هر کسب‌وکار بزرگ یا کوچک در هر زمانی تعداد زیادی از فعالیت‌ها را انجام می‌دهد و مدیران آن باید بر روند اجرا و به ثمر رسیدن نهایی فعالیت‌ها نظارت مستمر داشته باشند. به همین دلیل کسب‌وکارهایی که فعالیت‌هایشان به صورت زنجیره‌ای با هم مرتبط است، معمولاً از نرم‌افزارهای کسب‌وکار استفاده می‌کنند. نرم‌افزارهای کسب‌وکار بسته به حیطه‌های مختلف کاری برای وظایف مختلف تعریف می‌شوند که یکی از این حیطه‌ها حسابداری است. معمولا حسابدارها از نرم‌افزارهای مختلفی استفاده می‌کنند. استفاده از نرم‌افزارهای کاربردی برای حسابداری کسب و کارها باعث کاهش خطاهای انسانی، صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری می‌شود. این امر به ویژه در قسمت‌های حساس‌تری مانند انبارداری و کنترل شعب اهمیت دارد. در این مقاله مزایای به کارگیری سیستم های نرم‌افزاری انبارداری و کنترل شعب را توضیح می‌دهیم.
آشنایی با نرم افزارهای انبارداری
منظور از انبارداری مدیریت امور مربوط به انبار محصولات است که اموری از قبیل طبقه‌بندی سطوح کالا، قیمت‌ها و تغییرات قیمت‌ها، چاپ بارکد و ثبت مشخصات، کنترل حداقل و حداکثر موجودی انبار و همچنین مدیریت امور مربوط به انبارگردانی است. سیستم مدیریت انبار در واقع یک نرم‌افزار کاربردی است که به کنترل و مدیریت عملیات روزانه در یک انبار کمک می‌کند. نرم‌افزارهای مدیریت انبار ممکن است نرم‌افزارهایی مستقل و یا اینکه جزیی از سیستم برنامه‌ریزی کلی سازمان باشند.
مزایای نرم‌افزارهای انبارداری
یک سیستم مدیریت انبار می‌تواند احتمال وقوع اشتباهاتی را که ممکن است هنگام حمل یک محصول رخ دهد، کاهش دهد. همچنین می‌تواند به شرکت کمک کند که سریع‌تر به سرعت به سفارشات مشتریان ترتیب اثر دهد. نرم‌افزارهای اولیه مدیریت انبار فقط می‌توانستند توابعی ساده را برنامه‌ریزی کنند که شامل مکان محصول بود. اما به تدریج نرم‌افزارهای پیشرفته‌تری طراحی شد که با استفاده از توابع پیچیده توانستند تمام امور مربوط به مدیریت انبار را پوشش دهند. هدف کلی یک نرم‌افزار مدیریت انبار کاهش عملیات فیزیکی مربوط به امور انبارداری و همچنین کاهش کاغذ بازی است.
انواع نرم‌افزارهای انبارداری
انواع مختلفی از نرم‌افزارهای مدیریت انبار وجود دارد و هرکدام دارای مزایا و معایبی هستند که از جمله آنها می‌توان به نرم‌افزارهای مستقل مدیریت انبار، ماژول ERP و سیستم‌های ابری اشاره کرد. به طور کلی از جمله مزایای یک سیستم مدیریت انبار جامع می‌توان به مواردی مانند صرفه جویی در زمان، افزایش دقت، بهبود خدمات به مشتریان، امکان کار با حجم وسیعی از اطلاعات، افزایش بهره‌وری در انبارداری و بالاخره کاهش هزینه‌ها اشاره کرد.
