با توجه به پیشرفت تکنولوژی امروزه کمتر کامپیوتری را می توان پیدا کرد که بصورت مستقل و بدون ارتباط با سایر کامپیوتر ها کار کند، بنابراین استفاده از نرم افزار حسابداری و سیستم های مالی بصورت چند کاربره و تحت شبکه می تواند بسیار کاربردی باشد. شبکه های کامپیوتری این امکان را در اختیار واحد مالی قرار می دهند که بتوانند از چندین کامپیوتر ثبت سند و گزارشگیری نمایند همچنین امکان به اشتراک گذاشتن دستگاه های مختلف مانند چاپگر، اسکنر و … را فراهم می کنند.
تقسیم وظایف نرم افزار مالی در شبکه
در شرکتهای متوسط و بزرگ نرم افزار مالی به چندین زیر سیستم تقسیم می شود و این ثبت اطلاعات هریک از زیر سیستمها وظیفه یک واحد مستقل است.البته درنهایت کلیه اطلاعات به واحد مالی منتقل می شود و در نرم افزار حسابداری ثبت می گردد. بطور مثال واحد فروش وظیفه ثبت پیش فاکتور و فاکتور فروش را در نرم افزار فروش بعهده خواهد داشت. به این دلیل که فاکتور فروش منجر به یک رویداد مالی و همچنین خروج کالا از انبار می گردد این اطلاعات باید به واحد انبار جهت صدور حواله فروش در نرم افزار انبارداری و همینطور واحد مالی جهت صدور سند ارسال گردد. بدهی است که ثبت کلیه این فرایندهای در یک شرکت متوسط و بزرگ نمی تواند از طریق یک کامپیوتر و توسط یک نفر انجام شود. بنابر این استفاده از شبکه ضروری به نظر می رسد.
حتما مقاله حاکمیت شرکتی چیست؟ مطالعه کنید.
به اشتراک گذاری منابع و دستگاه های جانبی
امروزه از دستگاه های بسیاری در کنار کامپیوتر ها استفاده می شود مانند: چاپگر، اسکنر، دستگاه کنترل ورود و خروج و مودم (جهت استفاده از اینترنت) و … بدیهی است که تهیه این دستگاه ها برای هر کامپیوتر نیاز به فضای زیاد دارد همچنین بار مالی زیادی به مجموعه تحمیل می کند بنابراین استفاده از این دستگاه ها بصورت اشتراکی لازم است.
حتما مقاله چگونه صورت های مالی حسابداری را تحلیل کنم؟ مطالعه کنید.
اشتراک گذاری فایل و اسناد مالی در شبکه
بسیاری از اسناد و مدارک بصورت الکترونیکی تهیه و بایگانی می شوند این امر باعث کم شدن حجم فضای فیزیکی بایگانی می گردد همچنین با به اشتراک گذاشتن این اسناد در شبکه سایر اشخاص مجاز می توانند سریع و آسان به این اسناد دسترسی داشته باشند.
امروزه لازمه اکثر نرم افزار های مالی اجرا شدن تحت شبکه های کامپیوتری می باشد. استفاده از نرم افزار تحت شبکه این امکان را فراهم می کند که مدیران مالی و شرکت بتوانند گزارشات را از کامپیوتر شخصی خود مشاهده کنند و همچنین کاربران هریک از نرم افزار ها بتوانند اسناد مربوطه را ثبت نمایند و در نهایت این امکان در اختیار مدیر مالی مجموعه قرار می گیرد که بتواند برکلیه عملکرد مالی نظارت و کنترل داشته باشد.
