نرم افزار حقوق و دستمزد مناسب برای شرکت من کدام است؟

اگر در انتخاب نرم افزار پرسنلی و حقوق و دستمزدی که کاملا متناسب با نیازتان باشد دچار مشکل شده اید حتما قبل از تصمیم گیری نهایی مطلب زیر را بخوانید.

از کجا بدانم چه نرم افزاری برای محاسبات حقوق و دستمزد من مناسب است؟

پاسخ به این سوال به عوامل مختلفی مرتبط است. ابتدا باید دید در شرکت شما چند نوع استخدام وجود دارد.
اخیرا با یک مجتمع آموزشی جلسه ای برای آشنایی با سیستم حقوق و دستمزد داشتم. در این مجموعه پرسنل چندین نوع قرارداد مختلف استخدامی داشتند که باعث تفاوت در نحوه محاسبات، انواع پارامترهای حقوق و دستمزد و همین طور نحوه محاسبه بیمه و مالیات حقوق شده بود. به طور مثال گروهی از آموزگاران افراد بازنشسته بودند، گروهی نیمه وقت و گروهی قراردادهای سالانه داشتند.

نرم افزار حقوق و دستمزد مناسب

نرم افزار حقوق و دستمزد مناسب در تعریف پارامتر محدودیتی ندارد

پیشنهاد من برای چنین مجموعه ای، نرم افزاری است که پارامترهای محاسبه حقوق و دستمزد آن، کاملا منعطف باشد و کاربر بتواند هر تعداد پارامتر که لازم است اضافه کند و فرمول محاسباتی آن را پیاده سازی کند. همچنین با توجه به تعداد بالای پرسنل، وجود آیتم حکم گروهی هم از نیازهای این مجموعه است. مسلما تهیه فایلهای مربوط به ادارت بیمه و مالیات نیز از واجبات چنین سیستمی خواهد بود.

تعریف پروژه و پیمان های متعدد در سیستم حقوق و دستمزد

مورد دیگری که در بسیاری از شرکت ها در انتخاب نرم افزار حقوق و دستمزد موثر است، داشتن چندین پروژه مختلف است. بسیار لازم است حسابدار بتواند اطلاعات ریز هزینه های حقوق و دستمزد را به تفکیک هر پروژه نگهداری کند. در چنین مواردی باید نرم افزار قابلیت ایجاد چندین لیست حقوق و بیمه و مالیات را به تفکیک پروژه ها یا مراکز هزینه داشته باشد.

بانک اطلاعاتی نرم افزار حقوق و دستمزد مناسب

مسئله دیگری که هنگام خرید نرم افزار حقوق و دستمزد باید مورد توجه قرار گیرد، نوع بانک اطلاعاتی استفاده شده در نرم افزار است. خیلی مهم است که بانک اطلاعاتی توان نگهداری حجم بالای اطلاعات را بدون محدودیت داشته باشد. همچنین آنقدر قوی باشد که با افزایش میزان اطلاعات کندی در پردازش به وجود نیاید. بانک MSSQL SERVER محصول شرکت مایکروسافت گزینه بسیار مناسبی است. این بانک اطلاعاتی برای کار در شبکه طراحی شده است و اگر قرار است نرم افزار را بیش از یک کاربر همزمان استفاد کند و روی دو یا چند کامپیوتر نصب شود به خوبی مدیریت این پردازشهای همزمان را بر عهده می گیرد.

اگر شرکت شما شعب مختلفی دارد یا پروژه هایی در نقاط مختلف دارید که باید اطلاعات را به سرور مرکزی شما ارسال کنند بهترین راهکار استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزدی است که تحت وب هم بتواند کار کند. به این ترتیب با داشتن ارتباط اینترنتی میتوانید به راحتی از همه شعب یا پروژه های خود اطلاعات را وارد سیستم نمایید.

 

ثبت سند حسابداری اسناد پرداختنی و وصول و ابطال چک در حسابداری (چکهای پرداختنی)

گردش وجوه پرداختی غیرنقد هر شرکت شامل اسناد پرداختنی (اسناد مدت دار)، اسناد پرداخت غیرنقد (اسناد روز) و ابطال پرداخت می‌باشد. این اسناد در سیستم دریافت و پرداخت ثبت می‌شوند و پس از ثبت هر یک قابل انتقال به سیستم حسابداری هستند.

در اینجا می‌خواهیم حسابهای بدهکار و بستانکار هر یک از این گردش‌ها را برای ثبت سند حسابداری مرور کنیم.

ثبت سند اسناد پرداختنی

با پرداخت هر چک (مدت‌دار) یک سند اسناد پرداختنی ثبت می شود که در آن بانک پرداخت کننده و طرف مقابل دریافت‌کننده مشخص می‌شوند که این دریافت‌کننده می تواند اشخاص، کارکنان، تنخواه، بانک و یا صندوق باشد. حال برای ثبت این سند در نرم افزار حسابداری باید سمت بدهکار و بستانکار مشخص شود.

ثبت سند پرداختنی در حسابداری بدین صورت است:

بدهکار    طرف مقابل اگر اشخاص و یا کارکنان باشند به ترتیب در سرفصل بستانکاران تجاری/ غیرتجاری و اگر بانک، صندوق و یا تنخواه باشد در سرفصل دارایی های جاری – موجودی نقد و بانک

بستانکار  اسناد پرداختنی می باشد.

اسناد پرداختنی

ثبت سند پرداخت غیر نقد

سند پرداخت غیرنقد برای اسناد غیرنقد (چک) روز صادر می‌شود. این سند در سیستم دریافت و پرداخت مشابه سند اسناد پرداختنی است که در آن بانک به عنوان پرداخت‌کننده و طرف مقابل به عنوان دریافت‌کننده ثبت می‌شود.

تفاوت ثبت این سند در حسابداری با اسناد پرداختنی در قسمت بستانکار است که در این نوع سند بانک سمت بستانکار قرار می‌گیرد:

بدهکار    طرف مقابل اگر اشخاص و یا کارکنان باشند به ترتیب در سرفصل بستانکاران تجاری/ غیرتجاری و اگر بانک، صندوق و یا تنخواه باشد در سرفصل دارایی های جاری – موجودی نقد و بانک

بستانکار بانک پرداخت کننده در سرفصل دارایی‌های جاری- موجودی نقد و بانک

ثبت سند وصول اسناد پرداختنی

باید توجه داشت که حساب اسناد پرداختنی بعنوان یک حساب واسط می باشد، وظیفه این حساب کنترل حساب چکهای پرداخت شده مدت دار می باشد. اسناد پرداختنی در زمان وصول چک بدهکار می شود و در مقابل حساب بانک پرداخت کننده بستانکار خواهد شد.

