دپارتمان فروش یک پیوند پایانی در حلقه های تولید تا فروش و عرضه به بازار است، این دپارتمان به بنگاه اقتصادی این نیرو را می دهد تا محصولات و خدمات را از قسمت های خاص تولید آن دریافت و آنها را به دست مشتری برساند، در جهت افزایش کارایی این بخش و مدیریت بهتر، میزان فروش باید به صورت فصلی و جداگانه بررسی شود تا در صورت لزوم و به موقع سیاستهای لازم در تنظیم بازار اتخاذ و تضمین سوددهی بنگاه انجام شود، گزارشات فصلی خرید و فروش نه تنها در این مورد بلکه در مورد مباحث مالیاتی هر شرکت اهمیت بسیاری داشته و هر شرکت و یا بنگاه موظف به ارائه چنین گزارشاتی به دولت می باشد.
تنظیم گزارشات فصلی جهت ارائه به سازمان امور مالیاتی
از آنجا که تنظیم درآمد مشمول مالیات بنگاههای اقتصادی و مشاغل در هر کشور به عهده سازمان امور مالیاتی آن کشور بوده و تنها این اداره صلاحیت رسیدگی به چنین موضوعی را دارد، مودیان مالیاتی موظفند تا صورت معاملات سالیانه و فصلی خود را در غالب دفاتر مالیاتی، دفاتر کل، دفاتر هزینه و درآمد و همچنین صورت گزارشات خرید و فروش فصلی به ادارات مالیات تحویل و نسبت به دریافت قرار مالیاتی اقدام نمایند.
گزارشات فصلی شامل صورت حساب درآمد و هزینه در هر فصل می باشد که هر مودی موظف است تا حداکثر یک ماه پس از پایان فصل آن را به شکل یک گزارش آماده شده به سازمان امور مالیاتی تحویل دهد، گزارشات فصلی، معاملات فصلی، صورت معاملات فصلی اصطلاحات به کار رفته در این مبحث هستند، در واقع چنین گزارشاتی برای احقاق حقوق مکلفان مالیاتی و جلوگیری از تضییع حق آنان در محاسبات مالیاتی از سوی دولت و در جهت رضایت مودیان مالیاتی آماده می شوند، شکل و فرمت این گزارشات از سوی اداره تعیین و به اشحاص و بنگاهها ارائه می شود و این افراد موظفند تا گزارشات خرید و فروش فصلی را بر اساس همین فرمت استاندارد تهیه و در زمان مقرر تحویل دهند
چه کسانی مشمول ارائه گزارشات فصلی هستند
طبق قانون، هر بنگاه معاملاتی چه از اشخاص حقیقی و یا حقوقی موظف به ارائه صورت حسابهای خرید و فروش و معاملاتشان در فرم خاص ارائه شده به همراه کد اقتصادی و شناسه ملی خود در سامانه مالیاتی کشور هستند, عدم ارائه چنین صورتهای مالی شخص مودی را مشمول جریمه های ده درصدی معاملات می نماید و شخص موظف است پس از دریافت ابلاغیه مطالبه از سمت سازمان، طی مهلت مقرر آن را پرداخت نماید درغیر این صورت به عنوان اعتراض تلقی و به هیئت حل اختلافات مالیاتی ارجاع داده می شود و از این رو که چنین احکامی قطعی و لازم الاجرا و جرائم آن غیر قابل بخشش خواهد بود باعث ضرر و زیان بنگاه خواهد شد
چگونه می توانیم گزارشات فصلی تهیه کنیم
ارائه این گزارشات به سه روش آنلاین، آفلاین و بر روی CD قابل انجام است، هر مودی می تواند با داشتن رمز عبور و نام کاربری نسبت به پر کردن اطلاعات خود در نرم افزار ارائه شده از سوی اداره مالیات اقدام نماید و پس از ثبت نهایی کد رهگیری دریافت نماید و یا فایل مربوط به این اطلاعات را در یک پایگاه داده اکسس جمع آوری و گزارش نهایی را به همراه این پایگاه در یک CD تحویل دهد.
