وقتی برای کار در زمینهٔ حسابداری مهیا می‌شوید، باید بدانید که چطور می‌توانید حسابداری را برای آدمهای اطرافتان قابل درک سازید. بیشتر وقت شما صرف مدیریت دفتر روزنامه، دفتر کل و آماده کردن گزارشها می‌شود. با این حال اگر آگاه نباشید که گزارشها را چطور قابل فهم کنید قادر به انجام هیچکدام از این کارها نخواهید بود.
وقتی که در گزارش هایتان روی داده ها کار می کنید، ستون ها و ردیف هایی را حذف می کنید که به شما کمک خواهد کرد روی نتیجهٔ نهایی و جمع کل درآمد تمرکز کنید. اگر تمرکز شما روی نتیجهٔ نهایی نباشد مخاطبانتان سردرگم یا بی‌حوصله خواهند شد.
شما باید مطمئن شوید که می‌دانید چطور با مؤسسات مالی دیگر کار کنید. شما فردی هستید که در زمان پرداخت مالیات لازم است که با اداره مالیات کار کنید، و کسی هستید که مبالغ مربوط به اظهارنامه مالیاتی را در طول سال تسلیم می‌کنید. شما باید مهارت های لازم برای مدیریت این صورتحساب‌ها را داشته باشید ضمن اینکه محیطی را هم باید فراهم کنید تا کسانی که در دفتر هستند بفهمند جریان از چه قرار است.
اسناد و مدارک قلب هر کسب و کار خوب است، مخصوصاً اسناد حسابداری و امور مالی. اکسل وسیلهٔ مهمی است که می‌تواند به کارشناسان امور مالی و حسابداری کمک کند تا گزارشها را درست کنند، داده‌ها را تحلیل نمایند و راهبردهای مالی را آماده کنند. اگرچه شما ممکن است دانشی مقدماتی از اکسل داشته باشید، دربارهٔ توابع ویژه‌ای که می‌تواند کار شما آسان‌تر کند ممکن است اطلاع نداشته باشید.
چرا مهارت بالا در اکسل برای حسابداران مهم است؟
تسلط بر مایکروسافت اکسل برای حسابداران یک مهارت ضروری، و یک عامل کلیدی در رشد حرفه‌ای آنان است. در مصاحبه های استخدامی برای جذب نیروی مالی و حسابداری داشتن چنین مهارتی امتیاز مثبتی محسوب می شود.
البته وانمود کردن به استادی در اکسل سخت است. فرق بزرگی است بین مهارت یک حسابدار متوسط در این نرم‌افزار و یک حسابدار سطح بالا. استاد شدن در اکسل یک حرکت عالی در حرفهٔ حسابداری است. اگر چه شما لازم است که صبور باشید و وظائف حرفه‌ای‌تان را به خوبی انجام دهید تا بتوانید از پله‌های موفقیت بالا بروید – درست مثل هرکس دیگر – با این حال داشتن مهارت های بالا در اکسل می‌تواند به شما کمک کند که در نهایت به شغلی که واقعاً می‌خواهید برسید.
این یک راه امتحان شده و درست است.
اکسل همچنان ابزار مورد انتخاب در دنیای حسابداری و سرمایه‌گذاری برای فهم و تحلیل داده‌های مالی، یعنی پردازش اعداد و تدوین اطلاعات غیر عددی است. اکسل در سال ۱۹۸۵ درست شده است و با وجود تغییرات فراوان در تکنولوژی، هنوز هم در بیشتر صنایع کارها را با آن انجام می‌دهند. اکسل با استفاده‌های متنوعی که در تحلیل داده، مدیریت درآمدها و مخارج و پیش‌بینی و مدلسازی عملکرد مالی دارد بخش مهمی از صنعت امروز است.
متاسفانه، وانمود کردن به استادی در اکسل سخت است.
در دنیای تجارت هر جا را که نگاه کنید اکسل حضور دارد؛ مخصوصاً در حیطه‌هایی که مردم زیاد با عدد سر و کار دارند، مثل بازاریابی، توسعهٔ کسب‌وکار، فروش، بخشهای مالی و نرم افزار حسابداری. با وجود همهٔ حرف ها دربارهٔ مجموعه نرم‌افزارهای مالی همه منظوره در نهایت بسیاری از متخصصین، تحلیل‌های مالی را با استخراج داده‌ها از آن سیستم‌ها و نمایش آن بوسیلهٔ صفحه گسترده‌های اکسل انجام می‌دهند.