ثبت سند ابطال پرداخت

در سند ابطال پرداخت مشخص می‌کنیم که بانک پرداخت‌کننده کدام بانک بوده، طرف مقابل (دریافت کننده) کدام بوده و ابطالی چک در کدام صندوق (صرفا جهت پیگیری لاشه چک) قرار می‌گیرد.

ثبت این سند در حسابداری دقیقا برعکس سند پرداختنی می باشد:

بدهکار    بانک زیر مجموعه اسناد پرداختنی در سرفصل بدهی های جاری

بدهکار    طرف مقابل اگر اشخاص و یا کارکنان باشند به ترتیب در سرفصل بستانکاران تجاری/ غیرتجاری و اگر بانک، صندوق و یا تنخواه باشد در سرفصل دارایی های جاری – موجودی نقد و بانک

 

آشنایی با شش تن از ثروتمندترین حسابداران جهان (حسابداران ثروتمند)

مدیریت پول افراد دیگر به طور طبیعی مزایایی دارد،  مشهودترین این مزایا دانش چگونگی ایجاد یک ثروت شخصی توسط خودتان است. اگر ثروتمند شدن در برنامه کاری شماست، از شش حسابدار ثروتمند و مشهور انتخابی ما، الهام بگیرید.

حسابدار ثروتمند

فیل نایت، یکی از بنیانگذاران نایک. ثروت خالص: ۲۵٫۱ میلیارد دلار

فیل نایت یک حسابدار CPA است، اما احتمالا او را بیشتر به عنوان یکی از بنیانگذاران نایک می شناسید. او پس از فارغ التحصیلی از دانشکده بازرگانی، به ژاپن سفر کرد. در آنجا با رئیس Tiger Onitsuko که یک برند کفش بود و حقوق توزیع ایالات متحده را حفظ می کرد، ملاقات کرد. او در فرصتی، با مدیر اجرایی سابق خود همکاری کرد و تجارتی را به نام نایک در سال ۱۹۶۴، به راه انداخت. شرکت نایک در حال حاضر ارزش عظیم ۸۶٫۲ میلیارد دلار را دارا است.

حسابدار پولدار

کومار مانگالام بیرلا، رئیس گروه ADITYA BIRLA . ثروت خالص: ۸٫۳ میلیارد دلار

کومار مانگالام بیرلا، عضو خانواده برجسته تجارت هند، حسابداری و بازرگانی خوانده بود، اما هیچ چیز نمی توانست او را برای از دست دادن پدرش در سن ۲۸سالگی – و مسئولیت عظیم یکی از بزرگترین گروه های تجاری در هند، آماده کند. اما نگرانی در مورد توانایی بیرلا در ادامه مسیر موفقیت آمیز پدرش، بی اساس بود: او با موفقیت، درآمد را به ۲۰برابر ۲۰سال گذشته رساند یعنی  به بیش از ۴۹ میلیارد دلار.

پولدارترین حسابدار

دنیس کوتس، مدیر Bet365. ثروت خالص: ۲٫۹ میلیارد دلار

بازرگان انگلیسی دنیس کوتز به عنوان یک صندوقدار ساده در شرکت انتشاراتی خانوادگی اش، Provincial Racing شروع به کار کرد. او بعد از دانشگاه به عنوان یک حسابدار، آموزش دیده بود، اما استعداد واقعی خود را زمانی نشان داد که مسئولیت این کسب و کار را برعهده گرفت و سرنوشت خانواده اش را عوض کرد. در سال ۲۰۰۱، شرکت آنلاین شرط بندی کوتس Bet365.com را با وام بانکی، راه انداخت. در حال حاضر این تجارت، یکی از بزرگترین شرکت های شرط بندی آنلاین در جهان است که در بیش از ۲۰۰کشور و به میلیون ها نفر از مشتریان خدمات رسانی می کند. این قماری است که پرداخت را برای دنیس تضمین می کند!

 

آرتور بلنک، از بنیانگذاران Home Depot. ثروت خالص: ۲٫۶ میلیارد دلار

آرتور بلنک در دهه ۱۹۴۰در نیویورک به دنیا آمد، او در رشته حسابداری و مدیریت بازرگانی تحصیل کرد. سپس به بخش خرده فروشی، روی آورد که در آن، به نایب رئیس امور مالی ترفیع پیدا کرد. وقتی که او و دوستش و مدیر عامل شرکت، برنارد مارکوس در سال ۱۹۷۸از کار اخراج شدند. این دو تصمیم به یکپارچه سازی تخصص شان و راه اندازی یک تجارت گرفتند و آن را Home Depot نامیدند- و نام تجاری Home Depot در حال حاضر ارزش ۱۴۹٫۲ میلیارد دلار دارد.

پل کولسون، رئیس گروه Ardagh. ثروت خالص: ۱٫۵ میلیارد دلار

دوبلین پل کولسون به عنوان یکی از ثروتمندترین افراد در ایرلند شناخته شده است و به نظر می رسد قطعا عنوان خوش شانس ترین ایرلندی معروف نیز به او تعلق دارد. او با شروع  PricewaterhouseCoopers در لندن، شرکت مالی Yeoman را قبل از تغییر جریان به صنعت شیشه در سال ۱۹۹۸ تاسیس کرد. کولسون با راه اندازی شرکت بسته بندی شیشه Ardagh، این شرکت را به سوی موفقیت در سراسر جهان سوق داد. اکنون این شرکت ارزش تقریبی ۳٫۳۴ میلیارد دلار را داراست.

سر برایان سوتر و انا گلوژ، بنیانگذاران گروه Stagecoach. ثروت خالص: ۱٫۴۹ میلیارد دلار

تاجر اسکاتلندی سر برایان سوتر و خواهرش انا گلوژ، بچه های یک راننده اتوبوس بودند، اما می دانستند که حمل و نقل عمومی، مسیر پول آنها را برای تمام طول زندگیشان مشخص می کند. سوتر از دانشگاه با مدرک حسابداری و اقتصاد فارغ التحصیل شد و در سال ۱۹۸۰با خواهر خود تصمیم به تاسیس یک شرکت حمل و نقل بین المللی گروه Stagecoachگرفت. این شرکت از آن زمان با عملیات در بریتانیا، ایالات متحده و کانادا به نام بزرگی در سراسر جهان تبدیل شد. هیچ نشانه ای از رقابت خواهر و برادرانه وجود ندارد!

اگر شما هم می خواهید خلق کسب و کار شخصی خودتان بپردازید حتما مقاله شش راهنمایی برای حسابداران در شروع کسب و کار شخصی را مطالعه کنید.

 

بررسی نشریه ۱۶۶ سازمان حسابرسی یا صورتهای مالی و اثر آن در تعریف کدینگ.

