یک کدینگ حساب طراحی کنید
جدول حسابها، یک لیست سازمان یافته از تمامی حساب‌های موجود در ثبت های مالی یک واحد تجاری است. حساب جایی است که یک معامله‌ی مالی در آن طبقه‌بندی، تخصیص یا ثبت شده است. کدینگ حساب ، هم در سیستم حسابداری دستی کاربرد دارد و هم در نرم افزار حسابداری.
هر حساب دارای مانده ای بر اساس اضافات و کسوراتی که از زمان باز شدن آن(یا در طول یک دوره‌ی زمانی مشخص) انجام شده میباشد. بنابراین اغلب اوقات، خلاصه یا جمع کل مانده های انواع یا گروه های متفاوت حسابها در زمان نمایش جدول حسابها، گنجانده شده اند. اما مؤکداً گفته میشود که فقط حساب‌هایی که خودشان جدول حسابها را تشکیل میدهند.
جدول حسابها:
- اینکه چگونه هر معامله‌ی منحصربفردی که یک واحد تجاری انجام میدهد ثبت میشود را کنترل میکند.
- از مقررات دولت و پرونده های مالیاتی پشتیبانی میکند.
- اطلاعات را برای ارائه به بانک‌ها، مالکان، اعتباردهندگان و حسابرسان، سازماندهی میکند.
بنابراین باید با دقت سنجیده شود. وقتی ایجاد شد، شرح های نوشته شده برای انواع معاملاتی که به هر حساب منتقل شده اند، باعث میشوند تا اطلاعات معامله به راحتی یادآوری شود و میتواند در طول حسابرسی ها، در زمان کار کردن با حسابداران و برای آموزش کاربران جدید مفید فایده واقع شود.
اگرچه ساخت یک جدول مناسب از حسابها(یا همان کدینگ حساب) ارزش مستقیمی تولید نمیکند و هزینه‌ی کمی داشته یا اصلاً هزینهای ندارد، ولی عملیات آتی را بهبود میبخشد. جدول حساب‌هایی که به خوبی طراحی شده، نهایتاً باعث میشود که مدیریت کسب و کارتان آسان‌تر شده و میتواند باعث صرفه جویی از لحاظ زمان و مالی شود. درک برخی مفاهیم پایه به شما کمک خواهد کرد تا یک جدول حساب‌های خوب درست کنید.
انواع حسابها
بیش از ۵۰۰سال است که حسابها توسط همه‌ی حسابداران و دفترداران در همه جا یکسان طبقه‌بندی شده اند. طبقه بندی بستگی به این دارد که حسابها وضعیت مالی فعلی شما را نمایش میدهند یا عملکردتان را در طول مدت زمانی تعیین میکنند که این دو حالت، تحت عنوان دو مورد از مهم‌ترین صورت وضعیت های مالی هر شرکت قرار میگیرند: ترازنامه، صورت سود و زیان که صورت درآمد نیز نامیده میشود.
حساب‌هایی که وضعیت را نمایش میدهند، حساب‌های ترازنام های نامیده میشوند؛ زیرا در ترازنامه نمایش داده میشوند. همچنین گاهی اوقات به این حسابها، تحت عنوان حساب‌های دائمی یا همیشگی اشاره میشود؛ زیرا از یک دوره‌ی حسابداری به دوره‌ی دیگر منتقل میشوند. وقتی بروز باشند، وضعیت حال حاضر یک واحد تجاری را مشخص میکنند.
حساب‌های ترازنامه ای
- حساب‌های دارایی ارزش چیزهایی را که مالک آن هستید، نشان میدهد؛ شامل وجه نقد، موجودی کالا، داراییهای ثابت و موارد دیگر.
- حساب‌های بدهی چیزی که به افراد دیگری خارج از واحد تجاری بدهکار هستید را نشان میدهد؛ شامل وام ها، دستمزد کارکنان که بدست آمده ولی هنوز پرداخت نشده (حقوق پرداختنی) و موارد دیگر.
- حساب‌های سرمایه اینکه چقدر پول در کسب و کار سرمایه گذاری شده – شامل سودهایی که توزیع نشده اند – را ضبط میکنند. سرمایه را میشود گفت که ارزش خالص واحد تجاری است.
حتما مقاله کدینگ نرم افزار حسابداری و سطوح مختلف حسابها در نرم افزار حسابداری مطالعه کنید.
حساب‌های سود و زیانی
- حساب‌های درآمد مبالغی که توسط واحد تجاری بدست آمده را ثبت میکند.
