یکی از بزرگ‌ترین پیشرفت‌های کسب و کارها در سال های اخیر گرایش روزافزون آن‌ها به کنار گذاشتن سیستم حسابداری دستی و بهره بردن از امکانات بی‌شمار نرم افزارهای حسابداری است. به‌این‌ترتیب آن‌هاتوانسته‌اند در مدت‌زمان کوتاهی از سیستم سنتی ـ کاغذی حسابداری به سمت روش ساده‌تری از محاسبات حجیم و دقیق مالی جهش کنند. اما ظهور اینترنت با سرعت‌بالا در تمام جهان باعث شد که در قدم بعدی شرکت‌های تولیدکننده نرم افزارهای حسابداری به فکر طراحی و پیاده‌سازی نرم افزار حسابداری تحت وب بیفتند. استفاده از نرم افزارهای حسابداری تحت وب به معنی بهبود روند پردازش‌های مالی است و به این‌ترتیب شما به عنوان صاحب یک کسب و کار- هرچند کوچک- همواره به هسته محاسبات خود دسترسی دارید.
این مقاله سعی دارد با برشمردن مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری تحت وب توضیح دهد که چرا کنار گذاشتن نرم افزارهای حسابداری قدیمی عملی منطقی و به صرفه برای کسب و کار شما است. این دلایل به‌طور خلاصه به قرار زیر است:
- دسترسی به اطلاعات مالی کسب و کارتان، هر زمان، هر مکان
- مشاهده اطلاعات مالی با آخرین بروزرسانی
- برقراری رابطه بهتر و مفید با حسابدار مجموعه
- حذف کاغذبازی و رفع مشکل کمبود فضا برای نگهداری پرونده‌های مالی
- ایجاد یک اکوسیستم برای کسب و کار
اگر کسب‌وکاری را به‌تازگی راه‌اندازی کرده‌اید و به دنبال فرد مطمئنی برای انجام امور مالی و حسابداری آن هستید باید بیش از استخدام افراد در سمت‌های دیگر ظرافت و دقت به خرج دهید. استخدام یک حسابدار حواس‌پرت یک احتمال خطرناک برای یک مجموعه است. اما استفاده از نرم افزارهای حسابداری تا حدود بسیار زیادی این مشکل را برطرف کرده است. بنابراین اگر در ابتدای کار بوده و در حال انجام امور حاشیه‌ای مثل ثبت نام تجاری خود هستید، اما از نرم افزار حسابداری تحت وب برای انجام امور مالی خود استفاده می‌کنید، بدون شک راه هموارتری برای رسیدن به اهداف خود انتخاب کرده‌اید.
-
دسترسی به اطلاعات مالی کسب و کارتان، هر زمان، هر مکان
ممکن است شما به‌عنوان مدیر یک مجموعه‌ی بزرگ اغلب اوقات در سفرهای کاری باشید، یا در صورتی‌که اخیراً کسب و کار شخصی خود را راه‌اندازی کرده‌اید برای رونق بخشیدن به مهم‌ترین بخش آن‌که بازاریابی و فروش است اوقات کمی را در دفتر کار یا جای ثابتی حضور داشته باشید. به هرحال این مزیت مهمی است که به کمک نرم افزار حسابداری تحت وب می‌توانید در هر زمان از روز و هر مکانی که مجهز به اینترنت است به اطلاعات مالی و حسابداری خود دسترسی داشته باشید. این موضوع که میزبانی از راه دور اطلاعات در نرم افزارهای حسابداری تحت وب این امکان را به شما می‌دهد که در هر ساعت از شبانه روز به داده‌های مورد نیاز خود دست یابید،باعث آرامش ذهنی و راحتی خیال شما می‌شود.
-
مشاهده‌ی اطلاعات مالی با آخرین به‌روزرسانی
در دسترس بودن همیشگی اطلاعات حسابداری یک مجموعه به کمک نرم افزارهای حسابداری تحت وب به معنی آن است که مدیر همواره از وضعیت مالی خود، آگاهی کافی دارد. این موضوع به شما کمک می‌کند در زمان تصمیم‌گیری در هر موردی انتخاب‌های آگاهانه‌تری داشته باشید. در روش سنتی حسابداری اخذ تصمیمات مالی فقط در زمان‌های حضور در شرکت یا دفتر کار امکان‌پذیر بود، اما امروزه به لطف نرم افزارهای حسابداری تحت وب این مشکل حل‌شده است.