نشریه ۱۶۶ سازمان حسابرسی استانداردی جامع جهت تهیه صورتهای مالی است. این نشریه با فرض اینکه شرکت تولیدى و غیردولتى است و همچنین شرکت سهامی عام است و سهام آن در بورس خرید و فروش می شود بر اساس یک شرکت نمونه تهیه شده.

باید توجه داشت که هدف از تهیه و تولید صورت های مالی افشاى مناسب و کافى اطلاعات تحت شرایط عمومى و کلى است. اگر نگاهی به اظهارنامه مالیاتی داشته باشیم متوجه می شویم که ترازنامه و صورت سود و زیان در ابتدای هر دو گزارش وجود دارد.

در نتیجه ترازنامه و صورت سود و زیان بعنوان اساس افشای اطلاعات مالی می باشد. باید توجه داشت که در زمان تهیه کدینگ رویکردی در نظر گرفته شود که به راحتی و در کمترین زمان این دو گزارش را بتوان تهیه کرد.

بررسی ترازنامه در نشریه سازمان حسابرسی و اظهارنامه مالیاتی

ترازنامه در اظهارنامه مالیاتی

صورتهای مالی

با بررسی هر دو ترازنامه متوجه می شویم در اظهارنامه هم در بخش داراییها و بدهی ها جاری شرکا/سهامداران اضافه شده همانطورکه گفته شد فرض نشریه ۱۶۶ بر این است که صورت مالی برای شرکت سهامی عام تهیه شد و در شرکت سهامی عام جاری شرکا در سرفصل دارایی و بدهی نمی تواند گردش داشته باشد.

البته باید توجه داشت که بهتر است جهت شفافیت مالی از حساب جاری شرکا در سایر انواع شرکتها هم استفاده نشود.

در نشریه ۱۶۶ بخشی بعنوان بدهی غیر جاری مشاهده میشه که در اظهار نامه وجود ندارد و در قسمت بالا در بدهی ها باید درج گردد.

بررسی صورت سود و زیان در اظهارنامه و نشریه ۱۶۶

جدول صورت سود و زیان در هر دو گزارش مشابه می باشد. فقط در اظهارنامه مالیاتی جزئیات هزینه ها نیز باید اعلام شود.

نقش اظهارنامه مالیاتی و نشریه ۱۶۶ سازمان حسابرسی

با توجه به اینکه اظهارنامه مالیاتی و نشریه ۱۶۶ یا صورتهای مالی از نوع گزارش می باشند و مهمترین هدف نرم افزار حسابداری تهیه گزارشات و تحلیل های مالی می باشد، لذا در طراحی کدینگ حسابداری باید به این دو گزارش مهم و پرکاربر توجه داشت و کدینگ حسابداری را به نحوی تهیه و طراحی کرد که براحتی و صرف کمترین زمان بتوان این دو گزارش را استخراج کرد.

یادداشتهای توضیحی همراه صورتهای مالی

یادداشتهای توضیحی همراه صورتهای مالی جزئی از این گزارشات می باشد و صورتهای مالی بدون یادداشتهای توضیحی قابل ارائه و مورد پذیرش نمی باشد.

تحلیل صورتهای مالی

صورتهای مالی جهت آگاهی سهامداران و یا سرمایه گذاران تهیه و تولید می شود و اگر سهامدار شرکتی هستید و یا قصد سرمایه گذاری در بورس یا شرکتی را دارید با بتوانید صورتهای مالی را تحلیل و بررسی نمایید.

بر همین اساس دوره ای بصورت ویدیویی تهیه کردیم که شما می توانید پس از مشاهده آن دید جدید نسبت به تحلیل صورتهای مالی پیدا کنید.

پیشنهاد می کنم حتما در دوره تحلیل صورت های مالی شرکت کنید و در این زمینه به یک متخصص تبدیل شوید.

تجزیه تحلیل نسبتهای مالی

در نگاهی عمیق تر به صورتهای مالی می توان نسبتهای مالی را از این گزارش استخراج کرد. نسبت های مالی وضعیت یک بنگاه اقتصادی را بصورت شفاف بیان می کند و چراغی برای تصمیم گیری و سرمایه گذاری روشن می کند.

برخی از نسبت های مالی عبارتند از :

  • نسبت های نقدینگی
  • نسبت های ساختار سرمایه
  • نسبت های فعالیت
  • نسبت های سود آوری

آگاهی و تحلیل این نسبتها برای سرمایه گذار و سهامداران شرکتها بسیار لازم و ضروری است. دوره آموزش تجزیه و تحلیل مالی در مدرسه حسابداری بامداد بر همین اساس تهیه و تولید شده که هدف آن تکمیل دوره تجزیه و تحلیل صورتهای مالی است.

با توجه به وجود روشهای تجزیه و تحلیل متفاوت که بر اساس صورتهای مالی وجود دارد اهمیت وجود این استاندار را می توان درک کرد. لازم به ذکر است که یکی از شروط حضور شرکتها در بورس تهیه صورتهای مالی و بررسی و تایید صورتهای مالی توسط حسابرس بی طرف می باشد.

 

نحوه ثبت سند حسابداری فروش کالا یا خدمات در سیستمهای جامع مالی و نرم افزار حسابداری

ثبت سند حسابداری فروش از پرکاربردترین اسناد در حسابداری می باشد و در سازمان هایی که محصول یا خدمات ارایه می دهند از این سند استفاده های زیادی می شود. ثبت سند حسابداری فروش یک فرآیند ساده دارد که با هم مرور می کنیم.

البته در بسیاری از سیستمهای جامع مالی، نرم افزار حسابداری بصورت اتوماتیک این سند را تولید می کند.

در روش حسابداری دایمی برای نگهداری لحظه ای مانده انبار یک سند حسابداری برای موجودی کالا ثبت می شود که در اینجا به آن نمی پردازیم.

سند حسابداری فروش

حساب معین مورد نیاز برای سند حسابداری فروش کالا یا خدمات

حساب های معین مورد نیاز برای سند حسابداری فروش بسته به نیاز و تشخیص حسابدار ممکن است متفاوت باشد ولی دارای ساختار کلی زیر است :

حساب هایی که بدهکار می شوند :

حسابهای دریافتنی (بدهکاران تجاری)

برگشت از فروش و تخفیفات

حساب هایی که بستانکار می شوند :

مالیات و عوارض ارزش افزوده

درآمد ها

حسابهای تفصیل مورد نیاز در حسابداری فروش

در سمت بدهکار سند فروش معین حساب های دریافتنی و تفصیل مرتبط با آن می تواند اشخاص حقیقی و حقوقی طرف حساب شرکت باشد. در سمت بستانکار معین درآمدها می تواند مرتبط با تفصیل کالاها یا گروه کالا یا تامین کننده کالا شود.