شاید بتوان گفت اگر می‌شد معیاری از لحاظ میزان خروجی نرم‌افزارها تعیین کرد، آنگاه اکسل پر استفاده ترین نرم‌افزار در دنیای تجارت خواهد بود.
با اکسل می‌توان تحلیل‌های سنگین انجام داد
اکسل به کاربران امکان می‌دهد که تحلیل‌های کیفی سنگین انجام دهند، و این یکی از دلائلی است که چرا تا این حد در صنعت حسابداری و امور مالی با ارزش تلقی می‌شود. این برنامه به شما اجازه می‌دهد که حجم عظیمی از اطلاعات را پشت سر هم وارد و آن را تفسیر کنید، و می‌تواند در حالیکه اطلاعات ورودی را دستکاری می‌کنید آمار و ارقام جدیدی به شما تحویل دهد.
از حسابداران در سطح متوسط انتظار می‌رود چیزهایی مانند اینکه چطور از توابع Vlookups و Hlookup و جدول های محوری استفاده کنند را بلد باشند. از سوی دیگر حسابداران سطح بالا باید بدانند چطور ماکرو بنویسند و به زبان Visual Basic برنامه یا اسکریپت بنویسند.
«در دنیای تجارت هر جا را که نگاه کنی اکسل حضور دارد. اکسل پراستفاده ترین نرم‌افزار در دنیای تجارت است.»
اکسل برای حسابداران رمز موفقیت در شرکت است
اکسل ابزار اصلی در بیشتر شرکت های حسابداری است، از آن برای پیش‌بینی و تسهیل رشد شرکت استفاده می‌شود، و همچنین برای کمک به تصمیم گیران که تعیین کننده یک سیستم به چه چیزهایی نیاز دارد و چه تغییراتی می‌باید اعمال شود. حتی اگر از اکسل متنفر هستید باید بدانید که جزء ابزاری است که در دنیای تجارت هر قدر هم موقعیت شغلیتان پایین باشد نمی‌توانید از آن اجتناب کنید. از تحلیل‌گران حسابداری، مدیران و حتی رؤسا انتظار می‌رود که بتوانند با حداکثر کارایی از آن استفاده کنند. برای ماندن در دنیای حسابداری، باید یاد بگیرید اکسل را دوست داشته باشید – یا دستکم به شکل مناسب آن را به کار بگیرید.
این مهارتها به تمرین و تجربه نیاز دارد؛ یک حسابدار تازه‌کار حقیقتاً نمی‌تواند ادای کاری که هنوز باید یاد بگیرد را در بیاورد. خبر خوب چیست؟ اگر مقداری زمان و انرژی (و احتمالاً پول) برای یاد گرفتن توابع پیچیده‌تر اکسل داشته باشید، آنگاه شما برای شرکت های دولتی و خصوصی تبدیل به یک دارایی بسیار با ارزش خواهید شد. منابع بیشماری هست – کتابها، فیلم‌های موجود در اینترنت، و مانند اینها – که می‌تواند به شما کمک کند در ریزه‌کاری های این نرم‌افزار استاد شوید. فقط دوره های آموزش حسابداری کافی نیست، اگر لازم بود ثبت نام در دوره‌های آموزش اکسل را هم در نظر داشته باشید. اینها به شما کمک خواهد کرد که هم به سطح بالاتری از تجربه دست پیدا کنید، و هم در طول زمان فرصتهای شغلی بهتری داشته باشید.
بنابراین به دروغ نگویید که در اکسل تجربهٔ زیاد دارید. به جای آن خودتان را متعهد به یاد گرفتن جزئیات ابزارهایی کنید که این نرم‌افزار در اختیار شما قرار می‌دهد، تا بتوانید یک پیشرفت حقیقی در شغل‌تان داشته باشید!
پیشنهاد می شود مقاله مقایسه اکسل با اکسس و کاربرد آنها در حسابداری و استفاده از اکسل در حسابداری و ساخت گزارشات را در همین رابطه مطالعه کنید.