همچنین ارائه گزارشات فصلی به موقع به مدیران شرکتها و بنگاههای اقتصادی می تواند باعث شود تا مدیران به موقع مشکلات را متوجه و از گسترش آنها جلوگیری کنند، از این رو تاثیر این گزارشات در حلقه نهایی هر شرکت یعنی بخش فروش سهمی به مراتب مهم و حائز اهمیت را داراست داشتن یک استراتژی منظم و درست در تهیه و تبیین این گزارشات برای کارفرما و یا ادارات امور مالیاتی کمک بسیار خوبی برای شما خواهد بود تا یک گزارش درست و قابل قبول داشته باشید.
به دلیل اهمیت بالایی که این گزارشات در سود و زیان و سیاست های مالیاتی هر شرکت دارد نحوه تهیه و تنظیم این گزارشات فصلی اکثرا مورد سوال بوده و کاربران به دنبال راهی برای ارائه یک گزارش مفید، مختصر، کامل و بی نقص هستند، رعایت نکات ریز و درشت حسابداری در تهیه این گزارشات، فرمت صحیح و سادگی در تنظیم این گزارشات از مواردی است که در تنظیم صحیح آنها موثر است، استفاده از نرم افزارهای جامع در این راستا مراحل انجام کار را ساده و گزارش شما را کامل می نماید.
وجود نرم افزار فروش می تواند جهت تهیه این گزارشات کمک بسیاری کند خروجی مورد نیاز برنامه TTMS را تهیه نماید. همچنین نرم افزار حسابداری مرتبط با سیستم فروش جهت کنترل دقیق این گزارشات لازم است.
همانگونه که گفتیم ارائه یک گزارش فصلی خوب به مدیران سازمان می تواند در روند سود و زیان شرکت موثر باشد اگر شما هم بخواهید از این نوع گزارش تهیه و به مدیرانتان تحویل دهید لازم است تا ساختار مناسبی را برای آن در نظر بگیرید و نکاتی را رعایت کنید از جمله:
- داشتن یک ساختار خلاصه و روشن، از میزان فروش، روند، اهداف، مشکلات و راه حلهای مناسب در ارتقاء مشکلات به حسب فرد و مکان مورد ارائه با تاریخ و مدت زمان صحیح پوشش داده شده
- ارائه یک خلاصه وضعیت واضح و گویا جهت مدیران که بتواند شرح درستی از روند این فصل بدهد به طور مثال میزان فزوش فصلی به میزان n رسیده و نسبت به اهداف شرکت m ریال جلوتر و یا عقب تر است
- پس از خلاصه نوبت به ارائه یک شرح از کار ارائه شده و سطح فروش که نسبت به هر سازمانی متفاوت است می رسد، گزارشی از فروش اقلام شرکت و یا خدمات به تفصیل
- ارائه نمودارهای مقایسه ای فروش هر فصل نسبت به فصول گذشته تا در یک جمع بندی مناسب نتایج مورد نظر را ارائه بدهد
- می توانید از یک قالب مناسب و ثابت در روال گزارشها استفاده کنید تا علاوه بر نظم در ارائه، ساختار فکری ساده تری را در پیاده کرده باشید، می توانید فضاهایی را برای ارائه نظرات و یادداشتها فراهم کنید و از آنها برای ارائه اطلاعاتی استفاده کنید که در بخش تفسیر و یا خلاصه آمده است
یک نظم و ساختار مشخص می تواند شما را به سمت یک اقتصاد مترقی هدایت کند، می توانید با کمک گرفتن از مشاورین متخصص در زمینه ارائه گزارشات و همچنین با کمک نرم افزارهای تهیه شده در این زمینه بهترین پیشنهاد برای مدیرانتان و یا شرکتتان باشید.