در صورتی که از نرم افزار فروش مناسب استفاده می کنید. می توانید از ثبت تفصیل کالا ها در معین درآمدها چشم پوشی کنید. یک نرم افزار فروش خوب گزارشات لازم فروش بر اساس کالاهای مختلف را تهیه می کند.

که بسته به تشخیص حسابدار و مدیر مالی و با در نظر گرفتن گردش مالی شرکت کدینگ حسابداری مناسب برای حساب های بالا تعیین می شود.

به عنوان مثال کدینگ زیر را پیشنهاد می کنیم:

گروه کل حساب کل معین تفصیل
داراییها حساب های دریافتنی حسابهای دریافتنی تجاری اشخاص
درآمدها درآمدهای عملیاتی برگشت از فروش و تخفیفات گروه کالا
درآمدها درآمدهای عملیاتی درآمد از فروش گروه کالا
بدهی ها مالیات های پرداختنی مالیات و عوارض ارزش افزوده

 

مثال : شرکت الف به شرکت ب ۴ محصول هرکدام به مبلغ ۱۰۰۰ ریال فروخته است ثبت سند حسابداری فروش آن به شکل زیر است :

حسابهای دریافتنی تجاری ۴۳۶۰ ریال
درآمد از فروش ۴۰۰۰ریال
مالیات و عوارض ارزش افزوده ۳۶۰ ریال

 

ثبت تخفیف در سند حسابداری فروش

به طور کلی تخفیفات فاکتور فروش باید پیش از محاسبه مالیات بر ارزش افزوده اعمال شود. و مالیات بر ارزش افزوده بر روی قیمت نهایی هر کالا محاسبه می شود.

فرض کنیم در مثال بالا ۱۰۰۰ ریال تخفیف به مشتری داده شده نحوه ثبت سند حسابداری فروش به شکل زیر خواهد بود:

حسابهای دریافتنی تجاری ۳۲۷۰ ریال
برگشت از فروش و تخفیفات ۱۰۰۰ ریال
درآمد از فروش ۴۰۰۰ریال
مالیات و عوارض ارزش افزوده ۲۷۰ ریال

 

نکته: اگر قرار باشد مبلغی به فاکتور اضافه شود مثل هزینه حمل این مبلغ باید پیش از محاسبه ارزش افزوده اضافه شود.

ثبت برگشت از فروش :

هنگامی که مقداری از کالا به دلیل معیوب بودن یا دلایل دیگر برگشت داده می شود ثبت آن دقیقا مانند ثبت تخفیف است و به دلیل یکی بودن ماهیت حساب های برگشت از فروش و تخفیفات معمولا این دو حساب را یکی در نظر می گیرند.

مثال : فرض کنیم در مثال بالا یک کالا از چهار کالای فروخته شده برگشت داده می شود :

برگشت از فروش و تخفیفات ۱۰۰۰ ریال
مالیات و عوارض ارزش افزوده ۹۰ ریال

 

حسابهای دریافتنی تجاری ۱۰۹۰ ریال

 

و هنگامی که کلا فروش لغو می شود. سندی کاملا برعکس سند فروش ثبت می شود (جای بدهکار و بستانکار عوض می شود.)

 

تحلیل سیستم مالی و نیاز سنجی نرم افزار پیش از خرید نرم افزار مالی

با توجه به اینکه امروزه بیشتر عملیات ثبت و کنترل اطلاعات توسط کامپیوترها انجام می شود ثبت وقایع مالی از اهمیت بسیاری برخوردار است، یکی از اولین اقدامات هر مجموعه پس از شروع به کار تهیه نرم افزار مالی است. نرم افزار های مالی اداری شامل زیر سیستمهای بسیاری است که همیشه و برای تمام کاربران کاربرد نخواهد داشت پس لازم است پیش از تهیه نرم افزار نیاز های آن شرکت و مجموعه را شناخت.

نیاز سنجی و ارائه راهکار برای تهیه نرم افزار

مشکل هیچ شرکت و مجموعه ای نداشتن نرم افزار نیست، بلکه تهیه نرم افزار ابزاری است جهت رفع نیاز اصلی و با توجه به اینکه این نیاز و مشکل هر بنگاه اقتصادی مختص همان کسب و کار است، پس پیش از اینکه به خرید و انتخاب نرم افزار حسابداری فکر کنید بهتر است بر روی مشکل و عارضه ای که این نیاز را برای شما ایجاد کرده تمرکز کنید.

شناخت مشکل و تحلیل دقیق آن به شما در انتخاب کمک خواهد کرد. هر نرم افزاری توانایی ها و قابلیت های خاص خودش را دارد. این توانایی ممکن است برای یک کسب و کار بسیار مفید باشد و برای کسب کار دیگر نا کار آمد.

بطور مثال نرم افزاری که برای شرکتهای متوسط تولید شده بطور قطع مناسب فروشگاه نیست. حتما پیش از خرید نرم افزار از مشاوره و تحلیل نیاز نرم افزار استفاده کنید.

تحلیل سیستم

ایده آل نگری یا آینده نگری در نیاز سنجی و تحلیل نرم افزار

برای بررسی و تحلیل مشکل، ایده آل ها را فراموش کنید. ایده آل نگری درتحلیل ممکن است زمان اجرا ایجاد دردسر کند. فقط بر روی مشکلات موجود تمرکز کنید و سعی کنید راه حل دقیق و کامل برای مسائله موجود را پیدا کنید.

مسئله شما چیزی نیست که ممکن است در آینده اتفاق بیفتد، مسئله شما آن چیری است که در حال حاضر با آن مواجه هستید.

آینده نگری خوب است اما همیشه آینده نزدیک را در نظر بگیرید. عمر یک نرم افزار بطور متوسط سه سال است قرار نیست مسائل ده سال آینده را امروز مطرح کنید.

مشخصات تولید کننده نرم افزار مالی اداری خوب

یکی از مهمترین گزینه هایی که در انتخاب نرم افزار باید مد نظر داشت تولید کننده نرم افزار است. تولید کننده یک نرم افزار باید خصوصیات زیر داشته باشد.