ضرورت کنترل شعب در سازمان‌ها
ارتباط مستمر و مداوم با زیرمجموعه‌ها در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ یکی از مهم ترین وظایف کاری محسوب می‌شود. بخش مرکزی یک کسب‌وکار معمولا پیوندهای اقتصادی و اجتماعی با زیرمجموعه‌های خود دارد؛ از این رو ارتقای سطح مهارت‌های تکنولوژیک در برقراری ارتباط بین بخش مرکزی با زیرمجموعه‌ها یک چالش جدی محسوب می‌شود. نرم‌افزارهای کنترل شعب با برنامه ریزی الگوریتم‌ها به ویژه در حوزه روابط سازمانی و امور اقتصادی به انسجام سازمانی کمک می‌کنند. هر شعبه برای بخش مرکزی به عنوان یک تیم محسوب می‌شود و در نهایت مجموعه شعب، تیم‌هایی را تشکیل می‌دهند که باید فعالیت‌هایشان را همگام با هم جلو ببرند. نرم‌افزارهای کنترل شعب با درنظر گرفتن سلسله مراتب سازمانی امکان ارتباط بین تیم‌های مختلف با بخش مرکزی و همچنین در صورت نیاز، بین خود تیم‌ها را فراهم می‌کنند.
مزایای نرم‌افزارهای کنترل شعب
تا قبل از اینکه امکان نرم‌افزاری برای ارتباط بین شعبه ها طراحی شود، این کارها از طریق تماس‌های تلفنی و یا سرویس‌های نامه نگاری فیزیکی مانند پست انجام می‌گرفت. اما برقراری ارتباط تلفنی با زیرمجموعه‌ها کاری زمان بر بود و به علاوه، انتقال کامل پیام از طریق تلفن تقریبا ممکن نبود و این امر منجر به افزایش خطاهای انسانی می‌شد. اما هم اکنون امور بین سازمانی مانند ابلاغ بخشنامه‌ها، تعریف دستورالعمل‌ها و ارسال پیام‌های کاری به راحتی و در کمترین زمان ممکن صورت می‌پذیرد.
به دلیل آن که مناسبات اقتصادی بین بخش مرکزی یک کسب‌وکار با شعب مختلف، بخشی از امور حسابداری را تشکیل می‌دهند، نرم‌افزارهای کنترل شعب نیز معمولا به عنوان بخشی از نرم‌افزار حسابداری و یا بخشی از نرم‌افزار انبارداری تعریف شوند. در نرم افزارهای انبارداری شعبه‌های مختلف برحسب میزان کالاهای سفارش داده شده، پرداختی‌ها و بدهی‌ها دسته بندی و کنترل می‌شوند.
نتیجه‌گیری
انتخاب سیستم های نرم افزاری مناسب به تدریج امکان توسعه کسب و کارها را فراهم می‌کنند و به آنها امکان مانورهای عملیاتی در ابعاد وسیعی از مناطق جغرافیایی را می‌دهند. سیستم‌های نرم‌افزاری کسب‌وکار به ویژه نرم‌افزارهای انبارداری و کنترل شعب سبب تسهیل تجزیه و تحلیل حجم وسیعی از اطلاعات و آمار مربوط به محصولات می‌شوند. از آنجایی که نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل این اطلاعات برای مراحل بعدی توسعه کسب‌وکار مبنا قرار می‌گیرند، باید بتوان نرم‌افزارهایی را انتخاب کرد که از انعطاف پذیری بالاتری برخوردار باشند. این امر سبب می‌شود تا در مراحل پس از توسعه نیز نرم‌افزارهای انتخابی اولیه بتوانند همچنان کارآیی خود را حفظ کنند وگرنه مدیران مجبور به تغییر این سیستم‌ها خواهند بود که این امر ریسک‌هایب مربوط به نگهداری و امنیت اطلاعات را بالا خواهد برد. از این رو بهتر است از همان ابتدا در انتخاب سیستم‌های نرم‌افزاری کسب‌وکار دقت لازم به عمل آید.
منابع:
۱- http://www.winman.com/blog/6-benefits-of-investing-in-a-warehouse-software
۲- https://erpblog.iqms.com/what-is-warehouse-management-system/
۴-
۵- https://novosales.com/branch-management-erp-software/
