چرا کسب و کارها نیاز به نرم افزار دریافت و پرداخت دارند؟

اگر بخواهید حساب و کتاب کسب و کارتان را سروسامان بدهید و نظم و کنترل دقیقی بر ثبت رویدادهای مالی و گزارش گیری هایتان برقرار کنید، به احتمال زیاد به سراغ بسته های جامع و یکپارچه مالی می روید. این بسته های نرم افزاری جامع، معمولا از تعدادی ماژول یا نرم افزار تشکیل شده اند که هرکدام یکی از موضوعات مالی شرکت شما را در برمی گیرد.

یکی از این ماژول ها یا نرم افزارهای مالی، نرم افزار دریافت و پرداخت است. دراین مقاله قصد داریم نرم افزار دریافت و پرداخت یا خزانه داری را بیشتر به شما معرفی کنیم.

در هر موسسه ای، روزمره دریافت و پرداخت وجوه نقد و اسناد تجاری متعددی اتفاق می افتد. وجوه نقد یکی از مهم ترین دارایی های هر موسسه محسوب می شود. از طرفی، اسناد تجاری مانند چک ، از ابزارهای بسیار مهم در عرصه فعالیت های اقتصادی محسوب می شوند، به طوری که حجم وسیعی از معاملات تجاری هر روزه از طریق اسناد تجاری انجام می شود.

میتوان گفت مدیریت وجوه نقد برای همه موسسات و بنگاه های افتصادی امر مهمی است، چرا که موسسات با مدیریت صحیح وجوه نقد قادر هستند تعهدات خود را به موقع پرداخت کنند و همچنین وجوه نقد راکد خود را به حداقل برسانند.

برای هر مدیر مالی بسیار مهم است که هنگام صدور یک چک موجودی دقیق حساب بانکی شرکت را بداند، همچنین بتواند بر اساس تاریخ سررسید چکهای دریافتی، موجودی آتی بانک را تخمین بزند.

با این توضیحات، روشن است که ثبت و نگهداری دقیق اطلاعات مربوط به وجوه نقد و اسناد تجاری تا چه حد برای هر موسسه ای دارای اهمیت است و نیاز به برنامه ریزی و داشتن ابزاری قدرتمند برای پیاده سازی این برنامه ریزی دارد.

هدف از طراحی و تولید نرم افزار دریافت و پرداخت، ایجاد ابزاری برای مدیران مالی است تا بتوانند کلیه دریافت ها و پرداخت های موسسه خود را به دقت کنترل کنند. همچنین بتوانند در هر لحظه، گزارشی از وضعیت چک های دریافتی و پرداختی تهیه کنند. به موقع از تاریخ سررسید چک ها آگاه شوند و از موجودی بانک های خود اطلاع دقیق داشته باشند.

امکانات مهم نرم افزار دریافت و پرداخت مناسب

هر نرم افزار دریافت و پرداخت باید امکانات زیر را داشته باشد:

• معرفی بانک، صندوق و تنخواه گردان ها همراه با مشخص کردن سقف موجودی و کنترل آن حین عملیات دریافت و پرداخت
• داشتن گردش کار کامل عملیات نقدی شامل دریافت، پرداخت، واریز به صندوق یا تنخواه، واریز به بانک، برداشت از بانک
• داشتن گردش کار کامل چک های دریافتی شامل دریافت، واگذار به بانک یا واگذار به غیر، وصول، برگشت و استرداد
• تعریف دسته چک برای حساب های بانکی شرکت همراه با امکان چاپ چک از طریق نرم افزار دریافت و پرداخت

علاوه بر موارد فوق، لازم است نرم افزار دریافت و پرداخت گزارش های کامل و جامعی از وضعیت چک ها، موجودی صندوق ها، بانک ها و تنخواه گردان ها ارائه دهد. برخی از نرم افزارهای دریافت و پرداخت امکان جالبی به سیستم اضافه کرده اند مبنی بر اینکه به محض ورود کاربران به نرم افزار، پیامی نمایش داده میشود که طی آن چک هایی که تاریخ سررسیدشان خیلی نزدیک است و همچنین موجودی بانک ها را نمایش میدهد. در این حالت کاربر به راحتی قادر به کنترل و مدیریت پرداخت های شرکت خواهد بود.

  حتما مقاله نرم افزار فروش خوب چه مزایای برای کسب و کار من دارد؟ مطالعه کنید.

در صورتی که نرم افزارهای مالی یکپارچه تهیه کنید، یکی دیگر از امکاناتی که در اختیارتان قرار می گیرد ارسال اتوماتیک اسناد سایر سیستم های مالی به نرم افزار حسابداری خواهد بود. چنانچه شما تمام رویدادهای مربوط به دریافت و پرداخت نقد و غیرنقد را روزانه در نرم افزار دریافت و پرداخت ثبت کرده اید، دیگر نیازی نیست ثبت اسناد حسابداری دریافت و پرداخت را هم خودتان انجام دهید. یک نرم افزار خوب دریافت و پرداخت قادر است ثبت حسابداری مرتبط را به طور کامل و دقیق انجام دهد.