  1. در تحلیل و نیاز سنجی پیش از خرید شما را همراهی کند: هدف رفه نیاز و عارضه یابی کار شماست پس فروشنده خوب باید حتما به مشکلات شما گوش بدهد و برای حل آنها راهکار ارائه کند.
  2. پشتیبانی و ارائه خدمات قوی توسط شرکت تولید کننده نرم افزار مالی: تمام نرم افزار های مالی روشی برای پشتیبانی و پاسخگویی به سوالات شما دارند اما توجه به این نکته که شما مستقیما با شرکت اصلی در تماس باشید بسیار مهم است. ارائه پشتیبانی توسط نماینده یک ضعف است. در صورتی که نیاز به تغییر در نرم افزار و برنامه نویسی برای شما باشد، بهتر است این نیاز بطور مستقیم با تولید کننده مطرح شود نه واسطه
  3. راه های تماس با پشتیبانی: هرچه راه های تماس بیشتری وجود داشته باشد سرویسی که دریافت می کنید با ارزشتر است. قطعا اگر قرار است فقط خدمات از طریق تلفن ارائه شود به نسبت خدمات اینترنتی و حضوری ارزش کمتری خواهد داشت. انواع راه های تماس می تواند بشرح ذیل باشد.
    • سایت پرسش و پاسخ مشتریان
    • خدمات و مشاوره تلفنی
    • چت آنلاین
    • پشتیبانی اینترنتی
    • سرویس و خدمات حضوری
  4. پویایی و قابلیت تغییر نرم افزار : همانطور که گفتیم عمر نرم افزار حدودا سه سال است، اگر تولید کننده بر اساس نیاز روز تغییرات را در نرم افزار ایجاد کند شما می توانید سالها از یک نرم افزار استفاده کنید، اگر این پویایی وجود نداشته باشد بعد از چند سال مجبور به تغییر نرم افزار خواهید شد.
  5. قابلیت پیاده سازی نیاز ها و تغییرات شما: هر شرکتی با هر اندازه ای مسائل و مشکلات خاص خود را دارد مطمئن شوید که فروشنده یا تولید کننده نرم افزار مسائل شما را بررسی می کنند نسبت به تغییرات لازم در نرم افزار اقدام می کنند. این نیاز ها ممکن است در آینده برای شما ایجاد شود پس وجود یک تیم همراه نرم افزاری بسیار مفید است.

 

 

داشبورد مدیریتی و هوش تجاری چه کاربردی در تحلیل مالی اقتصادی دارند

توسعه و گسترش سخت افزار و سیستمهای ذخیره سازی اطلاعات این امکان را فراهم کرده که حجم زیادی از اطلاعات را بتوانیم ذخیره و نگهداری کنیم. در کنار این پیشرفت سخت افزاری، نرم افزار های بانک اطلاعاتی صفحات گسترده و انواع ابزار های گزارش سازی و تحلیلی نیز امکانات بسیاری را برای تحلیل و بررسی این انبوه اطلاعات فراهم کرده اند.

امروزه با وجود نرم افزار حسابداری و سایر نرم افزارهای مالی و اداری اطلاعات بسیار ارزشمندی در حال تولید و جمع آوری می باشد.

بی شک اهمیت استفاده و تحلیل این اطلاعات کمتر از جمع آوری و ثبت آن نیست و این وظیفه بر عهده هوش تجاری ست.

هوش تجاری

هوش تجاری چیست؟

هوش تجاری روشی است که شما با کمک آن داده های خام را به دانشی قابل اتکا تبدیل می کنید. برای استخراج چنین دانشی باید ابتدا مجموعه داده های خود را بشناسید. کسب و کار خود را تحلیل کنید و بدانید چه هدفی از این داده کاوی دنبال می کنید.

  • هوش تجاری میتواند به یک سازمان در جهت تشخیص فرصتهایی برای کاهش هزینه ها کمک کند.
  • فرصتهای تجاری جدیدی را نمایان کند.
  • تغییرات در محیط های تجاری را تشخیص دهد.
  • گزارشهایی فراهم کند که بصورت گستردهای در دسترس باشد.

داشبرد مدیریتی

داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد مدیریتی محیطی است که اطلاعات استخراج شده از داده ها را بصورت مصور و گرافیکی در اختیار مدیران و تمصمیم گیرندگان قرار می دهد. این نمایش اطلاعات می تواند بصورت نمودار های مختلف، گیج های عقربه ای و یا اطلاعاتی بر روی نقشه باشد.

نمایش این اطلاعات بصورت نمایه های گرافیکی به درک مطلب و تحلیل سریعتر اطلاعات کمک می کند. پس در تهیه داشبورد باید به نکات زیر توجه کرد:

  • حذف اطلاعات تفصیلی و جزئیات
  • نمایش اطلاعات مهم و حیاتی کسب و کار
  • انتقال سریع هدف داده ها از طریق اطلاعات بصری
  • مشخص کردن اطلاعات مهم مانند حداقل و حداکثر و نقاط بحرانی اطلاعات کلیدی

اگر داشبورد اتومبیل را تجسم کنیم متوجه می شویم این موارد رعایت شده. بطور مثال بجای نمایش عددی مقدار بنزین با یک درجه میزان بنزین را بین حداقل و حداکثر حجم باک نمایش می دهد. و این درجه بصورت تصویری شما را ازمقدار بنزین مطلع می کند.

ارتباط هوش تجاری و داشبورد مدیریتی

همیشه نحوه ارائه اطلاعات و گزارشات تهیه شده مهم است. در بسیاری از موارد ممکن است یک گزارش شامل اطلاعات بسیار مهمی باشد و این اطلاعات در جدولی پر از اعداد پنهان شده و اهمیت آن برای مدیران و تصمیم گیرندگان مخفی شود.

داشبورد مدیریتی وظیفه اشکار سازی اهمیت اطلاعات را برای هوش تجاری باز می کند. آنچه هوش تجاری استخراج می کند مجموعه جداول پر اهمیتی از اعداد است و داشبورد مدیریتی به زیبا ترین شکل ممکن اهمیت این اعداد و اطلاعات را هویدا می کند.

 

نکات کلیدی در حفظ امنیت اطلاعات مالی و حسابداری که مدیران باید بدانند

یکی از دقدقه های مدیران مالی و سهامداران شرکت حفظ امنیت اطلاعات مالی و حسابداری شرکت می باشد. برای ورود به این بحث ابتدا باید اطلاعات مالی را شناخت.

اطلاعات مالی چیست؟

حجم زیاد اطلاعات امروزه علاوه بر کمک به تصمیم گیری و تحلیل شرایط یک کسب کار دردسرهایی نیز ایجاد کرده. نرم افزار حسابداری، نظام بانکی و مالیاتی و سایر زیر سیستمهای مالی در هر لحظه برای ما ایجاد داده می کنند که باید امنیت آنها نیز فرهم شود.

بسیاری از اطلاعات تولید شده در بنگاه های اقتصادی جنبه مالی دارند، بطور مثال از متن یک قرارداد کاری تا انواع اسناد دریافت و پرداخت بانکی که لازم است بسیاری از این اطلاعات بصورت الکترونیکی نیز ثبت و ضبط شوند. تا بتوان بر اساس این اسناد پاسخگوی مراجع قانونی و دولتی و همینطور طرف حسابها بود. مجموعه اوراق و اسناد بصورت مکتوب یا الکترونیکی اطلاعات مالی شماست و باید در حفظ و امنیت آن دقت کرد.

