برای بررسی حسابها، محاسبه سود و زیان و تهیه صورتهای مالی سالانه باید در پایان هر دوره مالی حساب ها را بست. عمل بستن حساب ها طی دو سند انجام می شود در سند اول بستن حساب های موقت انجام می شود و سود و زیان محاسبه می گردد. و در سند اختتامیه (سند دوم) حساب های دائم نیز بسته خواهند شد.
اولین نکته در بستن حساب شناسایی انواع حساب است.
انواع حساب ها
در حسابداری دوبل یا دو طرفه گروهی از حسابها دائم یا ترازنامه ای و گروهی از حسابها موقت یا سود و زیانی هستند.
حسابهای ترازنامه ای حساب‌هایی هستند که مانده آنها مربوط به یک دوره مالی نیست و به دوره های مالی بعد منتقل می شود. مانند حسابهای بانکی، بدهکاران تجاری، بستانکاران تجاری و …
حسابهای موقت حساب‌هایی هستند که مانده آن مربوط به یک دوره مالی است. مانده این حساب ها در پایان یک دوره مالی صفر می شود و به دوره مالی بعد منتقل نمی شود. مانند حسابهای هزینه، در آمد ها، فروش و …
حتما مقاله نحوه بستن سال مالی و حسابهای موقت نرم افزار حسابداری را مطالعه کنید.
مراحل کار بستن حساب ها در پایان سال مالی
در عملیات پایان سال مالی ابندا با بستن حسابهای موقت شروع می کنیم که حاصل آن سود یا زیان است، سپس به بستن حساب های ترازنامه ای خواهیم پرداخت. در ادامه روش کار را بررسی میکنیم.
بستن حسابهای موقت
برای بستن حساب های موقت به حسابی به نام سود (زیان) جاری یا خلاصه سود (زیان) نیاز داریم. این حساب نیز در پایان کار بسته خواهد شد.
معمولا با بستن حساب فروش شروع می کنیم. ماهیت حساب فروش بستانکار است پس برای بستن، باید آنرا بدهکار و در مقابل حساب سود و زیان جاری را بستانکار کنیم.
حساب بعدی حساب خرید است. مانده حساب خرید بدهکار است، پس برای صفر کردن مانده این حساب، آنرا بستانکار و حساب سود و زیان جاری را بدهکار می کنیم.
سپس نوبت به حساب درآمد (در صورت وجود) می رسد. درآمدها ماهیت بستانکار دارند، بر این اساس، این حساب را بدهکار و حساب سود و زیان جاری را بستانکار می کنیم.
حساب بعدی، حساب هزینه است. هزینه ها مانده بدهکار دارند. بنابراین این حساب را بستانکار و حساب سود و زیان جاری را بدهکار می کنیم.
چنانچه شرکا در طول دوره مالی برداشت داشته اند، لازم است حساب برداشت شرکا را بستانکار و حساب سود و زیان جاری را بدهکار کنیم.
در نهایت حساب سود و زیان جاری را می بندیم. بر اساس مصوبه هیات مدیره مشخص می شود که این حساب به چه حسابی بسته شود.
اگر مصوبه مشخص کند که این حساب به حساب سرمایه بسته شود ثبت آن به صورت زیر خواهد بود:
سود (زیان) جاری بدهکار
سرمایه بستانکار
شرح: بابت انتقال مانده به حساب سرمایه,
ممکن است مصوبه هیات مدیره مشخص کند که این حساب به حساب سود (زیان) انباشته بسته شود.
حساب سود و زیان اتباشته حسابی است دائم، که جزء گروه حساب حقوق صاحبان سهام می باشد. ماهیت این حساب در صورت سود بستانکار و در صورت زیان بدهکار است. در پایان سال مالی میزان سود یا زیان همان سال در این حساب انباشته میشود.
حساب حقوق صاحبان سهام شامل:
- سرمایه
- اندوخته
- سود و زیان انباشته
ممکن است هیات مدیره مصوب کند که حساب سود(زیان) جاری به صورت مرکب به حساب سود (زیان) انباشته و اندوخته بسته شود.
در این صورت طبق مصوبه بخشی از مانده این حساب (مثلا ۵ درصد) به حساب اندوخته احتیاطی و مابقی به حساب سود (زیان) انباشته منتقل میشود.
بستن حسابهای دائم
بستن حساب های دائم به دو صورت ممکن می باشد:
بستن حساب های دایم با استفاده از حساب واسط
برای بستن حسابهای دائم (ترازنامه ای) حسابی به نام حساب تراز اختتامیه، نیاز داریم.
از حساب های ترازنامه ای با ماهیت بدهکار شروع می کنیم. حساب های دائم که ماهیت بدهکار دارند حسابهای دارایی هستند مانند صندوق، بانک، اسناد دریافتنی، بدهکاران، موجودی کالا
حساب هایی که ماهیت بدهکار دارند را خلاف ماهیت، به حساب تراز اختتامیه می بندیم، یعنی حساب تراز اختتامیه بدهکار و حساب های دارایی بستانکار.
می دانیم که مانده حسابهای دائم باید به سال مالی جدید منتقل شوند. برای این منظور به حسابی به نام تراز افتتاحیه نیاز داریم.
در مرحله بعد حساب هایی که ماهیت بستانکار دارند شامل بدهی ها و حقوق صاحبان سهام را خلاف ماهیت به حساب تراز اختتامیه می‌بندیم.
و در نهایت برای انتقال آنها به سال بعد، ثبت قبلی را برعکس با حساب تراز افتتاحیه می‌زنیم.
بستن حساب های دائم بدون استفاده از حساب واسط
در این حالت نیازی به حساب های تراز اختتامیه و افتتاحیه نداریم. در پایان سال مالی در یک سند، حساب های ترازنامه ای را به ترتیب از حساب های دارای ماهیت بدهکار و سپس حساب های دارای ماهیت بستانکار، خلاف ماهیت درج می کنیم. مثلا مانده صندوق که دارای ماهیت بدهکار است، اینجا بستانکار می کنیم.
اگر طی دوره همیشه سندهایتان درست ثبت شده و تراز بوده اند این سند هم باید تراز باشد. این سند به عنوان سند اختتامیه در پایان سال مالی ثبت می شود .در سال جدید همین سند را ثبت معکوس به عنوان سند افتتاحیه درج می کنیم. یعنی حساب‌هایی که در سند اختتامیه بستانکار بوده اند بدهکار و آنها که بدهکار بوده اند بستانکار می شوند.
از آنجا که امروزه بیشتر شرکت‌ها و موسسات از نرم افزار حسابداری استفاده می کنند، انجام این مراحل بسیار آسان و سریع توسط نرم افزار حسابداری انجام می گیرد. کاربر نرم افزار حسابداری که طی سال مالی تمامی اسناد را ثبت کرده است، کافی است یک تراز آزمایشی از نرم افزار تهیه کند و حساب ها را کنترل و در صورت نیاز اصلاح نماید. پس از آن با استفاده از امکان بستن حساب ها در سیستم کلیه مراحل کار را به سرعت انجام دهد و در نهایت اسناد اختتامیه و افتتاحیه را درج و کنترل نماید.
