تقصیر شما نیست، و فقط برای شما پیش نیامده است. هنگامی که یک استارتاپ را شروع می‌کنید، بدهی‌ها و اعتبارات را در صدر اولویت های تان قرار نمی‌دهید. هرچه باشد، نگه داشتن سازمان یافته سوابق، جزء شور و اشتیاق شما یا چندان مناسب حالتان نیست. با این وجود نادیده گرفتن مدیریت گزارش‌ها به مشکلات حسابداری منجر می‌شود که می‌تواند شما را از آن شور و اشتیاق، و از انجام آنچه بیش از همه برایتان ارزشمند است دور کند.
در پی مشکلات مختلف کسب و کارهای کوچک، بسیاری از صاحبان شرکتها گفته‌اند: «اگر می‌دانستم چقدر حسابداری و مسئولیت دولتی وجود دارد، اصلا کسب و کاری را شروع نمی‌کردم.» با این حال، یک حسابدار حرفه ای به صاحبان کسب و کارهای کوچک خود نشان می‌دهد چگونه کسب و کارشان را مدیریت کرده و سوابق‌شان را مرتب نگه دارند.
حتی با وجود علم به مسائل موجود، بسیاری از صاحبان کسب و کار به آنها نمی‌پردازند، چرا؟
«وقت ندارم.»
«نمی‌دانم چگونه.»
«مسائل زیاد دیگری برای حل کردن هست.»
«یک متخصص بسیار گران است.»
«تصمیم داشتم کسی را برای اینکار در نظر بگیرم اما هنوز کسی را پیدا نکرده‌ام.»
مطمئن باشید: رایج‌ترین مسائل حل شده‌اند. فقط لازم است بدانید مسائل پیش روی تان چیست و چگونه با آنها کنار بیایید.
پنج مشکل رایج حسابداری استارتاپ ها و راه حل آن
۱ – نرم افزار حسابداری همه چیز نیست
یک نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار کوچک را خریداری کرده‌اید و فکر می‌کردید تمامی مشکلات شما را حل می‌کند. اما، تفاوت قابل توجهی بین ثبت سوابق و حسابداری وجود دارد. حتی با بهترین نرم افزارهای حسابداری، به دانش پایه حسابداری نیاز دارید، خصوصا برای اینکه در مسیر اجرای مقررات باقی بمانید. نرم افزار به تنهایی مشکلات حسابداری شما را حذف نمی‌کند.
راه‌حل – اگر به حمایت نیاز دارید، با یک متخصص مشورت کنید که قادر است به شما در درک اصول پایه ثبت سوابق – نه حسابداری – که نیاز دارید کمک کند. باید دانش پایه ای برای مدیریت سوابق و اداره کردن کسب و کارتان داشته باشید.
حتما مقاله گروه حساب دارایی و بدهی را دقیقتر بشناسید را مطالعه کنید.
۲ – کمبود وقت در ثبت عملکرد
وقت این را ندارید که دفاترتان را به روز نگه دارید. بدون حسابداری دقیق و زمان-واقعی، ابزاری را برای دانستن عملکرد واقعی کسب و کارتان نخواهید داشت. برای مثال اگر مالک رستورانی هستید، باید بدانید هزینه غذای‌تان، اجاره مکان، تسهیلات و دیگر مخارج چقدر است. همچنین باید بدانید این هزینه‌ها همراستا با دیگر هزینه‌های بازار هستند یا خیر. اگر خرده‌فروشی می‌کنید باید سطح موجودی‌تان را بدانید و اینکه چگونه جریان نقدینگی‌تان را تراز کنید. صاحبان کسب و کار اغلب چنان از وضعیت حسابداری‌شان بی اطلاع می‌مانند که نمی‌دانند به کدام سمت باید بروند.