امنیت اطلاعات مالییا امنیت اطلاعات مالی یعنی چه؟

به نظر من امنیت اطلاعات مالی شامل دو مبحث کلی می شود.

اول حفظ و نگهداری اطلاعات و اسناد مکتوب به شکلی که اطلاعات قابل بررسی و استناد مجدد باشد و هیچ بخشی از آن مخدوش نگردد. در مورد حفظ و نگهداری اسناد کاغذی راهکارهای متنوعی و مانند صندوقهای نسوز اطاقهای امن و … وجود دارد. در مورد اطلاعات الکترونیکی نیز در مقاله نگهداری درست از اطلاعات مالی در نرم افزار حسابداری توضیح دادیم که پیشنهاد میکنم حتما مطالعه کنید.

دوم دور نگهداشتن این اطلاعات از دسترس افراد غیر مجاز، افشای اطلاعات مالی نزد رقبا یا افراد غیر مجاز می تواند آسیبهای مالی بسیاری را به یک مجموعه وارد کند. کنترل این بخش بسیار دشوار تر از قسمت اول است شما در حفظ اطلاعات می توانید دستور العملهای مناسب ایجاد کنید و یا از ابزار های امن و الکترونیکی استفاده کنید. اما برای جلوگیری از افشای اطلاعات و حفظ امنیت اطلاعات مالی حساس درگیر روابط انسانی خواهیم شد.

روشهای جلوگیری از افشای اطلاعات مالی

  1. ایجاد سطوح دسترسی به اطلاعات : اگر اطلاعاتی به کسی مربوط نیست و با آن کاری ندارد بهتر است به آن دسترسی نداشته باشد فرقی نمی کند که این اطلاعات الکترونیکی باشد یا هارد کپی. اطلاعاتی را ما ثبت و نگهداری می کنیم که لازم است به آن رجوع شود اما بهتر است دسترسی به این اطلاعات را محدود کنیم مثلا کارشناس فنی شاید لازم باشد موارد فنی و تعهدات یک قرارداد را بداند اما لازم نیست به اطلاعات مالی و مبالغ آن قرارداد دسترسی داشته باشد.
  2. استفاده از کلمات عبور : بهتر است برای دسترسی به اطلاعات الکترونیکی رمز درنظر بگیرید و رمز ها را بصورت دوره ای تغییر دهید با در نظر گرفتن رمز عبور در اغلب نرم افزار ها می توانید سطوح دسترسی را نیز کنترل کنید.
  3. جلوگیری از کپی شدن مدارک : در تمام مواردی که اسناد محرمانه افشا شده اند اطلاعات بصورت غیر مجاز کپی برداری شده. این کپی برداری می تواند بصورت الکترونیکی یا توسط چاپگر صورت پذیرد و یا حتی عکس برداری از اسناد مدارک. تا حد امکان این امکانات را برای افراد غیر مجاز محدود کنید.
  4. انتخاب افراد مورد اطمینان : بدون شک نمی توانید تمام اسناد را خودتان کنترل ثبت و رسیدگی کنید و باید افرادی را برای این ومنظور استخدام کنید. در استخدام افرادی که باید به اسناد محرمانه شما دسترسی داشته باشند دقت کنید و سعی کنید رضایت شغلی آنها را حفظ کنید.

 

 

استهلاک داریی ثابت چیست و از چه روشهایی استهلاک محاسبه می شود

با توجه به اینکه داراییهای ثابت دارای عمر مفید می باشند و ارزش ریالی آنها به مرور زمان کاسته می شود، به این کاهش تدریجی ارزش داراییها استهلاک گفته می شود.

درپایان هر سال مالی مبلغ استهلاک اموال و داراییها باید محاسبه شود و این مبلغ به حساب هزینه منظور گردد. هزینه استهلاک طی یک سند حسابداری پیش از بستن حسابهای موقت ثبی می گردد. و پس از آن می توان در سیستم مالی عملیات مربوط به بستن سال مالی را انجام داد.

اندوخته استهلاک یا ذخیره استهلاک چیست

براساس اصل قیمت تمام شده داراییها و اساسا وقایع مالی به قیمت تمام شده در دفاتر قانونی ثبت می شوند در نتیجه مجاز به بستانکار کردن این حساب به دلیل استهلاک نمی باشیم. بنابراین در مقابل حساب هزینه استهلاک حساب ذخیره استهلاک یا اندوخته استهلاک را بستانکار می کنیم.

محاسبه استهلاک

ارزش اسقاط دارایی

معمولا تمام ارزش یک دارایی مستهلک نمی شود و در پایان عمر مفید هر یک از اموال و داراییها دارای ارزش اسقاط یا فرسوده می باشد. بنابراین استهلاک تفاوت بهای تمام شده دارایی و ارزش اسقاط دارایی تقسیم بر زمان استفاده یا عمر مفید آن می باشد.

ارزش دفتری دارایی

ارزش دفتری دارایی برابر است با بهای تمام شده دارایی منهای ذخیره استهلاک همان دارایی.

محاسبه استهلاک با روش خط مستقیم

در این روش فرض می شود میزان استهلاک یک دارایی در طول سنوات استفاده آن برابر است.فرض کنید اگر بهای تمام شده یکی از داراییها ۱۱،۰۰۰،۰۰۰ ریال باشد و پش از ۵ سال اسقاط شود و ارزش اسقاط آن ۱،۰۰۰،۰۰۰ ریال باشد مبلغ استهلاک سالانه آن برابر است با :

(۱۱,۰۰۰,۰۰۰-۱,۰۰۰,۰۰۰)/۵=۲,۰۰۰,۰۰۰ ریال

محاسبه استهلاک با روش نزولی

در این روش هر سال در صدی از ارزش دفتری دارایی ثابت بعنوان استهلاک محاسبه می شود سند آن در حسابداری ثبت می گردد. در این روش درصد استهلاک باید به نحوی انتخاب شود که در پایان عمر مفید دارایی ارزش دفتری دارایی برابر ارزش اسقاط آن شود.

پی نوشت:

باتوجه به اینکه داراییهای ثابت در زمان خرید از جنس هزینه نمی باشند اما با گذشت زمان رفته رفته از ارزش آنها کم می شود بنابراین با محاسبه استهلاک به مرور و طی چند دوره مالی آنها را هزینه می کنیم.

 

جداول محوری در اکسل یا Pivot Table چیست و چه کاربردی در حسابداری دارد

یکی از کاربرد های نرم افزار قدرتمند اکسل (Microsoft office excel) گزارش سازی است. با توجه به امکان فرمول نویسی در اکسل کاربر می تواند گزارشات متنوعی را بر اساس نیاز خود از دادهای ارسال شده به نرم افزار اکسل استخراج کند. با توجه به فراگیری هوش تجاری (BI) و نیاز به استخراج اطلاعات معنی دار از داده های خام ابزار جداول محوری (Pivot Table) در اکسل اضافه شد و بسیار مورد استقبال و توجه کاربران قرار گرفت.

