یکی از مزایای نرم افزار حسابداری در هر بنگاه اقتصادی تولید گزارشات جهت تصمیم گیری مدیریتی می باشد. گزارشات تراز، آمار فروش، گزارشات مقایسه سالانه هزینه ها و در آمد ها از جمله گزارشاتی می باشند که جهت تصمیم گیری های مدیریتی قابل استفاده می باشند. اما وجود برخی پارامتر ها در گزارشات باعث می شود ارائه گزارش در جلسات تصمیم گیری و مدیریتی بیشتر مورد توجه قرار گیرد.
استفاده از نمودار در گزارشات مدیریتی
نمودار ها همیشه از جداول پر از اعداد گویا تر است، حتما پیش آمده که گزارشی را که برای تهیه آن زحمت کشیده اید و انواع آمار فروش و در آمد را مقایسه کرده اید هنگام ارائه در جلسه هیات مدیره با استقبال روبرو نشده. اما اگر بخشی از آن آمار را بصورت یک نمودار میله ای ارائه دهید همه مجذوب آن می شوند. امروزه برخی نرم افزار ها توانایی ایجاد انواع نمودار ها را دارند. برای تهیه این گزارشات برخی تولید کنندگان نرم افزار مالی امکاناتی مانند داشبورد مدیریت، سیستم گزارش ساز و … تهیه کرده اند، البته یکی از ابزار های پر قدرت در این زمینه نرم افزار اکسل است. اگر انواع گزارش ساز را در اختیار ندارید نگران نباشید بشرط آنکه کمی با اکسل آشنایی داشته باشید هر آنچه می خواهید می توانید بسازید.
حتما مقاله با ارزش ترین مهارتهای اکسل برای حسابداران را مطالعه کنید.
استفاده از آمار مقایسه ای در گزارشات مدیریتی
مقایسه در گزارشات و تصمیم گیری ها همیشه مهم است. شاید گفتن اینکه فروش ما در این ماه چند میلیون بوده خیلی توجه مدیران را جلب نکند اما اگر بگوییم که نسبت به ماه گذشته یا نسبت به همین ماه در سال گذشته این میزان افزایش یا کاهش داشته ایم قطعا مورد توجه قرار می گیرد. توجه داشته باشید همیشه مقایسه معیار ها را واقعی تر می کند. مقایسه ها می تواند بین پارامتر های مختلف صورت گیرد بطور مثال:
- بازه های زمانی یکسان مانند: سال مالی، ماه، دوره های سه ماهه و شش ماه و …
- مقایسه بین گروه مشتریان بر اساس کسب و کار شما مثلا در زمینه تجهیزات پزشکی بین پزشکان، کلینیک ها، بیمارستانها
- مقایسه بین مکانهای جغرافیایی مثل استانها، کشور ها، مناطق و …
- ومقایسه بین نوع محصولات شما
گزارشات مقایسه ای به مدیران نشان می دهد که به کدام سمت حرکت می کنند.
حتما مقاله استفاده از اکسل در حسابداری و ساخت گزارشات را مطالعه کنید.
نمودار مقایسه ای
اگر مدیر عامل یک شرکت هستید و می خواهید شرکا را برای انجام کاری متقاعد کنید حتما نمودار مقایسه ای ارائه کنید، آنچه می خواهید انجام دهید را با آنچه الان در حال انجام است در یک نمودار مقایسه کنید. مطمئن باشید اثر سخن شما را چند برابر می کند. تصویر همیشه گویا تر از اعداد است و تفاوت را سریعتر و بهتر نشان می دهد.
