هرجا صحبت از ثبت و نگهداری اطلاعات است حتما بانک اطلاعاتی نیز موجود خواهد بود. بخصوص در حسابداری این ثبت و نگهداری اطلاعات اساس و پایه این حرفه را تشکیل می دهد. برخلاف تصور خیلی ها بانک اطلاعاتی فقط شامل اطلاعات الکترونیکی نیست بانکهای اطلاعاتی می توانند بصورت دفتر ثبت اطلاعات باشند.
ابتدایی ترین بانکهای اطلاعاتی شاید متون و کتیبه های باستانی باشند که با گذشت زمان و پیدایش کاغذ بانکهای اطلاعاتی بصورت کتاب و دفتر و اسناد کاغذی شکل گرفت و در نهایت به ثبت اطلاعات بصورت الکترونیک منجر شد.
بانک اطلاعاتی حسابداری
اولین بانک اطلاعاتی در حسابداری بصورت ریسمانهای گره دار و یا چوب خط شکل گرفت که افراد برای نگهداری تعداد و حجم معاملات خود از آن استفاده می کردند.
پس از رواج پول در معاملات با توجه به قابل اندازه گیری شدن معاملات ثبت اطلاعات بصورت دفاتر و کتیبه رایج شد. با گذشت زمان و شکل گیری علم حسابداری ثبت های دفتری بصورت استاندارد و شناخته شده دفاتر کل و روزنامه و همچنین ثبت دوطرفه (حسابداری دوبل) مرسوم گردید و در نهایت با پیشرفت تکنولوژی و پیدایش کامپیوتر جهت تسریع در ثبت و نگهداری حسابها این ابزار به حسابداری نیز راه پیدا کرد.
پیدایش بانکهای اطلاعاتی الکترونیکی
در عصر اطلاعات جوامع شروع به جمع آوری و ثبت نگهداری انبوهی از اطلاعات کردند. ابزارهای نگهداری داده های اولیه بصورت نوار های مغناطیسی بود که بازیابی و دسترسی به اطلاعات این نوارها بسختی و کندی صورت می گرفت و در نهایت با پیدایش ابزارهای جدید و تولید بانکهای اطلاعاتی قوی مانند dBase، فاکس پرو و … ثبت نگهداری و بازیابی اطلاعات بسیار سریع و ساده شده.
و امروزه با پیشرفت در این زمینه بانکهای اطلاعاتی مختلفی در اختیار همه قرار گرفته گروهی از این ابزارها مبتنی بر یک کامپیوتر و بصورت شخصی می باشند مانند: فاکس پرو، اکسس و … که استفاده از آنها در شبکه های بزرگ و تعداد کاربر های بالا پیشنهاد نمی شود. بعضی نیز بر اساس سرویس دهنده ها (server) طراحی و توسعه داده شده اند مانند: مایکروسافت اسکیوال سرور (MS SQL Server)، مای اسکیوال (mySql)، اوراکل و …
نگهداری اطلاعات در حسابداری
هر نرم افزار حسابداری حتما از یک بانک اطلاعاتی استفاده می کند و بدون در نظر گرفتن نوع بانک اطلاعاتی حفظ و نگهداری این اطلاعات همیشه برای یک مجموعه بسیار مهم است. پشتیبانی از بانک اطلاعاتی یکی از مسائل مهم سیستم حسابداری می باشد.
برخی از بانکهای اطلاعاتی قابلیت پشتیبانگیری از اطلاعات را داخل خود دارند مانند اسکیوال سرور و برای پشتیبانگیری از برخی دیگر شما باید فایلهای اطلاعاتی آن بانک اطلاعاتی را بصورت دستی یا با کمک نرم افزار جانبی کپی کنید.
بانکهای اطلاعاتی بزرگ مانند اسکیوال سرور قابلیتهای امنیتی و حفاظتی بسیاری دارند بهتر است از پشتیبان نرم افزار مالی خود بخواهید این امکانات را برای شما فعال کند.
بانک اطلاعاتی حسابداری و وظیفه نرم افزار در حفظ آن
نرم افزار حسابداری نیز نقش زیادی در کنترل و نگهداری بانک اطلاعاتی دارد با توجه به اینکه ورود اطلاعات و گزارشگیری توسط نرم افزار انجام می شود یک نرم افزار حسابداری خوب باید هم در ورود اطلاعات هم در بخش گزارشگیری برای کاربر راحت باشد و بتوانید در کوتاهترین زمان و با ساده ترین عملکرد به آنچه می خواهید برسید.
همچنین خود نرم افزار امکانات و ابزار لازم جهت پشتیبانی گرفتن را در اختیار کار بر قرار دهد.