- حساب‌های هزینه مبالغی را که در جریان فعالیتهای واحد تجاری مصرف شده را ثبت میکند (شامل این‌ها نیست: برداشت ها، سود سهام یا توزیع سود به مالکان یا سهامداران)
معادله حسابداری
اساس کار نرم افزار حسابداری، علاوه بر بدهکار و بستانکار، معادله حسابداری است. حسابداری با معادله‌ی ساده زیر شروع میشود:
دارایی ها – بدهی ها = سرمایه
معادله‌ی بالا فقط یک راه حسابدارگونه برای گفتن این است که تفاوت بین چیزی که یک کسب و کار دارد و چیزی که بدهکار است، برابر با خالص ارزشش میباشد.
برای سرّی نشان دادن اطلاعات، حسابداران دوست دارند معادله را مقداری تغییر داده و “بدهی ها” را به سمت راست معادله ببرند:
دارایی ها = بدهی ها + سرمایه
این نسخه از معادله میگوید که جمع تمام مانده حساب‌های دارایی باید با جمع تمام مانده حساب‌های بدهی و سرمایه برابر باشد. جزئیات این مانده، وضعیت مالی شما را در هر زمان تشکیل میدهد. یک جدول حساب‌های مناسب و روشهای حسابداری خوب این اطمینان را به دست میدهد که دو طرف معادله حسابداری همیشه مساوی هستند. این چیزی است که در ترازنامه نشان میدهد.
مواردی که در طراحی جدول حسابها باید در نظر گرفت
طراحی جدول حساب‌هایتان یکی از مهم‌ترین کارهایی است که شما در زمان شروع یک کسب و کار انجام میدهید. طراحی ضعیف و نامناسب، شما را هر روز آزار خواهد داد. ابتدا مقداری تحقیق کنید، با مدیریت سازمان موضوع را در میان بگذارید و با یک حسابدار یا وکیل به منظور جلوگیری از مشکلات هزینهای مشورت کنید.
چندین عامل باید بر طراحیای که شما انجام میدهید اثرگذار باشند:
- قوانین و مقررات: ممکن است حساب‌هایی برای ثبت مالیاتهای جمع شده یا پرداخت شده نیاز داشته باشید. اگر کارمند دارید، حساب‌هایی برای دستمزد، کمک به صندوق بازنشستگی و… لازم دارید.
- نوع کسب و کار: فروشگاههای خرده فروشی حساب‌هایی متفاوت از کسب و کارهایی که مرتبط با تعمیرات هستند نیاز دارند، حساب‌های مشاوران هم با کارخانه داران فرق دارند و حساب‌های مدارس هم با باشگاهها تفاوت دارد.
- اندازه: شرکت‌های بزرگتر با چندین قسمت یا محل، جداول پیچیده تری از حسابها نیاز دارند تا شرکت‌های کوچکتر.
- سازمان قانونی: شرکت‌ها که دارای شرکا هستند حساب‌های سرمایه لازم دارند؛ در حالی که تاجران (یا مالکان) انفرادی ممکن است نیاز نداشته باشند. تراست ها و شرکت‌های سهامی هم نیازهای متفاوتی دارند.
- ادارات دولتی: تمامی جدول حسابها باید طوری تنظیم شوند که به آسانی بشود پرونده هایی که درست خواهید کرد را پشتیبانی کرد؛ بویژه اظهارنامه های مالیاتی. این خیلی راحتتر است که معاملات را به حساب‌هایی منتقل کرد که با فرم‌ها مطابقت دارند تا اینکه در آخرین زمانها و ضربالاجل یک پرونده بخواهید با سختی آن‌ها را از شلوغی و درهمآمیختگی حسابها بیرون بکشید.
- نیازهای مدیریت: حسابها باید از تصمیمات مدیریت در طول دوره حسابداری جاری و همچنین مقایسه با دوره های پیشین پشتیبانی کنند. ولی جمع آوری اطلاعاتی که نمیتوانید از آن‌ها استفاده کنید بی معنی است.
- دوام و بقاء (دائمی بودن): به یاد داشته باشید که وقتی یک حساب مورد استفاده قرار گرفت، مدیریت به شما اجازه نخواهد داد که آن را حذف کنید؛ بنابراین حساب‌های پرکاربرد در طول بلندمدت باید مشمول جدول حساب‌هایتان باشند. ایجاد حساب برای رویدادهایی که یکبار رخ میدهند، معمولاً عمل پسندیدهای نیست. بعنوان مثال، حساب‌هایی که معاملات دستهای از مشتریان را جمع آوری میکنند، انتخاب‌های بهتری هستند تا حساب‌هایی که برای مشتریان تکی که ممکن است دیگر هرگز خرید نکنند ایجاد شوند.
منابع :
حسابداری