فعالیت اصلی یک موسسه بازرگانی با خرید کالا شروع می شود. کالای خریداری شده معمولا در انبارشرکت یا فروشگاه نگهداری می شود تا در زمان مناسب به فروش برسد. هر شرکت بازرگانی می خواهد کالای خریداری شده را با قیمتی بالاتر از قیمت خرید به فروش برساند تا از این طریق بتواند سودآور باشد.
مشخص کردن بهای تمام شده کالای فروش رفته در یک شرکت بازرگانی به سیستم ثبت موجودی کالا در آن شرکت بستگی دارد. به طور کلی دو سیستم جهت ثبت موجودی کالا به کار گرفته می شود که عبارتند از سیستم ثبت دائمی و سیستم ثبت ادواری.
در ادامه، روش نگهداری حسابهای خرید و فروش کالا را در هر یک از این سیستم ها بررسی می کنیم.
نگهداری حسابهای خرید و فروش کالا در سیستم ثبت ادواری
در سیستم ثبت ادواری، اطلاعات ریالی موجودی کالا فقط در پایان دوره در دسترس است و پس از انبارگردانی و قیمت گذاری کالا در پایان دوره مشخص می شود.
در این روش، بهای تمام شده کالای خریداری شده به حساب خرید کالا منظور می شود. حساب خرید کالا دارای ماهیت هزینه بوده و در پایان دوره مالی به حساب سود و زیان بسته می شود.
در سیستم ثبت ادواری، موجودی های فروش کالا به حسابی تحت همین نام بستانکار می شود. در این سیستم، خروج کالا از انبار در دفاتر شرکت ثبت نمی شود. در این رویداد، در مقابل فروش های نقدی حساب صندوق یا بانک بدهکار شده و حساب فروش کالا بستانکار می شود و چنانچه فروش کالا به طور نسیه انجام شود، حساب های دریافتنی و در صورت دریافت چک یا سفته، حساب اسناد دریافتنی بدهکار و حساب فروش کالا بستانکار خواهد شد. حساب فروش کالا در حقیقت نشان دهنده درآمد یک شرکت بازرگانی است.
نگهداری حسابهای خرید و فروش کالا در سیستم ثبت دائمی
در سیستم ثبت دائمی، ارزش ریالی (بهای تمام شده) موجودی کالا در هر مقطع زمانی از دفاتر شرکت قابل استخراج است. در این روش ورود و خروج کالا از انبار، در هر لحظه در دفاتر ثبت می شود.
چنانچه تعداد کالاها و همچنین ورود و خروج کالا زیاد باشد نمی توان به صورت دستی اطلاعات را ثبت و نگهداری کرد. برای آنکه این روش پیاده سازی شود لازم است یک نرم افزار انبارداری که ارتباط مستقیمی با سیستم حسابداری داشته باشد کلیه ورود و خروج ها را ثبت کرده و سند حسابداری آن را صادر کند.
به طور کلی می توان گفت از زمانی که رایانه ها و نرم افزارهای خرید و فروش، در بین شرکت های بازرگانی رایج شد، استفاده از سیستم ثبت دائمی موجودی ها بیشتر شد.
در سیستم ثبت دائمی، بهای تمام شده کالای خریداری شده به حساب موجودی کالا منظور می شود. در فروش کالا، هر بار دو رویداد همزمان اتفاق می افتد، رویداد اول کسب نوعی دارایی(وجه نقد یا حساب دریافتنی) و تحقق درآمدی به نام فروش کالا است و رویداد دوم کاهش موجودی کالا و وقوع هزینه ای به نام بهای تمام شده کالای فروش رفته است. در سیستم ثبت دائمی کالا، هر دو رویداد مذکور باید در تاریخ فروش کالا در دفاتر ثبت شوند.
ارتباط نرم افزار و حسابهای خرید و فروش کالا
در شرکت هایی که از نرم افزار خرید و فروش کالا یا نرم افزار انبارداری استفاده می کنند، لزومی به داشتن حساب های معین و تفصیل در حسابداری با عنوان کالاها نیست. جزییات اطلاعات کالاها و دسته بندی آنها بر عهده نرم افزار انبارداری است. ورود و خروج کالا به عنوان رسید و حواله در نرم افزار ثبت می شود و فروش کالا توسط نرم افزار فروش و با عنوان فاکتور فروش درج می شود. در نرم افزارهای یکپارچه خرید و فروش، اسناد حسابداری صادر و در نرم افزار حسابداری درج می شوند.