جداول محوری در اکسل مبحث بسیار مفصلی است و نمی توان در یک مقاله به تمام جوانب آن پرداخت در ادامه این نوشته سعی داریم شما را با کلیات جداول محوری در اکسل و کاربرد آن در حسابداری آشنا کنیم.

داده خام برای تهیه گزارش توسط جداول محوری در اکسل

اطلاعات خام را می توانیم از نرم افزار های مالی اداری مستقر در هر مجموعه استخراج کرد. فرض کنید اطلاعات فروش یک مجموعه از نرم افزار حسابداری مستقر در شرکت استخراج شده این اطلاعات شامل سرفصل درآمد های شرکت می باشد. بر اساس این اطلاعات نیاز داریم در آمد مجموعه را بر اساس سرفصل کل در آمد و به تفکیک ماه محاسبه و مقایسه کنیم.

تاریخ شماره سند کدمعین مبلغ بدهکار مبلغ بستانکار
۰۱/۱۹ ۱۱۵۹ ۴۱۴۰۱ ۰ ۲۰,۶۴۲,۲۰۲
۰۱/۲۶ ۱۱۶۰ ۴۱۴۰۱ ۰ ۴,۴۹۵,۴۱۳
۰۱/۳۱ ۸۹۷ ۴۱۲۲۰ ۰ ۶۲۳,۲۲۲,۲۲۷

تحلیل اطلاعات برای تهیه گزارش

برای اماده سازی این اطلاعات جهت ساخت گزارش به تفکیک کد کل حساب و به تفکیک ماه به دو فیلد اطلاعاتی جدید نیاز داریم که در جدول موجود نیست در صورت آشنایی با فرمول نویسی در اکسل می توان این اطلاعات را از داده های موجود استخراج کرد.ما به کد کل حساب و ماه ثبت سند احتیاج داریم.

کد کل سه رقم سمت چپ کد معین است و شماره ماه شمسی نیز دو رقم سمت چپ ماه می باشد. می توان با استفاده از تابع left هر دو مورد را ایجاد کرد.

جداول محوری در اکسل

برای کپی کردن این اطلاعات در تمام سطر ها می توان مطابق شکل بر روی گوشه چپ و پایین فیلد دوبار کلیک کرد. در صورتی که در جای درست ایستاده باشید نشانه موس به شکل علامت + خواهد شد.

پیوت تیبل

همین کار را برای محاسبه ماه با فرمول (left(A2;2  در ستون G انجام دهید. برای ساخت جدول محوری در اکسل کلیه ستونهای اطلاعاتی شما باید نام داشته باشند پس در F1 و G1 نام هر ستون را وارد کنید.

جداول محوری

نحوه ایجاد جداول محوری در اکسل

ابتدا کل ناحیه اطلاعات را انتخاب کنید برای اینکا می توانید بر روی یکی سلولهای داری اطلاعات قرار بگیرید و کلید Ctrl+A را بزنید. سپس از منو Insert در اکسل اولین گزینه Pivot Table را انتخاب کنید.گزارش سازی در اکسل

یک فرم مطابق شکل زیر برای شما باز می شود که مختصات سلولهای اطلاعاتی شما را دارد برای ادامه کلید OK را بزنید. جدول محوری شما در یک sheet جدید ایجاد می شود. فقط کافی است سطر و ستون را مشخص کرده و مقادیری را که نیاز دارید در جدول قرار دهید. در این مثال ما کد کل را در ستون و کد ماه را در ردیف قرار دادیم و جمع مبالغ بستانکار را در قسمت مقادیر.

پیوت تیبل

جدول محوری شما آماده است شما می توانید بر اساس آن نمودار رسم کنید و …

 

روش نگهداری حسابهای خرید و فروش کالا در سیستم های مالی چگونه است؟

فعالیت اصلی یک موسسه بازرگانی با خرید کالا شروع می شود. کالای خریداری شده معمولا در انبارشرکت یا فروشگاه نگهداری می شود تا در زمان مناسب به فروش برسد. هر شرکت بازرگانی می خواهد کالای خریداری شده را با قیمتی بالاتر از قیمت خرید به فروش برساند تا از این طریق بتواند سودآور باشد.

مشخص کردن بهای تمام شده کالای فروش رفته در یک شرکت بازرگانی به سیستم ثبت موجودی کالا در آن شرکت بستگی دارد. به طور کلی دو سیستم جهت ثبت موجودی کالا به کار گرفته می شود که عبارتند از سیستم ثبت دائمی و سیستم ثبت ادواری.

در ادامه، روش نگهداری حسابهای خرید و فروش کالا را در هر یک از این سیستم ها بررسی می کنیم.

حسابهای خرید و فروش کالا

نگهداری حسابهای خرید و فروش کالا در سیستم ثبت ادواری

در سیستم ثبت ادواری، اطلاعات ریالی موجودی کالا فقط در پایان دوره در دسترس است و پس از انبارگردانی و قیمت گذاری کالا در پایان دوره مشخص می شود.

در این روش، بهای تمام شده کالای خریداری شده به حساب خرید کالا منظور می شود. حساب خرید کالا دارای ماهیت هزینه بوده و در پایان دوره مالی به حساب سود و زیان بسته می شود.

در سیستم ثبت ادواری، موجودی های فروش کالا به حسابی تحت همین نام بستانکار می شود. در این سیستم، خروج کالا از انبار در دفاتر شرکت ثبت نمی شود. در این رویداد، در مقابل فروش های نقدی حساب صندوق یا بانک بدهکار شده و حساب فروش کالا بستانکار می شود و چنانچه فروش کالا به طور نسیه انجام شود، حساب های دریافتنی و در صورت دریافت چک یا سفته، حساب اسناد دریافتنی بدهکار و حساب فروش کالا بستانکار خواهد شد. حساب فروش کالا در حقیقت نشان دهنده درآمد یک شرکت بازرگانی است.

 

 25

نگهداری حسابهای خرید و فروش کالا در سیستم ثبت دائمی

در سیستم ثبت دائمی، ارزش ریالی (بهای تمام شده) موجودی کالا در هر مقطع زمانی از دفاتر شرکت قابل استخراج است. در این روش ورود و خروج کالا از انبار، در هر لحظه در دفاتر ثبت می شود.

چنانچه تعداد کالاها و همچنین ورود و خروج کالا زیاد باشد نمی توان به صورت دستی اطلاعات را ثبت و نگهداری کرد. برای آنکه این روش پیاده سازی شود لازم است یک نرم افزار انبارداری که ارتباط مستقیمی با سیستم حسابداری داشته باشد کلیه ورود و خروج ها را ثبت کرده و سند حسابداری آن را صادر کند.

