راه های مختلفی برای تعریف سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی وجود دارد. فرهنگ لغت انجمن تولید و کنترل موجودی امریکا (APICS) این سیستم را این گونه تعریف کرده است:
“برنامه ریزی منابع سازمانی: یک سیستم اطلاعاتی حسابداری محور برای شناسایی و برنامه ریزی منابع سازمانی به منظور تولید، ارسال و حسابرسی سفارشات مشتری است.“
همچنین این سیستم در دایره المعارف اینترنتی اینگونه تعریف شده است: “سیستم برنامه ریزی سازمانی یک برنامه کاربردی یکپارچه مبتنی بر رایانه است که برای مدیریت منابع داخلی و خارجی از جمله دارایی های مشهود، منابع مالی، مواد اولیه و منابع انسانی استفاده می شود”.
اساسا سیستم ERP چندین عملکرد متفاوت مدیریت سنتی را در یک سیستم یکپارچه و منطقی ترکیب می کند و جریان اطلاعات را تسهیل می کند. این سیستم برای مدل سازی و خودکارسازی فرآیندهای اساسی در سراسر سازمان بر روی یک پایگاه داده متمرکز طراحی شده است و نیاز به سیستم‌های متفاوت که توسط واحدهای مختلف سازمان نگهداری می شوند را برطرف می کند.
چرا به سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی نیاز داریم:
سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، فرآیند های موجود در یک سازمان را یکپارچه و خودکار می سازد. زمانی که این سیستم به خوبی پیاده سازی شود، می تواند:
- زمان صرف شده برای انجام کارهای روزانه را کاهش دهد.
- روند کلی جریان کار در بخش های مختلف سازمان را بهبود ببخشد.
- نمای کلی بهتری از فرآیند های شرکت ارائه دهد.
سیستم های ERP معمولا از ماژول های کوچک تر و متمرکز تشکیل شده اند و هر ماژول وظیفه انجام کار خاصی در سازمان، مانند مدیریت امور مالی، بررسی سوابق مالیاتی، اسناد منابع انسانی، روابط مشتری، زنجیره تامین و موارد دیگر را بر عهده دارد.
از آنجا که سفارشی سازی و پیاده سازی این ماژول ها برای بهبود کار یک سازمان امری پیچیده و تخصصی است، ERP ها ابزارهای ارزشمندی هستند که باید به دقت و طبق نیاز و مشخصات یک سازمان طراحی شده و توسعه داده شوند.
پیاده سازی موفقیت آمیز یک سیستم ERP مزایای زیادی خواهد داشت که دو مورد اصلی آن شامل موارد زیر است:
یکپارچه سازی کسب و کار و افزایش صحت داده ها:
سیستم ERP از ماژول های بزرگ و کوچک مختلفی تشکیل شده است و هر ماژول برای یک فرآیند تجاری مشخص طراحی شده است. اگر داده ها در یک ماژول مانند دریافت وارد شوند، به طور خودکار سایر ماژول های مرتبط مانند حساب های پرداختنی و موجودی را به روز رسانی می کنند. این به روز رسانی در زمان واقعی اتفاق می افتد، یعنی در زمانی که یک تراکنش رخ می دهد. از آنجایی که داده ها باید فقط یک بار در مبدأ تراکنش وارد شوند، دیگر نیازی به چندین ورودی از همان داده حذف می شود. بنابراین احتمال ورود داده های تکراری یا اشتباه به حداقل می رسد. همچنین ساختار متمرکز پایگاه داده، مدیریت و امنیت داده ها را امکان پذیر می کند و امکان از دست دادن داده های حساس و کلیدی را به حداقل می رساند.
بهبود بهره وری :
علاوه بر ارائه برنامه ریزی بهبود یافته، سیستم ERP افزایش فوق العاده ای را در بهبود روند تراکنش های روزانه و معمول مانند انجام سفارشات، ارسال به موقع کالا، عملکرد فروشندگان، مدیریت کیفیت، تطبیق فاکتورها و مدیریت نقدینگی ایجاد می کند. چرخه زمانی از فروش محصول تا دریافت وجه نقد و همچنین از خرید محصولات و مواد اولیه تا پرداخت با استفاده از این سیستم تا حد قابل توجهی کوتاه تر می شود.
نتیجه
اگرچه ERP مزایای بسیاری را ارائه می دهد؛ اجرای آن یک تصمیم استراتژیک است که شامل منابع قابل توجه (اعم از مالی و انسانی)، ارزیابی مناسب و مهندسی مجدد فرآیندهای تجاری است. باید در تمام سطوح تعهد عملیاتی وجود داشته باشد. اجرای ناموفق این سیستم ممکن است منجر به ورشکستگی یک سازمان شود.