شاید فکر کنید که چون همه نرم افزارهای حسابداری صورت حساب‌هایی مانند پرداخت، بدهی‌‌ها و… را در خود دارند، پس همه‌ی آن‌ها مثل هم هستند. شاید در این مورد حق با شما باشد؛ یعنی باید گفت که همه نرم افزارهای حسابداری از استانداردها و امکانات اولیه‌ای برخوردار هستند. اما نکته‌ی مهم اینجاست که این استانداردهای حداقلی در تشخیص بهترین نرم افزار حسابداری کافی نیست و باید به ویژگی‌‌‌های دیگری هم توجه کنید. ما در این مقاله چند ویژگی مهم یک نرم افزار حسابداری خوب را برای شما ذکر کرده‌ایم.
ده ویژگی نرم افزار حسابداری
در این قسمت ده ویژگی مهم که باید هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری به آن دقت کنید معرفی می کنیم:
۱- تحلیل و بررسی
در یک نرم افزار حسابداری، ثبت اطلاعات به تنهایی کافی نیست؛ اطلاعات در دنیای امروز یکی از منابع اصلی قدرت شرکت‌‌ها و سازمان‌‌ها است، البته اطلاعاتی که تجزیه و تحلیل شود و بتوان بر حسب آن روند فعالیت‌‌ها را تفسیر و برای فعالیت‌‌‌های آینده برنامه‌ریزی کرد. به همین خاطر بهترین نرم افزار حسابداری باید علاوه بر ثبت اطلاعات، امکان تجزیه و تحلیل آن‌ها را بر اساس نمودارها و جداول مختلف برای کاربر فراهم کند.
۲- گرافیک
منظور از گرافیک هم ظاهر برنامه و هم امکانات گرافیکی برای تجزیه و تحلیل اطلاعات است. یک نرم افزار حسابداری با ظاهر گرافیکی خوب و کاربری مناسب، فعالیت حسابداری را لذت بخش می‌کند و از طریق القای احساس آرامش ذهنی و روانی به حسابدار امکان اشتباه را در ثبت آمار و ارقام کاهش می‌دهد. هم‌چنین امکانات گرافیکی نرم افزار حسابداری برای تجزیه و تحلیل اطلاعات باید دربردارنده‌ی انواع نمودارهای دایره‌ای، میله‌ای و… و هم‌چنین جدول‌‌ها و اشکال مختلف باشد.
۳- اتوماسیون
بهترین نرم افزار حسابداری نرم افزاری است که اتوماسیونی را برای روند فعالیت‌‌‌های شرکت اعم از میزان کار کارمندان، سیستم حقوق و دستمزد، برگه‌‌‌های مرخصی، بودجه شرکت، درخواست‌‌‌های خرید و سایر فعالیت‌‌‌های پیچیده مالی داشته باشد. درواقع مدیران شرکت‌‌ها تمایل دارند که تمام فعالیت‌‌‌های مربوط به شرکت خود را تا حد ممکن در یک نرم افزار متمرکز کرده و از استفاده از نرم افزارهای متعدد خودداری کنند.
۴- به روز رسانی خودکار
استفاده از یک نرم افزار حسابداری مانند خوردن غذا است! غذایی که تاریخ انقضایش گذشته باشد ممکن است باعث مسمومیت شدید شود و برای بدن خطرناک است؛ حسابداری هم ممکن است در سال‌‌‌های مختلف دستخوش تغییر قرار گیرد و در مقاطع مختلف زمانی روش‌‌‌های جدیدتری برای آن به وجود بیاید. به همین خاطر بهترین نرم افزار حسابداری، نرم افزاری است که بتواند متناسب با شرایط روز تغییر کند. قوانین مالیاتی، مقررات و شیوه‌‌‌های مالی در طول زمان تغییر می‌کنند و یک نرم افزار حسابداری خوب باید قابلیت بروزرسانی سریع را برای کاربر فراهم کند.