به طور کلی می توان گفت از زمانی که رایانه ها و نرم افزارهای خرید و فروش، در بین شرکت های بازرگانی رایج شد، استفاده از  سیستم ثبت دائمی موجودی ها بیشتر شد.

در سیستم ثبت دائمی، بهای تمام شده کالای خریداری شده به حساب موجودی کالا منظور می شود. در فروش کالا، هر بار دو رویداد همزمان اتفاق می افتد، رویداد اول کسب نوعی دارایی(وجه نقد یا حساب دریافتنی) و تحقق درآمدی به نام فروش کالا است و رویداد دوم کاهش موجودی کالا و وقوع هزینه ای به نام بهای تمام شده کالای فروش رفته است. در سیستم ثبت دائمی کالا، هر دو رویداد مذکور باید در تاریخ فروش کالا در دفاتر ثبت شوند.

ارتباط نرم افزار و حسابهای خرید و فروش کالا

در شرکت هایی که از نرم افزار خرید و فروش کالا یا نرم افزار انبارداری استفاده می کنند، لزومی به داشتن حساب های معین و تفصیل در حسابداری با عنوان کالاها نیست. جزییات اطلاعات کالاها و دسته بندی آنها بر عهده نرم افزار انبارداری است. ورود و خروج کالا به عنوان رسید و حواله در نرم افزار ثبت می شود و فروش کالا توسط نرم افزار فروش و با عنوان فاکتور فروش درج می شود. در نرم افزارهای یکپارچه خرید و فروش، اسناد حسابداری صادر و در نرم افزار حسابداری درج می شوند.

SALE LP

 

گردش کار شرکتهای بازرگانی و مهمترین نرم افزار های مورد نیاز در شرکت بازرگانی

امروزه با توجه به آنکه، فعالیتهای مالی شرکتها گسترش بیشتری دارد و هر شرکتی علاوه بر تهیه گزارشهای داخلی که برای تصمیم گیریهای مالی بسیار مهم هستند، لازم است گزارشهایی را به سازمانهای بیرونی نیز ارائه دهد، به همین دلیل نیاز به استفاده از نرم افزارهای کامپیوتری جهت تسریع کار و دقت در امور بسیار ضروری به نظر می رسد. نرم افزار بازرگانی با توجه به حجم بالای خرید و فروش کالا باید توان بالایی در این زمینه داشته باشد.

نرم افزار بازرگانی

گردش کار شرکت های بازرگانی

در شرکت های بازرگانی، که به امر خرید و فروش کالا و خدمات به مشتریان متعدد می پردازند، حسابداری خرید و فروش کالا مطرح می شود. در  شرکت های بازرگانی حسابدار باید به دقت خرید کالا را از زمان سفارش تا مرحله ورود کالا به انبار و پرداخت مبالغ به تامین کنندگان به خوبی ثبت و کنترل کند. کنترل موجودی کالا مبحث مهم و گاه پیچیده ای است. به طور خلاصه می توان گفت نگهداری و کنترل موجودی کالا طی دوره مالی و در پایان آن، یکی از مهمترین وظایف حسابداران در شرکت های بازرگانی است.

یکی از واجبات نرم افزاری هر بنگاه اقتصادی سیستم حسابداری است. در کنار حسابداری استفاده از سایر زیر سیستمها نیز، برای شرکتهای متفاوت است و بر اساس خدمات آنها مشخص می شد.

20

معرفی نرم افزار های مهم شرکت های بازرگانی ( نرم افزار بازرگانی )

در نرم افزارهای خرید و فروش، بخشی که اطلاعات خرید کالا و کنترل موجودی را ثبت و نگهداری می کند، بخش انبارداری و حسابداری انبار است که کنترل تعدادی و ریالی موجودی کالا را بر عهده دارد. در یک نرم افزار انبار، خرید کالا به عنوان رسید انبار ثبت می شود و موجودی کالای خریداری شده به موجودی انبار اضافه می شود.
فروش کالا به مشتری و حسابداری فروش کالا، در نرم افزار فروش ثبت می شود. یک نرم افزار خرید و فروش مناسب و یکپارچه باید بتواند ارتباط مستقیمی بین اطلاعات ثبت شده در انبار و فروش کالا برقرار کند. یعنی کاربری که در واحد فروش، میخواهد از مشتری سفارش بگیرد بتواند در نرم افزار فروش خود، آخرین موجودی کالا را ببیند و بر این اساس اقدام به قبول سفارش کند. پس از آن، سفارش مشتری از طریق سیستم خرید و فروش، باید به اطلاع واحد انبار برسد و مراحل خروج کالا از انبار و صدور مجوزهای لازم انجام شود. اگر طراحی نرم افزار خرید و فروش اصولی و کامل انجام گرفته باشد، کمترین نیاز به ورود اطلاعات توسط کاربر را خواهیم داشت. یعنی نرم افزار خرید و فروش یکپارچه باید بتواند همان سفارش اولیه را به فاکتور فروش و سپس حواله انبار تبدیل کند. به این ترتیب هم سرعت کار بسیار بالاتر خواهد بود،جلوی بروز اشتباه در اثر ثبتهای تکراری از بین خواهد رفت و علاوه بر آن گردش کار کامل در سیستم قابل مشاهده خواهد بود.
چنین سیستمی میتواند گزارشهای متنوعی از آخرین وضعیت موجودی کالاهای خریداری شده بدهد، کالاهای به نقطه سفارش رسیده را مشخص کند، انواع گزارش فروش کالا به مشتری را ارائه دهد و در نهایت گزارش مهم خرید و فروش فصلی را برای سازمان امور مالیاتی استخراج نماید.

همچنین جهت کنترل موجودی ریالی کنترل موجودی اسناد بانکی استفاده از نرم افزار دریافت و پرداخت نیز لازم بنظر میرسد.

هوش تجاری چه کمکی به شرکت بازرگانی می کند؟

برای رشد و رونق یک کسب و کار تحلیل فعالیاتهای انجام شده آن کسب و کار و شناسایی نقاط کم بازده فعالیت اقتصادی جهت ارتقاء بازده آن بخش و یا تغییر در سیاستهای مجموعه بسیار ضروری است. با توجه به ثبت اطلاعات و وجود بانکهای اطلاعاتی بزرگ در کسب و کارهای می توان اطلاعات بسیار جالبی را از این بانکها استخراج کرد. وظیفه تحلیل و استخراج اطلاعات مدیریتی از بانکهای اطلاعاتی شما امروزه توسط متخصصین هوش تجاری صورت می گیرد.

حتما در این مورد از متخصصین مشورت بگیرد.

SALE LP