-
برقراری رابطه‌ی بهتر و مفیدتر با حسابدار مجموعه
شما به عنوان مدیر یا صاحب یک کسب و کار همواره باید با حسابدار خود در ارتباط بوده و به رد و بدل کردن اطلاعات مالی بپردازید. این موضوع برای رسیدن به اطمینانی است که به شما می‌گوید امور مالی شرکت به‌طور منظم انجام می‌شود و آمارها به روز است. به ویژه در زمان محاسبات مالیات سالانه تعامل با حسابدار مجموعه امر بسیار مهمی است و بی‌دقتی در آن می‌تواند ضررهای مالی فراوانی را بر شرکت تحمیل کند. اما استفاده از نرم افزار حسابداری تحت وب یعنی شما و حسابدارتان همیشه به یک لیست آنلاین دسترسی دارید و گاهی بدون توضیحات او می‌توانید از زیر و بم امور مالی خود آگاه شوید. این موضوع به معنی صرفه‌جویی در انرژی و وقتی است که در جلسات کاری خود با حسابدار مجموعه برای دریافت توضیحات او صرف می‌کنید.
-
حذف کاغذبازی و رفع مشکل کمبود فضا برای نگهداری پرونده‌های مالی
بایگانی کردن پرونده‌های مالی به دلیل آن‌که همواره باید ریز جزئیات اطلاعات در آن‌ها ثبت شود یکی از مشکلات همیشگی شرکت‌ها بوده است. مشکل بزرگ‌تربعدی زمانی پدید می‌آید که لازم باشد اطلاعاتی از این پرونده‌ها استخراج شود. حجم زیاد داده‌های کاغذی فرآیند جستجو و بازیابی اطلاعات را به شدت کند می‌کند. با استفاده از نرم افزار حسابداری تحت وب می‌توانید هر پرونده را با جزئی‌ترین اطلاعات آن به ابر اطلاعات منتقل و برای همیشه در آنجا نگهداری کنید. هم‌چنین در زمان نیاز به هر بخش از اطلاعات موجود در آن‌ها با یک نگاه یا جستجوی ساده به آن دست یابید.
-
ایجاد یک اکوسیستم برای کسب و کار
استفاده از نرم افزارهای حسابداری به شما به عنوان مدیر یا صاحب مجموعه این امکان را می‌دهد که برای کسب و کار خود یک اکوسیستم بسازید. ساخت اکوسیستم به معنی یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت مجموعه است. در واقع بسیاری از نرم افزارهای حسابداری چه تحت وب باشند یا نه، به سیستم‌های دیگری چون نرم افزارهای مدیریت پروژه، نرم افزارهای حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، مدیریت منابع انسانی و غیره متصل و با آن‌ها به رد و بدل کردن اطلاعات می‌پردازند، بنابراین استفاده از نرم‌افزار حسابداری تحت وب یعنی وارد شدن به سیستم مدیریت متمرکز همه‌ی اجزای یک مجموعه.
درنهایت باید گفت طراحی و پیاده‌سازی نرم افزارهای حسابداری تحولی عظیم در سیستم مدیریت مالی در سراسر جهان بوده و نرم افزار حسابداری تحت وب این نوآوری مفید را تکمیل کرده است. شاید شما به‌عنوان مؤسس یک کسب و کار توانایی شگرفی در خلق ایده‌های مختلف برای فروش بیشتر و بازاریابی داشته باشید اما لزوماً نیازی نیست حسابدار قابلی هم بوده و با تمام قوای خود به انجام امور مالی و حسابداری هم بپردازید. بهتر است این امر را به یک نرم‌افزار حسابداری معتبر بسپارید و دورادور و با دقت بالایی بر آن نظارت داشته باشید
منبع:
https://www.onepagecrm.com/blog/xero-admin-top-five-benefits-of-cloud-based-accounting
حسابداری