راه‌حل – قصور در به روز نگه داشتن دفاترتان نباید اتفاق بیفتد. طبعا باید نقش‌های زیادی برعهده بگیرید، اما لازم نیست حسابدار شرکت هم باشید. زمان شما بهتر است بر روی مدیریت کسب و کارتان متمرکز بماند. با مشاوری مناسب کسب و کار کوچک هم‌صحبت شوید تا مسائل حسابداری‌تان را مدیریت کنید و تضمینی برای دقت و صحت اطلاعات مالی‌تان باشد.
۳ – داشتن نقدینگی همه چیز نیست
شما نمی‌دانید کسب و کارتان چقدر سالم است. به خاطر داشته باشید، داشتن پول در بانک نشانه ثبات مالی کسب و کار نیست. صاحبان کسب و کارهای کوچک اغلب بدهی‌هایشان را در نظر نمی‌گیرند. هنگامی که مشخص کنید واقعا مالک چه چیزی هستید، شاید پشتوانه کافی برای پرداخت همه بدهی‌های‌تان را نداشته باشید.
راه‌حل – زمانی را صرف درک تمامی مولفه‌هایی کنید که سلامت واقعی کسب و کارتان – سرمایه، دارایی و بدهی – را مشخص می‌کنند. درک واقع گرایانه تر از اینکه کسب و کار کوچک تان در چه وضعیتی است رویکرد شما را به تصمیم‌گیری‌ها آینده تغییر می‌دهد.
۴ – قبل از تصمیم گیری امور مالی را تحلیل کنید
قبل از اینکه تصمیم بگیرید چه کاری انجام بدهید امور مالی تان را تحلیل نمی‌کنید. تصمیم گیری مناسب در سه مرحله صورت می‌گیرد: تفسیر، تحلیل و مشاوره. صرفنظر از گزارش‌هایی که استفاده می‌کنید، تولید اعداد و ارقام فقط اولین مرحله است. معنای واقعی این اعداد چیست؟ مهم‌تر از آن، چگونه می‌توانید آنها را بهبود ببخشید؟ باید این اعداد را تفسیر و تحلیل کنید تا شما را به بهترین مشاوره و تصمیم‌گیری راهنمایی کنند.
راه‌حل – زمانی را برای تحلیل و تفسیر گزارش‌های مدیریتی یا مشاوره با متخصص را تنظیم کنید. باید از قبل وقت و انرژی تان را صرف تولید گزاش ها کرده باشید تا سازگار باقی مانده باشند، و در نتیجه استفاده از آنها برای ارتقا و بهبود کسب و کارتان بی‌معنی نباشد.
۵ – از چه کسی کمک بگیریم
برای حسابداری کمک می‌گیرید اما نه از کسی که کسب و کار شما را درک کرده است. بعضی مشاوران سعی می‌کنند شما را به حسابدار تبدیل کنند تا اینکه استرس تان را کم کنند. بسیاری از متخصصان مالیاتی می‌گویند: «اگر می‌خواهید با من کار کنید، باید از نرم افزار حسابداری X استفاده کنید.» اما درخواست اینکه مانند یک حسابدار عمل کنید فقط شما را گیج کرده و به مشکلات حسابداری منجر می‌شود. از کمک یک متخصص مالیاتی بهره ببرید که اجازه می‌دهد بر روی اداره کردن کسب و کارتان متمرکز شوید نه اینکه نرم افزار جدیدی را یاد بگیرید.
راه‌حل – اگر به دنبال حمایت هستید، به کسی نیاز دارید که در واقع نیازهای شما را درک کرده باشد. با چنین کمکی باید بتوانید بر روی اساس کسب و کارتان و آنچه می‌توانید به بهترین نحو انجام بدهید تمرکز کنید. یک مشاور واقعی کسب و کار کوچک باید همچنین قادر به محاسبه وضعیت مالی کسب و کار شما به شکلی باشد که برایتان قابل فهم باشد. کار شما شناخت شرکای بالقوه و درک کامل ماهیت شراکت است.
این موضوع از شریکی به شریک دیگر فرق می‌کند، پس مهم است که عاقلانه دست به انتخاب بزنید.