یکی از سوالات حسابداران و مدیران شرکتها هنگام تهیه نرم افزار حسابداری تعداد سطوح حساب و نحوه تعریف کد حسابداری است. بسیاری از کاربران و مدیران نیز بر این باورند که هر چه سطوح حساب بیشتر و طول کد حساب بزرگتر باشد برنامه حسابداری بهتری دارند تهیه می کنند. بطور کلی سطوح حساب به دو دسته کلی تقسیم می شوند سطح حساب اجباری و سطح حساب اختیاری.
سطح حساب اجباری
این سطوح باید حتما در سیستم حسابداری تعریف شوند، حساب کل مهمترین سطح حساب است و در تمام کدینگ های حسابداری وجود دارد. هیچ سیستم مالی دستی و یا کامپیوتری نیز وجود ندارد که حساب کل در آن تعریف نشده باشد. سطح دیگر حساب که اجباری می باشد حساب معین است. برای نگهداری دقیق حسابها چه در سیستم دستی و چه در حسابداری کامپیوتری شما نیاز به تعریف حساب معین دارید با توجه به اینکه در سیستم دستی نگارش و کنترل حسابها در سطوح مختلف زمانبر می باشد معمولا از همین دوسطح حساب استفاده می شود.
حتما مقاله تعریف حساب معین در حسابداری دستی و نرم افزار حسابداری مطالعه کنید.
سطح حساب اختیاری
با توجه به استفاده کامپیوتر در همه زمینه ها و رایج شدن کاربرد نرم افزار حسابداری استفاده از سطوح بیشتر در حسابداری رواج پیدا کرد. معمولا به سطوح اختیاری حساب سطح تفصیلی گفته می شود. تعداد سطح تفصیلی در نرم افزار های مختلف متفاوت است و حتی می توان گفت افزایش سطوح حساب تبدیل به یک رقابت برای شرکت های تولید کننده نرم افزار مالی شد. تا جایی که شاهد بودم نرم افزاری توانایی ایجاد هفده سطح حساب تفصیل را داشته است. اما این تعداد سطوح در حسابداری کاربردی دارد.
سوال:جهت خرد کردن یک حساب معین به تفصیلی تا چه حد می توان ریز شد؟
به نظر من در پیچیده ترین حسابها بیش از سه سطح تفصیل نیاز نمی شود و در این میان نرم افزاری که بیش از ده سطح تفصیل دارد با نرم افزاری که سه سطح تفصیل دارد تفاوتی نمی کند. طولانی کردن کد حساب و درگیر شدن با سطوح تفصیلی بیشتر نه تنها کمکی به دقیقتر شدن سیستم حسابداری یک مجموعه نمی کند، بلکه در ثبت اسناد ایجاد اختلال و سردرگمی می کند. فرض کنید شما چهار قم کد حساب معین باشد و با در نظر گرفتن چهار رقم برای کد تفصیل و استفاده ۷ سطح تفصیلی طول کد حساب به ۳۲ رقم خواهد رسید که فقط ثبت و تنظیم سند حسابداری را زمان بر می کند.
بیشترین سطح تفصیل در حسابداری پیمانکاری و در سرفصل هایی که پیمانکاران خرد دارند استفاده می شود. مثلا در سطح اول حساب تفصیلی پروژه، در سطح دوم پیمانکار خرد تعریف می شود. یا اگر بخواهیم قبت دقیقتری داشته باشیم. سطح اول پروژه، سطح دوم ریز پروژه (مثلا : آرماتور بندی، سیم کشی، نما و …) و در سطح سوم پیمانکاران خرد.
در نتیجه در اکثر موارد دو سطح تفصیلی و نهایتا سه سطح تفصیلی کافی می باشد.
گروه حساب
در بسیاری از سیستم های حسابداری یک سطح حساب بالاتر از حساب کل تعریف می شود. اصطلاحا به این سطح گروه حساب می گویند گروه حساب ماهیت کلی حسابها را مشخص می کند. شاید خیلی معمول نباشد که به گروه حساب سطح حساب گفت اما تعریف گروه حساب کمک می کند . تا گزارشاتی مانند تراز آزمایشی را خلاصه تر و در یک صفحه مشاهده کرد.