۵- سفارشی سازی
یکی از ویژگی‌‌‌های بهترین نرم افزار حسابداری آن است که کاملاً مطابق با نیازهای شما باشد. شرکت شما ممکن است یک شرکت مرتبط با فعالیت‌‌‌های خیاطی باشد و یا اینکه در زمینه‌ی تولید مواد غذایی فعالیت کند. بنابراین استفاده از یک نرم افزار حسابداری کاملاً یکسان برای هردوی این فعالیت به نظر نشدنی است؛ چون نوع هزینه‌‌ها و جنس و معیارهای سنجش با هم متفاوتند. بنابراین یک نرم افزار حسابداری خوب آن است که بتواند متناسب با محصول و کارویژه شرکت شما سفارشی سازی شود.
۶- اتصال به اینترنت
ما در روزگاری هستیم که همه چیز اینترنتی شده است. یک نرم افزار حسابداری خوب باید قابلیت اتصال به اینترنت را داشته باشد تا از این طریق اسناد و فعالیت‌‌ها را بتوان به صورت الکترونیکی در فضای وب بایگانی کرد. هم‌چنین با توسعه‌ی اتوماسیون‌‌‌های اداری روابط و مکاتبات بین شرکت‌‌ها معمولاً با اینترنت انجام می‌گیرد. اگر نرم افزار حسابداری مورد استفاده شما نتواند به اینترنت وصل شود، آنگاه در ارسال اسناد و مکاتبات بین اداری با مشکلات فراوانی مواجه خواهید شد.
۷- سازگاری با دیگر نرم افزارها
ممکن است اطلاعات حسابداری شرکت خود را بخواهید از طریق نرم افزارهای دیگری مانند نرم افزارهای زیرمجموعه آفیس وارد نرم افزار حسابداری کنید. در این صورت یک نرم افزار حسابداری خوب باید قابلیت اجرا و یا خواندن اطلاعات از سایر نرم افزارهای مرتبط را داشته باشد. در غیر این صورت باید اطلاعات انبوه را به صورت دستی وارد کنید که این کار زمان و انرژی زیادی را از شما خواهد گرفت.
۸- مقیاس پذیری
هر شرکتی برای خود افق بلندمدتی را درنظر می‌گیرد و احتمالاً در سال‌‌‌های آینده فعالیت‌‌‌های خود را بیشتر توسعه می‌دهد. ممکن است شما در ابتدای کارتان در سطح یک شهر یا استان فعالیت کنید اما در چند سال آینده در تمام نقاط کشور نمایندگی بزنید و با آن‌ها در ارتباط باشید. بهترین نرم افزار حسابداری نرم افزاری است که قابلیت مقیاس‌پذیری داشته باشد و متناسب با توسعه کسب‌وکار شما قابل توسعه باشد.
۹- امنیت
حسابداری یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین بخش‌‌‌های یک کسب‌وکار است. مهم‌ترین تصمیمات شرکت شما بر اساس داده‌‌‌های مالی و آمار و ارقام ثبت شده اتخاذ می‌شوند. اگر زمانی این اطلاعات از بین بروند و یا دستکاری شوند، آنگاه شرکت شما تقریباً فلج خواهد شد. بنابراین قبل از انتخاب یک نرم افزار حسابداری به فکر امنیت آن باشید. بهترین نرم افزار حسابداری از بین نرم افزارهای متعدد، ایمن‌ترین آن‌ها است. در چند سال اخیر فعالیت‌‌‌های چشمگیری در زمینه‌ی امنیت اطلاعات انجام گرفته که اطلاع یافتن از آن‌ها کمک زیادی به شما خواهد کرد.
فراموش نکنید که هر کسب‌وکاری نرم افزار حسابداری مخصوص به خود را لازم دارد. بنابراین استفاده طیف زیادی از افراد از یک نرم افزار حسابداری لزوماً دلیلی بر استفاده‌ی شما از آن نرم افزار نمی‌شود؛ مگر اینکه با نیازهای شما مطابقت داشته باشد.
