مفهوم چرخه حسابداری ۸ مرحله ای
چرخه ی حسابداری هشت مرحله ای با ثبت هر تراکنش مالی شرکت به صورت جداگانه آغاز می شود و با گزارش جامعی از فعالیت های شرکت در بازه زمانی، چرخه تعیین شده به پایان می رسد. بسیاری از شرکت ها از نرم افزار حسابداری برای خودکار کردن چرخه حسابداری استفاده می کنند. این به حسابداران اجازه می دهد تا تاریخ چرخه را برنامه ریزی کرده و گزارش های خودکار دریافت کنند.
بسته به سیستم هر شرکت، ممکن است از اتوماسیون فنی کم و بیش استفاده شود. به طور معمول حسابداری شامل پشتیبانی فنی نیز می شود، اما ممکن است یک حسابدار مجبور شود در چرخه حسابداری در نقاط مختلف مداخله کند. برای تطابق با مدل کسب و کار و روش های حسابداری هر شرکت معمولا باید چرخه حسابداری هشت مرحله ای را به روش های مخصوص به خود اصلاح کند. شرکت ها همچنین ممکن است بین حسابداری یک طرفه و دو طرفه یک روش را انتخاب کنند. حسابداری دو طرفه برای تهیه هر سه صورت عمده مالی شامل صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقدی لازم است.
۸ مرحله چرخه حسابداری
مرحله ۱: تراکنش ها را شناسایی کنید
اولین قدم در چرخه ی حسابداری شناسایی تراکنش های مالی است. شرکت ها در طول چرخه حسابداری تراکنش های زیادی خواهند داشت. هر یک باید به درستی در دفاتر مالی شرکت ثبت شود. ثبت سوابق برای ثبت انواع تراکنش ها ضروری است. بسیاری از شرکتها از فناوری نقطه فروش POS مرتبط با دفاتر خود برای ثبت معاملات فروش استفاده می کنند. فراتر از فروش، هزینه هایی نیز وجود دارد که می تواند در انواع مختلف وجود داشته باشد.
مرحله ی ۲: ثبت تراکنش ها در دفتر روزنامه
مرحله دوم در چرخه، ایجاد دفتر روزنامه برای ورود تراکنش ها است. دفتر روزنامه محلی است که تراکنشها به ترتیب وقوع زمانی (بر مبنای تسلسل تاریخی) در آن ثبت می گردند. فناوری نقطه فروش POS می تواند به ترکیب مراحل یک و دو کمک کند، اما شرکت ها باید هزینه های خود را نیز پیگیری کنند. انتخاب بین حسابداری تعهدی و حسابداری نقدی زمانی تعیین می شود که تراکنش ها به طور رسمی ثبت شوند. به خاطر داشته باشید، حسابداری تعهدی مستلزم تطبیق درآمد با هزینه است بنابراین هر دو باید در زمان فروش ثبت شوند.
حسابداری نقدی مستلزم ثبت تراکنش ها در هنگام دریافت یا پرداخت نقدی است. حسابداری دوطرفه به منظور مدیریت یک ترازنامه شامل صورت سود و زیان و جریان وجوه نقدی برای ثبت هر تراکنش به دو ورودی نیاز دارد.
مرحله ۳: ارجاع به دفتر کل
هنگامی که یک تراکنش در دفتر روزنامه ثبت شد، باید به یک حساب در دفتر کل ارجاع شود. دفتر کل تجزیه و تحلیل کلیه فعالیت های حسابداری را براساس آن حساب ارائه می دهد. این به یک حسابدار اجازه می دهد تا موقعیت ها و وضعیت های مالی را با حساب کنترل کند. یکی از رایج ترین حساب های ارجاع شده در دفتر کل، حساب نقدی است که جزئیات وجه نقد موجود را شرح می دهد.
مرحله ۴: تراز آزمایشی تنظیم نشده
در پایان یک دوره ی حسابداری، تراز آزمایشی به عنوان مرحله چهارم در چرخه ی حسابداری محاسبه می شود. تراز آزمایشی موجودی اصلاح نشده شرکت را در هر حساب بیان می کند. سپس تراز آزمایشی تنظیم نشده به مرحله پنجم برای آزمایش و تجزیه و تحلیل منتقل می شود.
مرحله ۵: تهیه کاربرگ Worksheet
تجزیه و تحلیل یک کاربرگ و شناسایی ورودی های تنظیم شده مرحله پنجم در چرخه را تشکیل می دهد. برای اطمینان از برابر بودن بدهی ها و اعتبارات، یک کار برگ ایجاد و مورد استفاده قرار می گیرد. اگر اختلافاتی وجود داشته باشد، لازم است تنظیماتی اعمال شود. علاوه بر شناسایی هرگونه خطا، ممکن است برای تطبیق درآمد و هزینه ها هنگام استفاده از حسابداری تعهدی، ورودی های تعدیل شده لازم باشد.
مرحله ۶: تنظیم دفتر روزنامه
مرحله ششم برای یک حسابدار مرحله تنظیمات است. تنظیمات در صورت لزوم در دفتر روزنامه که سندی پلمپ شده و از اداره ثبت شرکت ها دریافت می شود و از اسناد قانونی هر شخص حقوقی است ثبت می شوند.
مرحله ۷: صورتهای مالی
بعد از اینکه شرکت ثبت کلیه ی ورودی های تعدیل شده را انجام داد، سپس در مرحله هفتم صورت های مالی خود را ایجاد می کند. برای بیشتر شرکت ها، این صورت ها شامل صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقدی خواهد بود.
مرحله ۸: بستن دفاتر
سرانجام، یک شرکت با بستن دفاتر خود در پایان روز در تاریخ مشخص شده، چرخه ی حسابداری را در مرحله هشتم به پایان می رساند. صورت های پایانی گزارشی برای تحلیل عملکرد در طول دوره ی حسابداری ارائه می دهند.
پس از بسته شدن، چرخه ی حسابداری از ابتدا با یک دوره گزارش جدید دوباره شروع می شود. در پایان دوره معمولا زمان مناسبی برای تهیه پرونده های اداری، برنامه ریزی برای دوره گزارش بعدی و بررسی تقویم رویدادها و کارهای آینده است.