اگر معامله به جای سه ماه، به مشکلی برخورد که باعث شود با سه ماه تاخیر انجام بگیرد؟ اگر هزینه های شما افزایش یابد و برآورد ۲۰۰۰۰ دلار هزینه شما را نادرست کند چه؟
وسوسه انگیز است که هر معامله را هنگام بستن به عنوان درآمد بنویسید – هرچه باشد درآمد جدیدی برای کسب و کارتان است. اما چنین کاری باعث می شود شرکت تان بهتر از آنچه که واقعا هست به نظر برسد و تصویر تحریف شده ای از شرایط واقعی شرکت تان پیش روی شما بگذارد.
۲. جدی نگرفتن دفترداری به اندازه کافی
کلید حسابداری موثر ثبت کردن همه چیز است، از معاملات کوچک گرفته تا پرداخت های بزرگ از مشتریان و خریداران. بسیار مهم است که مطمئن باشید همه چیز ثبت و به درستی در حساب های تان دسته بندی می‌شود.
مهم نیست شرکت تان چقدر کوچک است، جدی گرفتن حسابداری به شما تصویری دقیق و قابل اطمینان از سلامت شرکت تان می‌دهد و باعث می‌شود تعیین کنید عملکردتان در دوره ای خاص چقدر خوب (یا ضعیف) بوده است.
ایجاد یک سیستم حسابداری و دفترداری جدی، از دسته بندی کردن درست انواع مختلف دارایی ها و بدهی ها تا انجام بررسی ماهانه حساب ها و دفترها، برای کسب و کارتان کلید حفظ کردن امنیت مالی آن است.
۳. شکست در تعیین کارکنان و پیمانکاران
آیا کسب و کارتان کارمند دارد؟ اگر چنین است، آیا آنها کارمند کسب و کارتان هستند، یا افراد یا شرکت هایی هستند که برای قراردادی استخدام کرده‌اید؟ تفاوت بسیار بزرگی بین کارمند و پیمانکار است – تفاوتی که لازم است در نظر داشته باشید.
درک تفاوت بین کارمند و پیمانکار، همچنین پیامدهای حسابداری این تفاوت، برای جلوگیری از ثبت اشتباه حساب‌های کسب و کارتان حیاتی است.
۴. مدیریت تمامی حساب‌های‌تان در خانه
آیا تمامی امور حسابداری و دفترداری تان را در خانه انجام می‌دهید؟ هنگامی که یک کسب و کار بسیار کوچک را با درآمد محدود پیش می برید، وسوسه انگیز خواهد بود که برای کاهش هزینه ها خودتان حسابداری را انجام بدهید.
درحالی که برعهده گرفتن امور حسابداری به نظر روش خوبی برای صرفه جویی در هزینه است، می تواند در واقع برای کسب و کارتان هزینه بر شود. داشتن یک حسابدار برایتان هزینه خواهد داشت تا اینکه خودتان امور حسابداری را انجام بدهید اما همچنین باعث صرفه جویی در هزینه ها می‌شود.
از کسورات مالیاتی که از آنها خبر ندارید تا خطاهایی که به سختی می توانید در شرکت خود ببینید اما یک کارشناس به راحتی متوجه آنها می‌شود، مدیریت تمامی حساب و کتاب ها در خانه باعث می‌شود فرصت صرفه جویی کردن در هزینه ها را از دست بدهید.
۵. عدم موفقیت در تطبیق دفاتر با حساب‌ها بانکی
مهم است که کسب و کارتان بطور مرتب حساب های بانکی اش را مغایرتگیری کند. مغایرت گیری فرایند بررسی است که در آن مانده حساب آنطور که در دفاتر شما فهرست شده است درست باشد و تضمین کند که با مانده واقعی در حساب های بانکی تان مطابقت دارد.
گهگاهی، هزینه‌ها و مخارج کوچکی وجود دارند که ممکن است به آنها فکر نکرده باشید تا در جایی ثبت نشوند. تطبیق دادن حساب های تان – از وجوه نقد بانکی کسب و کارتان تا حساب های قابل پرداخت – به شما اجازه می‌دهد به دقت وضعیت مالی تان را دنبال کنید.
کسب و کارهای کوچک باید همیشه هر ماه دفاترشان را تطبیق بدهند تا مطمئن شوند تمامی معاملات شان به درستی ثبت شده است و از هماهنگ نبودن دفاترشان با وضعیت واقعی حساب های شان جلوگیری کنند.
حتما مقاله آشنایی با صورت های مالی در حسابداری مطالعه کنید.
۶. فراموش کردن ثبت معاملات کوچک
کسب و کارتان چگونه معاملات کوچک را مدیریت می‌کند؟ به راحتی می‌توان فکر کرد که معاملات نقدی خرد بی اهمیت اند، اما ضروری است که کسب و کارتان سوابق همه هزینه هایش را داشته باشد هرچقدر هم که ناچیز باشند.
این موضوع به ویژه در محیط های خرده فروشی مهم است که معاملات بسیاری بصورت نقدی صورت می‌گیرد. همچنین مهم است سوابق معاملات کوچکی مانند پرداخت برای تحویل پستی را داشته باشید حتی اگر هزینه آن ناچیز است.
معاملات کوچک را ثبت و پیگیری کنید تا مدیریت معاملات بزرگ برایتان به مراتب راحت تر شود. با ثبت معاملات کوچک، قادر خواهید بود هنگامی که شرکتتان رشد کرد و تعداد معاملات افزایش یافت، حساب کتاب‌هایتان را به راحتی مدیریت کنید.
۷. ارتباط ضعیف با حسابدار
آیا حسابدارتان می‌داند کسب و کار شما چطور پیش می‌رود؟ مهم است که کسب و کارتان اطلاعات کاملی از معاملاتش داشته باشد و حتی مهم‌تر اینکه این اطلاعات به روشنی در اختیار حسابدار قرار بگیرد.
اشتباهات به ظاهر کوچک مانند خرید محصولات یا خدمات – به ویژه آنهایی که هزینه‌های ماهیانه دارند – و گزارش ندادن آنها به حسابدارتان می‌تواند باعث مشکلات جدی و بار کاری اضافی زیادی شود.
همانند ارتباط روشن با حسابدار، ثبت تمامی سوابق، چه بصورت دیجیتالی یا هر شکل دیگر، نظارت بر تمامی درآمد و هزینه‌های‌تان را راحت‌تر می‌کند.
۸. اختصاص ندادن بودجه شفاف به هر پروژه
آیا شرکتتان پروژه‌ها را بدون اینکه به هر کدام بودجه شفافی تخصیص بدهد شروع می‌کند؟ دنبال کردن یک پروژه بدون داشتن تصوری از هزینه هایی که برای شرکت خواهد داشت، به سادگی باعث می‌شود بیش از آنچه انتظارش را داشتید متحمل هزینه شوید.
عدم بودجه بندی موثر همچنین باعث می‌شود به سختی بتوانید پروژه‌ای را مهار کنید که به وضوح بیش از آنچه که باید برای شرکتتان هزینه دارد. اینکار باعث می‌شود شرکتتان بودجه محدود خود را بر روی پروژه هایی خرج کند که بازگشت سرمایه‌گذاری دارند.
هرچه کسب و کارتان پابرجاتر می‌شود بیشتر آگاه می‌شوید که چقدر کسب و کارتان برای ادامه فعالیت خود هزینه خواهد داشت. این موضوع باعث می‌شود بودجه تان را برای پروژه هایی تنظیم کنید که به اندازه کافی بزرگ هستند که موفقیت را ممکن بسازند اما بیش از حد بزرگ یا بی فایده نباشند.