امروزه انسان وابستگی زیادی به استفاده از کامپیوتر پیدا کرده است به طوری که کوچکترین کار های روزانه را که حتی قبلا به صورت دستی انجام می داده امروز با استفاده از کامپیوتر ها به صورت خیلی ساده تر و با سرعت بیشتر انجام می دهد .
دلایل استفاده از کدینگ حسابداری در نرم افزار های مالی
سیستم های کامپیوتری به دلیل دارا بودن ادراک بهتر اعداد و ریاضی ، بهتر و راحت تر می توانند با اعداد رابطه بر قرار کنند تا با حروف، پس ما برای راحت تر کردن فهم عملیاتی که می خواهیم انجام بدهیم مجبور می شویم داده هایمان را بیشتر به زبان کامپیوتر نزدیک کنیم که این امر باعث می شود تعریف کردن کدینگ ، یکی از ملزومات استفاده از نرم افزار های حسابداری باشد .
گروه حساب
این دسته از سرفصل حساب ها معمولا شامل کد یک رقمی می باشند که تقریبا در شرکت های مختلف تفاوت چندانی با هم ندارند به جز تفاوت هایی کوچک . گروه حساب با دارایی ها شروع می شود و به حساب های انتظامی ختم می شود.
حساب کل
سرفصل حساب های کل به دلیل اینکه در دفاتر قانونی ثبت می شوند ( دفتر کل ) مهمترین قسمت کدینگ حسابداری به شمار می آیند. معمولا برای تعریف سرفصل کل، دو یا سه رقم با احتساب کد گروه کافی به نظر می رسد .
در نحوه تعریف کردن حساب کل باید به این موضوع توجه کرد که این سرفصل باید به شکلی تعریف شود که بتواند تراز کل دفتر کل و سایر گزارشهایی که در سطح کل می باشد را ار آن استخراج کرد که گویای وضعیت مالی یک مجموعه است تا بتوان پاسخ گوی اداره دارایی و سایر سازمانهای مرتبط بود.
حساب های معین
برای حساب معین بین چهار تا شش رقم کد با احتساب کد حساب کل در نرم افزار حسابداری در نظر گرفته می شود .اهمیت حساب های معین کمتر از حساب کل نیست . کار اصلی این سرفصل حساب کنترل گردش حساب و تفکیک ریز موجودی و هزینه و درآمد است که کمک بسیاری به تصمیم گیری های مدیریتی و پیگیری های مالی خواهد کرد.
حتما مقاله حساب تفصیلی شناور یا تفصیلی واحد چیست و چه کاربردی دارد؟ را مطالعه کنید.
حساب تفصیلی
جزئی ترین سطح حساب ها ، حساب های تفصیلی می باشند . حساب های تفصیلی می توانند بر اساس نوع فعالیت یک شرکت متغیر باشند که حتی ممکن است تعداد سطوح تفصیلی مورد استفاده در هر شرکت با شرکتی دیگر متفاوت باشد .
امروزه بسیاری از نرم افزار های مالی امکان تفصیلی شناور را فراهم کرده اند ، مزایای استفاده از تفضیلی شناور این است که این سرفصل حساب، مستقل از معین تعریف می شود و برای هر حساب در کل نرم افزار حسابداری یک کد حساب اختصاص داده می شود که زمان ثبت سند مشخص می شود که این حساب مربوط به کدام معین است .
ممکن است استفاده از این روش همراه با پیچیدگی در تعریف حساب ها باشد اما در مقابل امکاناتی که در اختیار ما می گذارد این عیب قابل چشم پوشی است .
محاسن این روش ، گزارش گیری بسیار قوی و پویا است . شما می توانید گردش و تراز هر حساب تفصیلی را در یک معین مشخص یا در تمامی معین ها ، به صورت سرجمع یا به تفکیک به راحتی گزارشگیری نمائید .
